Онлайн-запись с ИИ в Битрикс24

Онлайн-запись решает только первую часть задачи: клиент выбрал время, а у компании появилась запись в расписании. Дальше важно, чтобы клиент действительно пришел. Телефонные напоминания заметно снижают количество неявок: например, в одном исследовании на тему эффективности телефонных напоминаний в медицинской сфере рассказывается, что после их внедрения количество пропущенных приемов снизилось с 26% до 19%, а освободившиеся слоты удалось отдать другим пациентам.

AI позволяет автоматизировать такую коммуникацию: система сама звонит, подтверждает запись, уточняет детали или получает от клиента информацию об изменениях. Подобный подход уже используют крупные технологические платформы.

Например, Microsoft Dynamics 36 позволяет запускать исходящие AI-звонки по заданным условиям: для уведомлений, сбора информации, обновления статуса и напоминаний о встречах. У Google Dialogflow также есть готовые сценарии для телефонных разговоров с клиентом, в том числе для записи на встречу и выбора доступных даты и времени.

Битрикс24 идет в том же направлении: теперь AI-помощник может сам связываться с клиентом после записи и выполнять заданный сценарий разговора. Разберем на практике, как это настроить в системе.

При настройке новых ресурсов AI-звонки включены по умолчанию, а для ранее созданных их нужно включить вручную – в настройках выбрать вид уведомления: AI-звонки или СМС.

Для этого переходим в раздел «Онлайн-запись», выбираем нужный ресурс и нажимаем на три точки, а потом «Изменить настройки» → «Продолжить». В пункте «Способы связи с клиентами» выбираем «AI-звонки – голосовой канал». Далее нажимаем «Сохранить».

В «Онлайн-записи» предусмотрено 4 типа звонков:

• напоминание о визите;
• подтверждение записи;
• звонок при опоздании;
• удержание после отмены.

Для каждого вида можно настроить инструкцию, в которой подробно прописать ИИ-агенту тон общения, специфику бизнеса, особенность услуги и т. д. Так, например, можно акцентировать внимание нейросети на оптимальных вариантах приветствия, важности уточнения времени звонка и других моментах.

Чтобы настроить инструкции в разделе «Настройки AI-звонков» нажмите «Настроить». Далее в окне настроек выберите «Продолжить». В новом окне есть отдельные поля для каждого сценария. Заполните нужные. После этого для сохранения промптов нажмите «Запустить».

Промпты и другие характеристики AI-агентов можно в любой момент отредактировать разделе AI-агенты.

Для каждого вида AI-звонков можно настроить параметры: количество попыток, время, уведомления для менеджера в случае, если клиент не взял трубку. Например, для «Подтверждения записи» можно указать в настройках первый звонок за 24 часа до посещения, повторно за 12 часов и уведомление специалиста за 2 часа, если клиент не ответил.

Онлайн-запись в Битрикс24 теперь может работать не только по принципу «клиент записался – компания получила запись». Система сама может позвонить клиенту, подтвердить визит, напомнить о записи или задать дополнительные вопросы. То есть сотруднику уже не нужно отдельно обзванивать клиентов и держать в голове, кому и когда нужно перезвонить.

При этом AI-звонок можно настроить под конкретный бизнес: задать нужные параметры разговора, рассказать AI о компании, определить, что именно нужно уточнить у клиента, и прописать сценарий общения с помощью промпта. В результате получается не просто автоматический звонок, а настроенный под задачи компании помощник, который берет на себя регулярные коммуникации с клиентами.