Как в Битрикс24 организовать внутренние заявки на отпуск и закупку техники

Когда процессы выстроены и работают автоматически, меняется не только скорость работы, но и ее качество. Становится меньше лишних действий, снижается нагрузка на сотрудников, а сами задачи выполняются предсказуемо и без сбоев.

Какие конкретные преимущества это дает бизнесу и сотрудникам:

Перед началом работы процесс необходимо настроить. Для этого надо перейти в раздел «Лента» → «Еще» → «Процессы».

В новом окне откроется список бизнес-процессов. Нужно выбрать «Заявление на отпуск» и нажать на таб «Запустить».

При первом использовании система предлагает настроить параметры – нужно выбрать кто из сотрудников утверждает, а кто оформляет процесс. Теперь все готово и можно его запускать.

Администратор в любой момент может поменять параметры. Для этого нужно на странице запуска процессов в строке «Заявление на отпуск» нажать слева на иконку меню и дальше «Настроить константы» → «Заявление на отпуск». В новом окне выбрать нужного сотрудника или отдел.

Для запуска следует указать дату начала и дату окончания, а также при необходимости оставить комментарии.

После запуска заявление отправляется на утверждение по цепочке всем лицам, кто был указан в настройках процесса.

На заключительном этапе документ передается бухгалтеру, он оформляет отпуск и после этого процесс завершен.

Предположим, что нам надо автоматизировать согласование заявки на покупку техники в офис. Это последовательный процесс, потому что каждый этап начинается только после завершения предыдущего.

В первую очередь перейдем в раздел «Автоматизация» → «Бизнес-процессы» → «Процессы в ленте новостей». Далее нужно нажать на иконку настройки в правом верхнем углу и выбрать «Настроить бизнес-процессы» → «Создать последовательный бизнес-процесс».

Теперь перейдем к настройке параметров процесса. Здесь нужно заполнить несколько вкладок:

• Основное – указать название и описание шаблона, а также условие автоматического запуска – при добавлении и/или изменении.

• Параметры – данные, которые пользователь будет вносить при заполнении. Например, наименование и название техники.

Далее настраиваем действия бизнес-процесса. Он у нас будет состоять из пяти действий:

1. выбор руководителя;
2. утверждение покупки оборудования;
3. оформление документов на покупку;
4. уведомление сотрудника об отказе;
5. уведомление сотрудника об утверждении.

В первую очередь выберем сотрудника, который будет согласовывать покупку техники: нажимаем на треугольник и в правом меню выберем «Прочее» →  «Выбор сотрудника».

Дальше настраиваем параметры действия:

• Заголовок – название действия. В нашем примере «Выбор руководителя»;

• Тип – указываем, кто утверждает процесс. Здесь будет «Начальник»;

• Для пользователя – кто является инициатором заявки. Нажимаем на три точки и далее «Поля документа» → «Кто запрашивает».

• Уровень начальника – кто утверждает процесс: непосредственный начальник или вышестоящий.

• Резервные пользователи – кто утверждает в отсутствии начальника. Пользователь автоматически подставляется, если нажать на три точки и «Переменные» → «Резервные пользователи».

Поставим галочку напротив «Пропускать отсутствующих», чтобы не выбирать руководителя или лицо, его заменяющее, если они в отпуске.

Далее идет этап «Утверждение покупки оборудования». Нажимаем на иконку треугольника после действия «Выбор руководителя». В правом меню выбираем «Задания» → «Утверждение документа».

Здесь также нужно заполнить параметры полей, которые увидит руководитель при утверждении:

• Заголовок. В нашем случае «Утверждение покупки»;

• Утверждают сотрудники. Сюда добавляем ответственных, которых выбрали на предыдущем этапе;

• Тип утверждения. Выбираем «Все сотрудники»;

• Название задания – что нужно сделать руководителю или резервному пользователю.

• Описание задания – какое оборудование и кому нужно купить.

• Устанавливать текст статуса – нужно ли показывать статус процесса.

• Текст статуса – здесь напишем «Ждет одобрения»

• Текст кнопки подтверждения – буквально, что написано на табе, на который нажимает руководитель, если утверждает покупку.

• Текст кнопки отклонения – что написано на кнопке, которой руководитель отклоняет закупку.

• Период утверждения – время, которое отводится на утверждение или отклонение.

• Если оно истекает, заявка автоматически отклоняется. Если поле не заполнено или указано значение «0», то ограничения по времени не будет.

• Ограничить доступ – если выбрано «Да», текст задания будет виден только исполнителю.

Дальнейшие действия будут зависеть от того, одобрил руководитель заявку или нет. Если да, то теперь бухгалтеру нужно оформить документы. Для этого нажимаем на иконку треугольника после действия «Утвердить покупку оборудования» → «Да». В меню действий выбираем «Уведомления» → «Поставить задачу».

Теперь заполняем поля задачи:

• Заголовок – название действия. Здесь это будет «Оформить документы для покупки».

• Остановить процесс на время выполнения задачи. Если здесь выбрано «Нет», процесс будет остановлен, пока исполнитель не выполнит задачу.

• Название задачи – его увидит исполнитель задачи. Укажем «Оформить документы для покупки оборудования».

• Постановщик – тот, кто утвердил покупку техники: руководитель или другое ответственное лицо.

• Исполнитель – кто будет выполнять задачу. В этом примере это бухгалтер.

• Описание задачи – информация, которая требуется бухгалтеру для оформления документов на закупку.

Если руководитель отклонил заявку, то нужно настроить уведомление об этом для сотрудника. Нажимаем на иконку треугольника после действия «Утвердить покупку оборудования» → «Нет». В правом меню выбираем  «Уведомления» → «Уведомления пользователя».

В этом действии нужно заполнить следующие поля:

• Заголовок – название действия. В этом примере – «Уведомление об отказе».

• Отправитель уведомления – кто принял решение: руководитель или другой ответственный сотрудник.

• Получатель уведомления – сотрудник, которому нужно оборудование.

• Текст уведомления для сайта – сотрудник увидит этот текст уведомления в Битрикс24.

• Текст уведомления для email/jabber – текст, который увидит пользователь в уведомлении по электронной почте.

• Тип уведомления – системное или персонализированное. Персонализированное приходит от руководителя.

Теперь надо настроить аналогичное уведомление, только о согласии покупки техники.
Нажимаем на иконку треугольника после действия «Утвердить покупку оборудования» → «Да». В правом меню выбираем  «Уведомления» → «Уведомления пользователя».

Далее заполняем поля по аналогии с примером об отказе в покупке.

После заполнения всех полей сохраняем настройки шаблона бизнес-процесса. После этого он появится в списке шаблонов и сотрудники смогут его использовать.

Шаблоны бизнес-процессов в Битрикс24 – простой способ навести порядок в повседневных задачах без сложной разработки. Они позволяют быстрее запускать процессы, не тратить время на ручные согласования и снизить количество ошибок.

Даже базовые шаблоны можно адаптировать под свои задачи – будь то заявки на закупку или внутренние согласования. А по мере необходимости их можно дорабатывать и усложнять под конкретные задачи и особенности бизнеса.