Как сделать, чтобы ни один договор не истек без продления

Самый простой способ настроить напоминания менеджерам о продлении договора – добавить одно или сразу несколько универсальных дел. Сделать это можно в карточке сделки или настроить робота. В первом случае дело нужно добавлять вручную в каждую карточку, во втором робот будет автоматически присылать напоминание по каждой сделке, где указана дата окончания договора. Рассмотрим оба варианта.

Например, клиент договор на год был заключен 22 апреля 2026 году. Соответственно ответственный сотрудник должен напомнить клиенту за месяц до окончания соглашения – 22 марта 2027 года или в ближайший к дате рабочий день. Для настройки напоминания заходим в сделку и в правой колонке нажимаем на «+» напротив «Создать дело».

В новом окне необходимо кратко описать то, что надо будет сделать. Далее нужно нажать на иконку «Колокольчик» и выбрать время уведомления из предложенных или указать свое. В календаре выбираем дату напоминания.

Если нажать на «Действия» в правом нижнем углу, то система предложит добавить дело в календарь, выбрать клиента, пригласить коллег, указать адрес, выбрать переговорную, а также прикрепить ссылку или файл.

После этого нажимаем «Сохранить». Теперь за месяц до окончания договора ответственный сотрудник получит уведомление о том, что надо связаться с клиентом.

Универсальное дело можно создать в режиме Канбан, Дела или Список, не заходя в карточку клиента. Для этого надо нажать на «Дело» в левом нижнем углу карточке элемента в CRM.

Еще один вариант напомнить менеджеру связаться с клиентом – настроить робота, который будет отслеживать дату окончания каждого договора в воронке и отправлять уведомления сотрудникам.

Начинаем настройку с создания в сделках нового пользовательского поля «Дата окончания договора». Для этого переходим в «CRM» → «Настройки» → «Настройки форм и отчетов» → «Пользовательские поля».

В новом окне выбираем сущность «Сделка».

Здесь создаем поле типа «Дата» и указываем его имя. В нашем случае – «Дата окончания договора». В настройках указываем, что поле «Обязательное» и нажимаем «Сохранить».

Теперь можно переходить к настройке робота. Для этого выбираем нужную воронку и нажимаем на вкладку «Роботы».

Далее выбираем нужную стадию и нажимаем на кнопку «Создать» или на знак «+».

В открывшемся окне выбираем «Повторные продажи» → «Запланировать дело».

Далее нужно настроить робота. Выбрать «Независимо от других роботов» и установить дату. Например, за 30 дней до окончания договора.

Также нужно указать название дела, его краткое описание, срок выполнения и ответственного.

Дополнительно можно добавить дело в календарь, привязать клиентов, пригласить коллег, указать адрес и прикрепить ссылку или файл.

Как показывает практика, процесс отправки напоминаний можно автоматизировать и подключать к работе менеджера только в отдельных ситуациях. Например, когда речь идет о VIP-обслуживании, специфике бизнеса, клиент не реагирует на сообщения и т. д. Во всех остальных ситуациях, система может все сделать сама.

Для этого в первую очередь создаем в сделках новое пользовательское поле «Дата окончания договора» по алгоритму, описанному в предыдущем разделе. После этого приступаем непосредственно к созданию робота. Для этого выбираем нужную воронку и нажимаем на вкладку «Роботы».

Выберите стадию, где договор считается активным и нажмите в ней на знак «+».

Сообщение с напоминанием можно отправить письмом или смс. Рассмотрим оба варианта.

Во открывшемся окне во вкладке «Коммуникация с клиентом» выбираем «Отправить письмо».

В настройках робота выбираем «Независимо от других роботов» и задаем условие – нужное количество дней до даты окончания договора. Срок можно указать любой в зависимости от специфики бизнеса. Одно письмо может легко затеряться в почте, поэтому оптимально настроить сразу цепочку писем, которые система будет направлять с определенным интервалом. Например: за 30 дней, за 14 дней и за неделю.

Цель первого письма, которые вы отправите за месяц, – обратить внимание клиента заранее, чтобы у него было время проверить условия и согласовать продление с руководством.

В втором письме можно подчеркнуть преимущества продления договора сейчас: сохранение текущих условий, отсутствие перерыва в обслуживании и т. д. За две недели клиент может спокойно подготовить все документы, а вы получаете уверенность, что клиент останется с вашей компанией.

Письмо за неделю – финальное напоминание перед дедлайном. Оно короткое, конкретное и акцентирует внимание на сроке. В таком письме важно обозначить дату окончания и дать разные способы быстро связаться с менеджером.

Email не всегда читают сразу, а еще он может потеряться среди других писем и попасть в спам. Если важно, чтобы клиент точно увидел напоминание о продлении, стоит подключить дополнительные каналы – SMS или мессенджеры.

Такие сообщения особенно уместны, когда срок окончания договора уже близко или когда основная коммуникация с клиентом уже ведется в этих каналах.

Когда все держится на памяти сотрудников, сбои неизбежны: кто-то отвлекся, кто-то ушел в отпуск, где-то просто не хватило времени. В итоге страдает бюджет, клиенты и репутация. Но как только вы переносите этот процесс в систему и добавляете автоматические напоминания, ситуация меняется кардинально – появляется предсказуемость и порядок.

В Битрикс24 это решается достаточно гибко: от базовых напоминаний с помощью роботов до продуманных сценариев со смарт-процессами, задачами и уведомлениями клиентам. Главное – не усложнять на старте и постепенно выстраивать логику под свой бизнес.