Как автоматизировать процесс закупок и контроля поставок в Битрикс24

Автоматизация закупок напрямую влияет на финансовую устойчивость бизнеса. Закупки – одна из самых затратных статей: по разным оценкам, на них может приходиться до 65-70% совокупных расходов компании. При этом часть средств теряется не только из-за невыгодных условий поставщиков, но и из-за несогласованных действий, ручных операций и слабого контроля на разных этапах.

Автоматизация помогает сократить лишние затраты, снизить количество ошибок и точнее планировать бюджет.

Рассмотрим, какие преимущества она дает бизнесу.

В Битрикс24 нет готового закупочного модуля с одинаковым для всех компаний маршрутом. Процесс настраивают с учетом структуры бизнеса, порядка согласования и используемых учетных систем.

Основой обычно становится отдельный смарт-процесс «Закупка». Это гибкая воронка, где каждая заявка проходит свои этапы: от создания до закрытия. Для нее можно создать собственную карточку, добавить стадии, настроить права доступа, роботов, бизнес-процессы и связи с другими элементами CRM.

В результате каждая заявка идет по заданному маршруту, а участники видят только ту информацию, которая нужна им для работы.

Общая схема может выглядеть так:

Набор стадий зависит от процесса. Для офисных закупок достаточно короткого маршрута. При заказе оборудования или материалов для производства могут потребоваться отдельные этапы для технической проверки, согласования договора, оплаты и частичной поставки.

Каждая заявка оформляется как отдельная карточка. В карточке закупки хранятся все ключевые данные: инициатор и подразделение, товары с количеством и сроком, плановая сумма и статья расходов, поставщик и условия оплаты, а также прикрепленные договоры и счета.

В карточку смарт-процесса можно добавить товары из каталога, итоговую сумму, пользовательские поля и связи с другими объектами CRM. Например, закупку можно привязать к клиентской сделке, проекту или задаче.

Не стоит переносить в форму все сведения, которые когда-либо использовались в таблицах. Обязательными лучше оставить только те поля, от которых зависит согласование, заказ или дальнейший контроль.

Закупки в Битрикс24 могут начинаться по разным сценариям.

• Внутренняя заявка. Сотрудник выбирает категорию, указывает количество, срок и причину запроса. После создания карточка автоматически направляется ответственному.

• Закупка под клиентский заказ. Когда сделка переходит на нужную стадию, робот создает связанную заявку и переносит в нее товары, количество и срок выполнения обязательств перед клиентом.

• Регулярная закупка. Заказы на упаковку, расходные материалы или другие постоянно используемые товары можно создавать по расписанию. Битрикс24 поддерживает регулярные элементы смарт-процессов, которые появляются автоматически с заданной периодичностью.

Так отдел снабжения получает запросы в едином формате независимо от того, где возникла потребность.

После создания заявка направляется сотрудникам, которые должны подтвердить закупку. Маршрут может зависеть от суммы, подразделения, категории товара или поставщика.

Например:

• Руководитель отдела подтверждает необходимость покупки.
• Финансовая служба проверяет статью расходов и доступный лимит.
• Сотрудник отдела закупок запрашивает предложения и выбирает поставщика.
• Юрист проверяет договор с новым контрагентом.
• Бухгалтерия получает задачу на оплату.

Для стандартных заявок можно настроить сокращенный маршрут. Если сумма не превышает установленный лимит, согласование финансового директора пропускается. Если договор с поставщиком уже действует, заявка не направляется юристу.

Условия маршрута задаются в роботах или бизнес-процессе. В истории сохраняются участники, решения и время выполнения каждого этапа.

Роботы выполняют действия, которые не требуют отдельного решения сотрудника. Они могут назначить ответственного, поставить задачу, отправить уведомление, заполнить поле или сформировать документ по шаблону.

Например:

• После создания заявки сотрудник получает задачу проверить данные.
• После согласования суммы формируется задача запросить коммерческие предложения.
• При выборе поставщика бухгалтерия получает данные для оплаты.
• Перед плановой отгрузкой ответственному приходит напоминание.
• При нарушении срока уведомление получает руководитель.

Триггеры отслеживают изменения и могут автоматически переводить карточку на следующую стадию. Например, после заполнения даты оплаты закупка переходит в статус «Ожидает отгрузки».

Такая автоматизация снабжения не исключает участие сотрудников, но сокращает ручную передачу заявок и упрощает контроль сроков.

Поставщиков можно вести как компании в CRM. В карточке сохраняются контактные лица, реквизиты, письма, договоры и связанные закупки.

Для каждого предложения можно зафиксировать:

• цену;
• срок поставки;
• стоимость доставки;
• порядок оплаты;
• гарантийные условия;
• минимальный объем заказа;
• срок действия предложения.

Если поставщиков немного, данные можно хранить непосредственно в карточке закупки. Для более сложного процесса создают отдельный смарт-процесс, например, «Предложение поставщика». Одна заявка связывается с несколькими предложениями, после чего сотрудник сравнивает условия и выбирает подходящий вариант.

Такое управление закупками в CRM сохраняет историю решений. При следующем заказе сотрудник сможет проверить, какие условия предлагал поставщик и были ли задержки по прошлым поставкам.

После согласования и оплаты закупка переходит на следующий этап. Теперь нужно проконтролировать, подтвердил ли поставщик заказ, когда товар будет отгружен и соответствует ли фактическое поступление договоренностям.

Схема контроля зависит от количества поставок.

Если заказ обычно приходит одной партией, все этапы можно вести в основном смарт-процессе, например:

В карточке указывают плановую и фактическую даты отгрузки и получения. Если дата приближается, робот ставит сотруднику задачу связаться с поставщиком. При задержке информация передается руководителю.

Этот вариант подходит для простых заказов, где одна закупка соответствует одной поставке.

Если заказ делится на несколько партий, поступает на разные склады или отгружается в разные даты, удобнее создать отдельный смарт-процесс.

Одна закупка связывается с несколькими карточками поставок. В каждой из них фиксируются:

• Заказ и поставщик: номер заказа, поставщик, ответственный сотрудник.
• Товар и логистика: состав и количество партии, склад получения, транспортная компания.
• Сроки: плановая дата отгрузки, ожидаемая дата получения, фактическая дата поступления.
• Документы: статус сопроводительных документов.

Такой учет поставок в CRM показывает статус каждой партии и при этом сохраняет связь с исходной заявкой.

Автоматизация контроля поставок строится вокруг плановых дат. За несколько дней до отгрузки ответственному ставится задача получить подтверждение от поставщика. Если стадия не изменилась в установленный срок, система отправляет повторное уведомление или подключает руководителя.

После отправки товара аналогично контролируется дата прибытия. При переносе сотрудник указывает новую дату и причину, например, товар не готов или задержка на складе поставщика.

Готовый список причин упрощает дальнейший анализ. Руководитель сможет увидеть не только количество задержек, но и их основные источники.

После поступления партии склад получает задачу на приемку. В ней можно добавить чек-лист:

• сверить количество;
• проверить комплектность;
• осмотреть упаковку;
• сопоставить товар со спецификацией и т.д.

Если обнаружено расхождение, сотрудник создает претензию или связанную задачу ответственному за закупку. В карточке фиксируются причина, ответ поставщика и согласованное решение: допоставка, замена товара, снижение стоимости или возврат.

Смарт-процесс и складской учет отвечают за разные части работы.

• Смарт-процесс показывает, кто запросил товар, как проходило согласование, у какого поставщика сделан заказ и когда ожидается поставка.

• Складской учет фиксирует фактическое движение товара: поступление, перемещение, реализацию и списание.

Если компания ведет складской учет в самом Битрикс24, то при поступлении партии здесь создается документ прихода. В нем указывают поставщика, товары, количество, цену и склад. До фактической приемки документ можно сохранить как черновик. После проведения количество товара обновляется в складском учете.

Рабочую схему можно построить следующим образом:

• Смарт-процесс контролирует заявку, согласование и заказ.
• Карточка поставки хранит плановые сроки и статус перевозки.
• Документ прихода подтверждает фактическое поступление товара.
• После приемки закупка переводится на завершающую стадию.

Если компания ведет сложный складской, производственный или бухгалтерский учет, можно настроить обмен данными между складским учетом Битрикс24 и 1С. В этом случае все складские документы оформляются в 1С, а Битрикс24 отвечает за взаимодействие сотрудников, согласование и контроль исполнения.

В 1С передают данные о поставщике, товарах, количестве, стоимости, складе, договоре и условиях оплаты.

После оформления заказа или поступления реквизиты документа и новый статус возвращаются в Битрикс24. Сотрудникам не приходится повторно вводить одни и те же сведения.

Смарт-процессы Битрикс24 можно синхронизировать со справочниками и документами 1С. Обмен запускается вручную, по расписанию или в режиме реального времени. Интеграция поддерживает табличную часть с товарами и запасами.

Перед настройкой нужно определить, какая система отвечает за каждый вид данных. Например, номенклатура, остатки и бухгалтерские документы ведутся в 1С, а заявки, согласования и задачи сотрудников – в Битрикс24. Это помогает избежать расхождений и дублирования.

Основной процесс строится на карточках, стадиях, роботах и бизнес-процессах. Для работы с текстами и документами можно подключить BitrixGPT – встроенного ИИ-помощника Битрикс24. Он помогает анализировать информацию, готовить черновики и выделять главное.можно подключить к отдельным операциям, связанным с текстами и документами.

BitrixGPT может помочь сотруднику отдела закупок:

• подготовить письмо поставщику;
• составить описание задачи и чек-лист для закупки;
• выделить главное из обсуждения или переписки;
• кратко пересказать длинный документ;
• сравнить условия нескольких предложений.

BitrixGPT в задачах умеет дополнять описание, составлять чек-листы и выделять главное из комментариев. Модели BitrixGPT 5.5 также подходят для анализа данных, изображений и длинных документов.

Например, сотрудник может загрузить несколько коммерческих предложений и попросить ИИ свести цены, сроки и условия оплаты в единый формат. Это упрощает сравнение вариантов, но итоговые данные все равно нужно сверить с исходными документами, а решение о выборе поставщика остается за человеком.

Лучший способ внедрить автоматизацию – не пытаться объять необъятное. Выберите один типовой процесс и настройте его. Он должен быть понятным и повторяющимся – так проще всего отработать механику. Например, внутренняя заявка на канцтовары, заказ оборудования под клиентский проект или регулярное пополнение расходных материалов на складе.

Далее процесс настраивают поэтапно:

1. Опишите текущий маршрут. Кто подает заявку, кто согласовывает, как выбирают поставщика, где фиксируют сроки. Часто на этом этапе выясняется, что у процесса есть лишние звенья: кто-то ставит подпись просто по привычке, а какой-то этап дублирует другой. Такие моменты лучше исключить до настройки – автоматизация закрепляет текущий порядок действий.

2. Определите участников и их зоны ответственности. Кто отвечает за согласование, поиск поставщика, оплату и т.д. Четкое распределение ролей – основа для того, чтобы система правильно назначала задачи и отправляла уведомления.

3. Составьте список обязательных полей. Не стоит переносить в CRM все столбцы из таблиц Excel. Лучше оставить только то, без чего закупка невозможна: товар, количество, срок, бюджет. Все остальное можно добавить позже, если возникнет необходимость.

4. Настройте смарт-процесс и стадии. Создайте смарт-процесс, добавьте стадии, настройте права доступа. В ключевых точках – например, при смене стадии или приближении срока – подключите роботов. Они будут ставить задачи, отправлять уведомления и переводить карточку дальше без участия человека.

5. Проверьте маршрут на нескольких реальных заявках. Так легче увидеть, где процесс пока еще не отлажен, какие поля оказались лишними, а каких не хватает. После того как маршрут отлажен, можно подключать складской учет и интеграцию с 1С.

Автоматизация закупок в Битрикс24 помогает связать заявки, согласования, работу с поставщиками и контроль поставок в одном процессе. Сотрудники видят актуальные статусы и сроки, а руководитель может контролировать расходы, задержки и загрузку отдела закупок.

Конкретная схема зависит от структуры компании, маршрутов согласования, складского учета и используемых систем. Перед внедрением важно описать текущий процесс и определить, какие этапы стоит перенести в Битрикс24.