Контроль и распределение нагрузки в Битрикс24: встроенные инструменты и готовые сценарии
Управляете командой и устали от вопросов «Чем заняты сотрудники?» и «Движемся ли мы к цели?». А под конец квартала выясняется, что план снова закрыл один и тот же сотрудник? Такая ситуация – признак отсутствия прозрачности и единой системы в управлении персоналом. Это не только несправедливо по отношению к вашим «героям труда», но и создает серьезные риски для бизнеса.
Решить эти проблемы помогут встроенные инструменты Битрикс24 и готовые бизнес-процессы. Как именно – рассказываем в статье.
Содержание:
- Как отслеживать эффективность сотрудников в Битрикс24
- Бизнес-процессы для повышения эффективности управления
Как отслеживать эффективность сотрудников в Битрикс24
С помощью инструментов Битрикс24 вы можете получить четкую картину работы сотрудников и команды в целом, а также управлять их загрузкой.
Вот ключевые возможности системы:
Учет рабочего времени и отчеты
Без контроля рабочего времени компания сталкивается с двумя проблемами: постоянные недоработки ведут к невыполнению норм, а неучтенные переработки – к незапланированному перерасходу ФОТ. Инструмент позволяет фиксировать начало, окончание рабочего дня и перерывы через виджет «Рабочий день».
Контролировать рабочее время и активность команды можно с помощью отчетов.
Чтобы посмотреть данные о рабочем времени в Битрикс24, зайдите в раздел «Сотрудники» → «Время и отчеты» → «Рабочее время». В выпадающем списке можно выбрать, что именно посмотреть: общую продолжительность рабочего дня сотрудника или его детальные ежедневные отчеты.
«Пульс компании»: общая активность и вовлеченность
Инструмент измеряет, насколько активно команда осваивает и использует портал Bitrix24 и его функционал. Ключевые метрики:
- Рейтинг (сравнительная активность).
- Активность (число действий).
- Вовлеченность (частота использования в рабочих процессах).
Для просмотра пульса компании кликните на свою аватарку в правом верхнем углу, затем на троеточие и выберите «Пульс компании». Можно анализировать как всю компанию, так и отдельных людей.
Контроль через CRM
CRM в Битрикс24 помогает контролировать процессы без лишних отчетов от менеджеров. В системе можно анализировать ключевые показатели в динамике: скорость обработки лидов, конверсию, сумму сделок конкретного сотрудника.
Задачи и проекты
Модуль «Задачи и проекты» – это основа командной работы в Битрикс24. В нем вы ставите цели, планируете этапы, контролируете исполнение и анализируете итоги. Это также главный инструмент управления нагрузкой.
- Как посмотреть все задачи сотрудников в Битрикс24 и оценить нагрузку:
- Перейдите в раздел «Задачи и проекты».
- В меню нажмите «Еще» и выберите инструмент «Занятость».
- Настройте фильтры: выберите отдел, конкретного сотрудника и период.
Вы увидите наглядную сетку с нагрузкой сотрудников: у кого «горят» все сроки, а у кого в графике «окна».
Как оценить эффективность по задачам (KPI):
В разделе «Задачи и проекты» выберите «Эффективность». Система автоматически покажет статистику по каждому: «Всего в работе», «Завершено», «Замечания».
Нажмите «Подробнее» в карточке сотрудника, чтобы посмотреть все его задачи, в том числе просроченные.
Чтобы оценить не одного человека, а всю команду сразу, перейдите в раздел «Задачи и проекты» и выберите инструмент «Руковожу». В разделе собрана вся статистика по вашим подчиненным.
Мы рассказали о ключевых возможностях системы для мониторинга и управления работой сотрудников. Инструментов достаточно, чтобы получить объективную картину. Однако в каждодневной рабочей суете и при постоянном потоке задач у руководителя не всегда хватает времени, чтобы регулярно заглядывать в каждый из этих отчетов, собирать данные из разных модулей и перераспределять нагрузку.
Здесь на помощь приходит автоматизация и готовые бизнес-процессы.
Бизнес-процессы для повышения эффективности управления
Бизнес-процессы в Битрикс24 – это автоматизированные сценарии, которые выполняют рутинные действия по заданным правилам, освобождая руководителя от ручного контроля и сбора данных.
Компания «Информатика и Сервис» реализовала готовые бизнес-процессы для руководителей продаж: «Контроль работы менеджеров ОП» и «Делегирование CRM-элементов на время отсутствия сотрудника».
Рассказываем и каждом более подробно.
Бизнес-процесс «Контроль работы менеджеров ОП»
Процесс построен на автоматическом сборе статистики. Система создает для каждого менеджера карточку, в которую за выбранный период (день или неделю) записываются все ключевые показатели работы:
- Сколько новых сделок открыл.
- Активность (звонки, письма).
- Сколько раз продвинул сделки по важным этапам (например, отправил КП или получил договор).
- Где возникли задержки в сделках
- Итоговый результат – количество успешно закрытых сделок.
Далее готовый отчет отправляется руководителю – ему в задачи автоматически приходит сводная таблица со всеми показателями команды.
Преимущества бизнес-процесса:
Автоматизация. Данные собираются автоматически без ошибок и временных затрат.
Единый отчет. Руководитель получает готовую сводку по всем менеджерам с видимой динамикой.
Объективность. Оценка строится на фактических показателях.
Мотивация. Автоматическое признание лучших заряжает команду и укрепляет дух здоровой конкуренции.
Стоимость внедрения – от 45 000 ₽.
Бизнес-процесс «Делегирование CRM-элементов на время отсутствия сотрудника»
Когда сотрудник уходит в отпуск, на больничный или в командировку, можно автоматизировать временную передачу ответственности его коллеге.
Как работает автоматическое делегирование:
Выбираете нужные элементы для передачи через фильтры или поиск в CRM: лиды, сделки, контакты или компании.
Настраиваете замещение – выбирается замещающий сотрудник и срок замещения.
Далее система автоматически работает по таймеру: в указанные дни меняет ответственного во всех выбранных элементах или возвращает ответственность обратно исходному сотруднику. Все действия фиксируются.
Преимущества бизнес-процесса: обеспечивает бесперебойную работу с клиентами, автоматически передавая задачи на период отсутствия сотрудника. При необходимости процесс можно завершить досрочно вручную.
Стоимость внедрения бизнес-процесса – 36 000 ₽.
Не нашли подходящий сценарий? Создадим его для вас
Описанные бизнес-процессы – это лишь примеры автоматизации в Б24, которую можно внедрить в компанию. Если вам нужны индивидуальные решения в сфере управления персоналом, проектами или клиентским сервисом – обратитесь к специалистам компании «Информатика и Сервис».
Эксперты проанализируют ваши рабочие процессы и разработают оптимальные сценарии автоматизации, которые повысят прозрачность, эффективность и управляемость вашего бизнеса.
