Как добавить внешнего участника в чат или проект Битрикс24

Чем больше людей вовлечено в процесс, тем сложнее поддерживать порядок в задачах, обсуждениях и согласованиях. Именно поэтому компании все чаще стараются выстраивать работу внутри единого пространства, а не через набор отдельных сервисов и чатов.

Такой формат работы удобен по нескольким причинам:

Добавление внешних пользователей в Битрикс24 действительно упрощает совместную работу, но вместе с удобством появляются и риски. Подрядчики и клиенты не являются сотрудниками компании, а значит, не стоит открывать им полный доступ к внутреннему рабочему пространству.

Если не настроить ограничения заранее, приглашенные специалисты могут случайно увидеть внутренние задачи, документы, переписки или коммерческую конфиденциальную информацию, которая к ним не относится.

На практике такие ситуации происходят гораздо чаще, чем кажется. Причем проблемы возникают не только у небольших компаний, но и у крупных международных организаций с серьезной IT-инфраструктурой.

Вот несколько базовых правил, которые помогают снизить риски:

Если правильно настроить роли и ограничения, внешние участники смогут комфортно работать в Битрикс24 без риска для корпоративных данных.

В Битрикс24 есть несколько способов подключать внешних пользователей к работе – все зависит от того, какой формат взаимодействия вам нужен.Ниже разберем каждый способ отдельно.

В новом релизе Битрикс24 Вайбкод, который вышел в мае 2026 года, компания представила расширенные возможности работы с внешними пользователями. Основной фокус обновления в упрощении подключения к коммуникации.

В Битрикс24 Синк появился сценарий, при котором внешнего участника можно пригласить в звонок или конференцию по ссылке. Человеку не нужно создавать аккаунт или входить в корпоративный портал – он просто открывает ссылку, которую вы отправили в мессенджере, смс или по почте, и подключается к встрече через браузер. Это особенно удобно для разовых созвонов с клиентами, подрядчиками или экспертами, когда нет смысла заводить полноценный доступ в систему.

Еще одна новая полезная функция – коммуникация с клиентами и подрядчиками в чате мессенджера Битрикс24. Приглашаете в рабочие чаты на портале без регистрации, контролируете доступ и общаетесь в привычном рабочем пространстве без переключения между приложениями.

Добавление внешнего пользователя в задачу – один из самых простых способов подключить человека к работе в Битрикс24. Например, в задачу можно добавить дизайнера из подрядной организации для согласования макетов, фрилансера-копирайтера для подготовки текстов, юриста для проверки договора или клиента, который должен утвердить результат работы. Вся коммуникация, комментарии и файлы при этом остаются внутри одной задачи, а внешний участник видит только ту информацию, которая относится к его работе.

Для начала создаем задачу и максимально подробно описываем, что должен будет сделать внешний исполнитель.

Далее нужно определить роль внешнего участника. Он может быть наблюдателем, соисполнителем или ответственным. После этого нажимаем на иконку «+» внизу в новом окне выбираем «Пригласить гостя».

В открывшейся форме добавляем электронную почту, имя, фамилию внешнего участника и нажимаем «Пригласить».

После этого внешний пользователь получает письмо с кратким описанием задачи и может перейти в Битрикс24 для работы. Гость может отслеживать выполнение задачи и оставлять сообщения в чате.

В Битрикс24 есть возможность дать внешним участникам частичный доступ к системе. Это происходит через экстранет-группы. Если на портале уже есть такая группа, то в нее можно приглашать внешних участников. Их количество ограничено тарифом.

Для того, чтобы пригласить нового пользователя нужно перейти «О группе» → «Участники» → «Пригласить» → «Добавить сотрудника» и внизу списка выбрать  «Пригласить сотрудника».

Далее в окне «Приглашение» следует заполнить поля с электронной почтой, именем,  фамилией пользователя и нажать на таб «Пригласить».

У участника экстранета есть такой же профиль, как и у обычного пользователя Битрикс24, и он может его заполнить. Разница заключается в том, что внутри профиля есть отметка Экстранет.

В задачах и новостях внешний участник отмечен иконкой глобуса.

Коллабы в Битрикс24 – это отдельные пространства для совместной работы с внешними участниками: клиентами, подрядчиками или партнерами. Они помогают организовать работу по проекту в одной среде и при этом не открывать внешним пользователям доступ ко всему корпоративному порталу.

Вся работа строится вокруг общего чата. Из переписки можно создавать задачи, запускать звонки, обсуждать документы и быстро подключать новых участников.

Для приглашения внешнего пользователя нужно нажать на таб «Добавить (+)» в верхнем правом углу чата и выберете вкладку «Гости».Для приглашения внешнего пользователя нужно нажать на таб «Добавить (+)» в верхнем правом углу чата и выберете вкладку «Гости».

Изначально гостей в коллабы приглашает только создатель (владелец) пространства. При этом он может расширить доступ сотрудников.

Для этого следует открыть раздел «Настройки» → «Сотрудники» → «Приглашения» и включить «Разрешить приглашать внешних пользователей в коллабы».

Информация обо всех приглашениях сохраняется в чате коллабы. Когда гость принимает приглашение, в чате появляется соответствующее уведомление.

В списке участников коллабы гости выделены зелеными иконками.

Информация о том, принял внешний пользователь приглашение или нет есть в его профиле.

Приглашение внешних участников в Битрикс24 помогает выстроить удобную совместную работу с подрядчиками и клиентами. Все задачи, обсуждения, файлы и комментарии остаются в одном месте, а команде не приходится постоянно переключаться между мессенджерами и почтой.

При этом важно не забывать о безопасности: выдавать только нужные доступы, ограничивать права внешних пользователей и периодически проверять, кто подключен к проектам и чатам. Если правильно настроить роли и рабочие пространства, Битрикс24 позволит удобно работать с внешними участниками без риска для компании.