Переход от ручной отправки к автоматизации в Битрикс24 — кейс шахматной онлайн-школы

О клиенте

ООО «ШАГИ.ОНЛАЙН» (Шахматная академия гроссмейстера Инаркиева) — российская компания, которая оказывает услуги по онлайн-обучению шахматам.

Почему выбрали Битрикс24

Онлайн-школа уже работала в Битрикс24, и команда хорошо знала этот продукт. Поэтому логично было перенести рассылку сертификатов в привычный инструмент: отказаться от стороннего сервиса, собрать данные в одном месте и настроить автоматизацию без дополнительных затрат.

Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?

1. Настроить отдельную воронку для продажи подарочных сертификатов в CRM Битрикс24

2. Интегрировать сайт академии с Битрикс24 для передачи данных о заявках

3. Автоматизировать генерацию PDF-сертификатов

4. Перенести и адаптировать шаблоны писем из Unisender в Битрикс24

5. Настроить автоматическую отправку писем с вложениями

Что было сделано

1. Создание отдельной воронки Сертификаты: настройка полей, статусов и доступа

   У сделки было настроено 3 стадии (за исключением финальных успех/неуспех): «Заявка», «Оплата получена» и «Сертификат отправлен».

   Также добавлены поля:

   • кому ( для сертификата);
   • от кого ( для сертификата);
   • номер сертификата;
   • количество занятий;
   • время занятий.

1. Настройка передачи информации о заявках на сертификат с сайта в Битрикс24

   Для передачи информации использовалось готовое решение из Маркетплейса, которое работает через механизм веб-хуков. Веб-хук срабатывает при создании заявки на сайте и при смене статуса заявки на сайте при оплате.

2. Настройка генерации двух версий pdf-файла с сертификатом со вставкой информации по заявке

   Всего было настроено 14 роботов, так как для каждого из 7 типов сертификатов нужно было сгенерировать два разных по оформлению сертификата.

3. Перенос и корректировка под Битрикс шаблонов писем с добавлением информации по заявке

4. Настройка автоматизации отправки писем клиенту в зависимости от заказанного сертификата

   Всего было настроено семь роботов для каждого сертификата, так как в зависимости от типа сертификата были различия в верстке письма. К каждому сертификату прикрепляются сгенерированные pdf-файлы с сертификатами.

Пример письма

Примеры сертификатов

Сложности при внедрении

• Сложности с передачей данных об оплате c сайта в Битрикс24

  На сайт не приходил статус оплаты из Robokassa и, соответственно, не срабатывал веб-хук по отправке данных в Битрикс24. Решить проблему помогла совместная коммуникация наша и клиента с технической поддержкой сайта и Robokassa.

• Некорректное отображение шаблонов писем Unisender

  Изначальные шаблоны не всегда корректно отображались в почтовиках, поэтому в верстку писем были внесены изменения.

Результат внедрения

Снижение операционных расходов за счет отказа от внешнего сервиса рассылок

1. Прямая экономия на подписке Unisender

   Клиент ежемесячно оплачивал счет на сумму 1 200 рублей. После перехода на встроенные инструменты Битрикс24 эти затраты были полностью исключены.

2. Сокращение трудозатрат на ручные операции

   Ранее сотрудникам приходилось вручную запускать рассылки в нерабочее время (вечером или в выходные), что оценивалось дополнительно в 6 000 – 9 000 рублей/месяц (оплата переработок или компенсация), плюс налоги. После автоматизации в Битрикс24 необходимость в таких действиях исчезла.

Дополнительные важные выгоды

Внедрение решения позволило не только автоматизировать рутинные операции, но и повысить надежность и управляемость процесса работы с сертификатами.

1. Минимизирование репутационных рисков

   Автоматическая рассылка сертификатов снижает риск ошибок и задержек с отправкой, благодаря чему клиенты остаются довольными сервисом.

2. Повышение операционной надежности

   Все процессы автоматизированы, уведомления интегрированы в Битрикс24, что исключает необходимость ручного контроля.

3. Прозрачность и управляемость

   Все лиды и результаты рассылок фиксируются в единой системе, что упрощает анализ и планирование.