Настройка воронок, автоматизации и интеграций в Битрикс24 - кейс бюро музейной сценографии
О клиенте
«МЕТАФОРМА» – бюро музейной сценографии. Компания предоставляет полный цикл услуг по проектированию и созданию музейных экспозиций.
Почему выбрали Битрикс24
Заказчик решил перейти на Битрикс24, потому что, во-первых, AmoCRM не поддерживает нужные процессы и интеграции (триггеры, автозадачи, обязательные поля, аналитику), а во-вторых, нужен контроль за KPI и дебиторкой в режиме реального времени.
Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?
Создать воронки лидов и сделок для работы с обращениями клиентов.
Настроить автоматическую отправку уведомлений сотрудникам и руководителям, постановку задач менеджерам.
Настроить телефонию и почту для централизованного управления коммуникациями.
Настроить интеграцию с существующими CRM-формами на сайтах.
Создать реестр документов, автоматизировать добавление элементов в реестры и расчет значений в полях реестра.
Что было сделано
Настроили воронки лидов и сделок в Битрикс24
Все заявки из форм обратной связи на сайтах компании, а также созданные на основании входящих звонков и из почты попадают в воронку лидов на стадию «Не обработан» и автоматически распределяются на руководителя отдела. Далее он решает кому из сотрудников передать клиента.
А также здесь настроена отправка уведомлений ответственному, для того чтобы сотрудник не забыл взять лид в работу своевременно.
Для дальнейшей работы была создана дополнительная стадия «Холодные контакты», в рамках которой ведется вся работа менеджера с клиентом.
После конвертации лида сотрудник сам выбирает, в какой воронке будет сформирована сделка.
Настройки воронок сделок были выполнены для двух отделов продаж разных юрлиц компании. Клиентом было принято решение работать в двух воронках сделок с идентичными стадиями, полями карточек и автоматизацией.
Переход по всем стадиям осуществляется вручную менеджером, ответственным за сделку, в следующем порядке:
На первую стадию «Перспективная потребность» попадают все сделки. Сотрудник обрабатывает заявку и заполняет обязательные поля, после чего вручную меняет стадию на следующую – «Разработка предложения».
Здесь автоматизирована постановка задачи на разработку коммерческого предложения ответственному менеджеру. Автоматизация подразумевает различное описание задачи и крайний срок в зависимости от заполненного на предыдущем этапе поля «Вид работ».
На следующей стадии «КП отправлено/переговоры» автоматически ставится дело ответственному менеджеру «Связаться с клиентом», по результатам выполнения которого системой требуется обязательное заполнение ряда полей. Здесь же автоматизировано создание записи реестра.
На следующей стадии «Тендерная процедура» автоматизирована постановка задачи менеджеру для принятия участия в закупке.
Стадия «Согласование основания» требует обязательного заполнения поля в карточке сделки.
При переходе на стадию «Заключено основание» сделка может оставаться здесь от 2х месяцев до 2х лет до окончательного завершения. На этом этапе автоматизирована отправка уведомления ответственному менеджеру за 5 рабочих дней до даты, указанной в поле карточки сделки «Срок исполнения контракта».
При успешном завершении сделки она переходит на стадию «Успешно реализовано», где автоматизирована постановка задачи ответственному для получения обратной связи от заказчика.
Если сделка провалена, то менеджер переводит ее в стадию «Завершено, но не реализовано». При провале сделки обязательным к заполнению является поле в карточке сделки «Причина закрытия».
Создан «Реестр исходящих и коммерческих предложений»
В реестре хранится информация по предложениям и файлы документов. Элементы списка добавляются автоматически через бизнес-процесс, который запускается при переходе сделки на стадию «КП отправлено/Переговоры» (в обеих воронках).
При запуске процесса данные из сделки попадают в запись реестра и в сделке формируется комментарий со ссылкой на созданный элемент реестра. Реестр также имеет связь с карточкой сделки – из записи реестра можно открыть карточку сделки по клиенту, а также из карточки сделки можно напрямую попасть в запись реестра.
Создан «Реестр контрактов с заказчиками»
В реестр записи добавляются с помощью ручного запуска бизнес-процесса из карточки сделки. При создании записи реестра поля заполняются информацией из сделки. Также автоматически рассчитывается процент маржинальной прибыли.
После добавления записи в реестр, в таймлайн сделки добавляется комментарий со ссылкой на созданную запись.
Реестр имеет связь с карточкой сделки – из записи реестра мы можно открыть карточку сделки по клиенту, а также из карточки сделки можно напрямую попасть в запись реестра.
Созданы «Реестр входящих» и «График встреч»
Результат внедрения
Повышение эффективности обработки лидов
Заявки обрабатываются своевременно, вся информация по работе с клиентом фиксируется в карточках сделок.
Оптимизация документооборота и снижение операционной нагрузки
Сотрудникам больше не нужно вручную переносить информацию в отдельные списки. Процесс создания единых реестров автоматизирован и все хранится в одном месте.
Централизованное управление коммуникациями с клиентами без потери заявок
Все коммуникации с клиентами ведутся в единой системе, что упрощает взаимодействие и повышает качество обслуживания. Настроены CRM-формы для получения заявок от клиентов с сайтов заказчика, почты, телефонии.
Быстрый и прозрачный контроль ключевых показателей сделок
Руководитель может быстро отфильтровать данные прямо из канбана или списка сделок и отследить такие показатели как сумма сделки, ответственный менеджер, сроки исполнения контракта, причины провала сделок и др.
Прозрачный контроль финансовых показателей
Реестры документов позволяют отслеживать ключевые показатели продаж по сделкам, такие как сумма сделки, полученная прибыль, а также расчет маржинальной прибыли в процентах.
