Как сделать, чтобы ни один договор не истек без продления
Вчера все работало как часы: сотрудничество шло полным ходом, клиент был доволен, а сегодня оказывается, что срок договора истек и клиент перешел к конкурентам Ситуация знакомая многим компаниям. Как правило проблема здесь не в халатности, а в банальном отсутствии системы напоминаний.
В Битрикс24 она легко решается с помощью автоматизации напоминаний. Рассказываем в статье, как настроить CRM, чтобы она самостоятельно пинговала ответственных сотрудников и отправляла сообщения клиентам, у которых подходит к концу срок договора.
Содержание:
Напоминания ответственным сотрудникам
Универсальное дело
Самый простой способ настроить напоминания менеджерам о продлении договора – добавить одно или сразу несколько универсальных дел. Сделать это можно в карточке сделки или настроить робота. В первом случае дело нужно добавлять вручную в каждую карточку, во втором робот будет автоматически присылать напоминание по каждой сделке, где указана дата окончания договора. Рассмотрим оба варианта.
Добавление дела в карточку сделки
Например, клиент договор на год был заключен 22 апреля 2026 году. Соответственно ответственный сотрудник должен напомнить клиенту за месяц до окончания соглашения – 22 марта 2027 года или в ближайший к дате рабочий день. Для настройки напоминания заходим в сделку и в правой колонке нажимаем на «+» напротив «Создать дело».
В новом окне необходимо кратко описать то, что надо будет сделать. Далее нужно нажать на иконку «Колокольчик» и выбрать время уведомления из предложенных или указать свое. В календаре выбираем дату напоминания.
Если нажать на «Действия» в правом нижнем углу, то система предложит добавить дело в календарь, выбрать клиента, пригласить коллег, указать адрес, выбрать переговорную, а также прикрепить ссылку или файл.
После этого нажимаем «Сохранить». Теперь за месяц до окончания договора ответственный сотрудник получит уведомление о том, что надо связаться с клиентом.
Универсальное дело можно создать в режиме Канбан, Дела или Список, не заходя в карточку клиента. Для этого надо нажать на «Дело» в левом нижнем углу карточке элемента в CRM.
Напоминание с помощью робота
Еще один вариант напомнить менеджеру связаться с клиентом – настроить робота, который будет отслеживать дату окончания каждого договора в воронке и отправлять уведомления сотрудникам.
Обычно такие сценарии настраивают под конкретные процессы компании, чтобы менеджеры ничего не пропускали, а CRM сама подсказывала, когда пора заниматься продлением договоров.
Начинаем с создания в сделках нового пользовательского поля «Дата окончания договора». Для этого переходим в «CRM» → «Настройки» → «Настройки форм и отчетов» → «Пользовательские поля».
В новом окне выбираем сущность «Сделка».
Здесь создаем поле типа «Дата» и указываем его имя. В нашем случае – «Дата окончания договора». В настройках указываем, что поле «Обязательное» и нажимаем «Сохранить».
Теперь можно переходить к настройке робота. Для этого выбираем нужную воронку и нажимаем на вкладку «Роботы».
Далее выбираем нужную стадию и нажимаем на кнопку «Создать» или на знак «+».
В открывшемся окне выбираем «Повторные продажи» → «Запланировать дело».
Далее нужно настроить робота. Выбрать «Независимо от других роботов» и установить дату. Например, за 30 дней до окончания договора.
Также нужно указать название дела, его краткое описание, срок выполнения и ответственного.
Дополнительно можно добавить дело в календарь, привязать клиентов, пригласить коллег, указать адрес и прикрепить ссылку или файл.
Напоминания клиентам
Как показывает практика, процесс отправки напоминаний можно автоматизировать и подключать к работе менеджера только в отдельных ситуациях. Например, когда речь идет о VIP-обслуживании, специфике бизнеса, клиент не реагирует на сообщения и т. д. Во всех остальных ситуациях, система может все сделать сама.
Для этого в первую очередь создаем в сделках новое пользовательское поле «Дата окончания договора» по алгоритму, описанному в предыдущем разделе. После этого приступаем непосредственно к созданию робота. Для этого выбираем нужную воронку и нажимаем на вкладку «Роботы».
Выберите стадию, где договор считается активным и нажмите в ней на знак «+».
Сообщение с напоминанием можно отправить письмом или смс. Рассмотрим оба варианта.
Напоминание по почте
Во открывшемся окне во вкладке «Коммуникация с клиентом» выбираем «Отправить письмо».
В настройках робота выбираем «Независимо от других роботов» и задаем условие – нужное количество дней до даты окончания договора. Срок можно указать любой в зависимости от специфики бизнеса. Одно письмо может легко затеряться в почте, поэтому оптимально настроить сразу цепочку писем, которые система будет направлять с определенным интервалом. Например: за 30 дней, за 14 дней и за неделю.
Цель первого письма, которые вы отправите за месяц, – обратить внимание клиента заранее, чтобы у него было время проверить условия и согласовать продление с руководством.
В втором письме можно подчеркнуть преимущества продления договора сейчас: сохранение текущих условий, отсутствие перерыва в обслуживании и т. д. За две недели клиент может спокойно подготовить все документы, а вы получаете уверенность, что клиент останется с вашей компанией.
Письмо за неделю – финальное напоминание перед дедлайном. Оно короткое, конкретное и акцентирует внимание на сроке. В таком письме важно обозначить дату окончания и дать разные способы быстро связаться с менеджером.
Напоминание в мессенджере или SMS
Email не всегда читают сразу, а еще он может потеряться среди других писем и попасть в спам. Если важно, чтобы клиент точно увидел напоминание о продлении, стоит подключить дополнительные каналы – SMS или мессенджеры.
Такие сообщения особенно уместны, когда срок окончания договора уже близко или когда основная коммуникация с клиентом уже ведется в этих каналах.
Что в итоге
Когда все держится на памяти сотрудников, сбои неизбежны: кто-то отвлекся, кто-то ушел в отпуск, где-то просто не хватило времени. В итоге страдает бюджет, клиенты и репутация. Но как только вы переносите этот процесс в систему и добавляете автоматические напоминания, ситуация меняется кардинально – появляется предсказуемость и порядок.
В Битрикс24 это решается достаточно гибко: от базовых напоминаний с помощью роботов до продуманных сценариев со смарт-процессами, задачами и уведомлениями клиентам. Главное – не усложнять на старте и постепенно выстраивать логику под свой бизнес.А если в процессе работы что-то пошло не так или нужна помощь с решением вопросов в Битрикс24, всегда можно обратиться в службу поддержки клиентов.
Вопросы и ответы
Можно ли настроить напоминания о договорах через смарт-процессы?
Да, в Битрикс24 смарт-процессы отлично подходят для кастомного контроля договоров, когда стандартной логики сделок уже не хватает.
Например, если у компании несколько типов договоров – абонентские, разовые, с автопролонгацией и без. У каждого типа свои сроки уведомлений, свои ответственные и даже разные сценарии коммуникации с клиентом. Например, по крупным контрактам нужно напоминать за 60 и 30 дней с подключением руководителя, а по небольшим – достаточно одного письма за неделю.
Как настроить напоминания, если у договора несколько дат (окончание, оплата, пролонгация)?
В Битрикс24 можно создать несколько отдельных полей с датами и добавить для каждого свое действие. Например: по дате оплаты – напоминание бухгалтерии, по дате окончания – менеджеру, по пролонгации – автоматическое письмо клиенту.
Как контролировать работу менеджеров с продлениями договоров?
Через задачи и статусы. Руководитель должен видеть, по каким договорам подходит срок, какие уже в работе и где есть задержки. В CRM это решается с помощью отчетов, фильтров и уведомлений о просроченных задачах.
