Бизнес-процессы со статусами для согласования документов в B2B-компании

До внедрения Битрикс24 менеджерам приходилось держать в уме этапы согласования договоров и работу по корреспонденции, запоминать, где хранятся документы. В результате многие процессы были завязаны на сотрудниках: стоило одному сотруднику уйти в отпуск, на больничный или уволиться, другие тратили несколько часов рабочего времени, чтобы найти нужную документацию или понять этап согласования с арендосъемщиком. А иногда про документы и клиентов забывали вовсе.

Автоматизация в Битрикс24 помогает организовать процессы так, чтобы работа не была завязана на знаниях и памяти одного сотрудника. Поэтому заказчик выбрал Битрикс24 и обратился к нам за настройкой:

Наш руководитель отдела внедрения Александр Севрук съездил на встречу и для решения задачи предложил настроить разные типы бизнес-процессов: последовательные и со статусами. Заказчики оценили подход Александра, и через неделю мы подписали договор на покупку и внедрение Битрикс24. Для решения задач заказчика подошел облачный тариф «Команда».

В Битрикс24 есть два типа процессов: со статусами и последовательный. Последовательный представляет собой простое движение из пункта А в пункт Б. Выглядит он так:

Бизнес-процессы со статусами — это несколько связанных последовательных бизнес-процессов. Бизнес-процесс со статусами используют, когда в сценариях согласования есть варианты, ответвления. От итога согласования на каждом этапе зависит, по какому сценарию пойдет процесс дальше или вернется на несколько этапов ранее. Вот так выглядит бизнес-процесс со статусами, о котором мы рассказываем в этом кейсе:

Сотрудник заполняет форму запуска бизнес-процесса через живую ленту. Поле ID заполняется автоматически и каждому договору присваивается номер, а поля «Тип согласования», «Объект» — выпадающие списки. Менеджеры выбирают значения из выпадающих списков, бизнес-процесс считывает эту информацию и ведет процесс согласования по одному из сценариев.

Поле «Название контрагента» мы связали с карточкой компании в CRM-системе Битрикс24. Теперь менеджерам не приходилось вручную искать компании, с которыми уже заключали договоры. Сотрудник вводит название компании, и если такая компания уже есть в CRM, то ее наименование подставляется в поле вместе с ссылкой на карточку компании.

Если такого клиента нет, то Битрикс24 предложит завести карточку прямо из процесса согласования. Под полем «Название контрагента» есть ссылка «Создать». Сотрудник переходит по ней — открывается карточка создания компании, где сотрудник вводит название и сохраняет карточку. Карточка появляется в CRM, и название появляется в поле запуска согласования договора.

Таким образом мы получили две выгоды: менеджеры заполняют поле в полуавтоматическом режиме, а значение соотносится с карточкой компании в CRM-системе. Клиентская база пассивно пополняется уже на этапе согласования договора.

В бизнес-процессе со статусами мы выстроили завиcимость между типом договора, инициатором и сценарием согласования.

Инициация

При запуске бизнес-процесс смотрит, кто инициатор: от этого зависят участники согласования. Если сотрудник из инженерного отдела, то к процессу согласования подключается главный инженер, если из отдела продаж, то исполнительный директор. Для помощи в стажировке новых кадров, мы связали имена сотрудников и дополнительных согласующих лиц. Впоследствии имена сотрудников можно менять или вообще отключать эту ветку согласования.

Полное и короткое согласование

От типа согласования зависит порядок согласования. Если инициатор процесса выбирает короткое согласование, то договор идет сразу к генеральному директору. Если договор согласуется с внешним пользователем, то сотрудники приглашают на портал экстранет пользователя. Он включается в цепочку согласования. Над этим типом согласования мы еще работаем.

Если выбирает полное согласование, то процесс проходит несколько этапов: договор согласует руководитель инициатора, юрист, бухгалтер, заместитель генерального директора и сам директор. Всем, кроме генерального директора, приходит задание на согласование, описание полей и ссылка на инициатора. Если согласованту что-то не нравится, он оставляет комментарий и направляет инициатору договор на доработку. Когда все сотрудники согласовывают договор, процесс ставит задачу генеральному директору.

Загрузка договора в папку

После согласования документ договора автоматически формируется и определяется в папку компании на Битрикс24.Диске. Бизнес-процесс проверяет, существует ли папка компании на диске.

Если в карточке клиента заполнено скрытое поле «Ссылка на папку», то документ сразу загружается в папку компании. Если ссылки на папку нет, то дополнительное действие бизнес-процесса создает папку и записывает ссылку в карточку компании в CRM, чтобы в следующий раз процесс пошел по короткому пути.

Папка компании создается в папке департамента сотрудника, который инициировал процесс согласования.Такая организация помогает сотрудникам быстрее находить папки своих клиентов.

Заключительный этап бизнес-процесса и связь с полем в форме «Дата окончания договора»

Когда договор в папку загружен, запускается процесс даты окончания договора. Это поле инициатор заполняет еще при запуске бизнес-процесса. Оно нужно для того, чтобы вовремя продлевать договор с арендаторами.

Когда процесс согласования доходит до последней стадии, он приостанавливается. За месяц до даты окончания договора срабатывает триггер и бизнес-процесс отправляет уведомление, чтобы ответственный за компанию менеджер связался с контрагентом и предложил продление договора.