Автоматизация аналитики по клиентам и работе менеджеров - кейс поставщика сырья для пищевой промышленности

О клиенте

Инглия - ключевой поставщик сырья для предприятий пищевой промышленности на территории Российской Федерации.

Почему выбрали Битрикс24

Битрикс24 позволяет вести работу с товарами и клиентами. Функционал складского учета помогает заносить в систему товары с разных складов, проводить их, прикреплять к сделкам, к которым в свою очередь прикреплены компании. Благодаря этим связям появляется полная картинка взаимодействия с клиентами, учитываются отгрузки, успешные и неуспешные сделки.

А с помощью BI-конструктора и доработанных бизнес-процессов можно получать точные данные по маржинальности, активности клиентов за заданные периоды и эффективности работы менеджеров.

Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?

1. Настроить датасеты на основании таблицы: компания, сделка, товары, товарные позиции в сделках

2. Создать поля типа деньги в свойствах товаров, перенести значения закупочных цен в товарах, настроить датасеты для моновалютных сделок

3. Настроить отчеты на основе созданных датасетов: аналитика по категории продукта за выбранный период и тоннаж отгрузок по менеджерам. Оба отчета настроить как для всех сделок, так и для сделок с одинаковой валютой закупа и продажи.

4. Настроить смарт-процесс, через который можно будет менять курсы валют для отчетов

5. Настроить фильтры: период, категория товара, товар, ответственный, компания

6. Настроить бизнес-процессы, которые позволят выдавать статусы для компаний (компании без отгрузок в течение 3 месяцев, новые клиенты). Настроить отчеты на основе имеющихся датасетов с фильтрацией по данным компаниям.

Что было сделано

1. Настроили аналитику по категории продукта за выбранный период и тоннажу отгрузок по менеджерам

   Данные отчеты представлены в двух видах: для всех сделок и для моновалютных сделок.

1. Есть возможность задать период, в течение которого закрывались сделки, выбрать необходимую категорию товара, товар, ответственного, компанию. В самих отчетах отображены менеджеры, ответственные за эти компании, подсчитывается тоннаж и средняя маржинальность.

2. Создали смарт-процесс, в котором можно занести актуальный курс валют

   Поскольку курс постоянно меняется, должна быть возможность менять курс валют, чтобы корректно отображался отчет по новым продажам.

   Значения из созданного смарт процесса автоматически подставляются в отчет при конвертации валют и подсчете маржинальности.

1. Настроили отчет по компаниям, по которым не было отгрузок более 3 мес

   Настроили раздачу статусов компаниям с помощью бизнес-процессов. Сначала были перенесены id закрытых сделок в пользовательское техническое поле привязанных компаний. Далее был настроен бизнес-процесс, который автоматически заносит id новой закрытой сделки.

   Далее бизнес-процесс в компании проходится по всем закрытым сделкам, проверяет дату закрытия. Если дата закрытия последней сделки была в течение 3 месяцев, компании присваивается соответствующий статус, ставится пауза до момента, когда пройдет 3 месяца с момента закрытия этой сделки. После истечения паузы снова осуществляется проверка. Если сделок не было, присваивается соответствующий статус.

   Итого: в отчете с помощью фильтра выводятся только те компании, у которых не было отгрузок в течение 3 и более месяцев.

1. Настроили отчет по новым компаниям

   Для отчета по новым компаниям был настроен бизнес-процесс, который фиксирует, что у компании была только одна закрытая успешная сделка. При этом дополнительно проверяется, что в закрытой сделки были товары. При появлении второй закрытой успешной сделки статус «новая компания» снимается, из отчёта компания пропадает.

Сложности при внедрении

• Сложности с разными валютами в закупочной цене и цене продаж в отдельных сделках

  Для решения данной проблемы было создано 2 датасета. Первый датасет по всем сделкам. В нем все цены конвертируются в рубли. Далее считается средняя маржинальность. Второй датасет по моновалютным сделкам. В нем учитываются только те сделки, у которых валюта закупа и продажи одинаковая. Все цены также конвертируются в рубли и высчитывается маржинальность.

• Сложности с настройкой фильтра по пользовательскому полю «группа категория»

  Штатно в фильтр выводится id элемента пользовательского поля, а не его название. Для решения данной проблемы в sql-код было добавлено сопоставление id элементов списка и их названия.

Результат внедрения

Через месяц после внедрения можно зафиксировать следующие результаты:

1. Сокращение ручной работы и экономия времени

   С помощью автоматически формируемых отчетов теперь можно:

   • видеть объем отгрузок за заданный период по всем клиентам и сегментировать для дальнейшей работы.
   • подсчитывать маржинальность.

2. Повышение контроля и эффективности работы менеджеров

   С внедрением отчета по отгрузкам с привязкой к ответственным сотрудникам можно видеть, какие товары и в каком объеме отгружаются каждым менеджером, оценивать их эффективность и планировать дальнейшую загрузку команды.