Автоматизация процесса согласования документов в Битрикс24 - кейс из сферы недвижимости
О клиенте
«Арго»– компания занимается недвижимостью по двум направлениям: гостиничный бизнес и сдача в аренду офисов в Санкт-Петербурге.
Почему выбрали Битрикс24
Компания уже давно использует Битрикс24 и довольна системой. Ранее они уже обращались к нам - требовалось автоматизировать процесс работы с документами. Задача была выполнена успешно, клиент остался доволен.
Со временем возникла необходимость доработки существующего процесса согласования договоров, чтобы его ускорить, но при этом сохранить контроль со стороны руководства и прозрачность.
Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?
Перенастроить бизнес-процесс согласования договоров: 1. Разработать два варианта: с прямым контролем директора на всех этапах; С подключением директора после согласования командой. 2. Предусмотреть два сценария согласования: с доработкой и без доработок.
Что было сделано
Реализовали два гибких варианта согласования.
В одном случае директор контролирует весь процесс, в другом - доверяет первый этап согласования команде.
Вариант 1: Прямой контроль директора
Директор принимает участие в процессе согласования вместе с другими участниками согласования.
Все назначенные участники (постоянные и дополнительные согласующие) одновременно получают задание в разделе «Автоматизация» и уведомление о новой задаче. Участники независимо друг от друга проверяют документ.
При отсутствии замечаний нажимают «Согласовать». При наличии правок оставляют комментарий в специальном поле и нажимают «Отклонить».
Договор считается согласованным только если все участники нажали «Согласовать». Любое отклонение возвращает договор на доработку инициатору.
Вариант 2: Двухэтапный процесс согласования
Процесс разделен на этапы, чтобы директор подключался только после оценки команды согласования
Этап 1: Внутреннее согласование участниками Ответственные сотрудники получают задание и уведомления, как в Варианте 1. Они работают по тому же принципу: «Согласовать» или «Отклонить» с комментарием. Договор переходит на следующий этап только после единогласного одобрения всеми участниками первого этапа.
Этап 2: Финальное утверждение директором
После успешного прохождения первого этапа система автоматически направляет договор директору. Директор получает задание в разделе «Автоматизация» и уведомление. Для утверждения достаточно нажать одну кнопку — «Утвердить».
Мы предусмотрели четкие сценарии на случай, если договор требует доработки или полностью готов к исполнению. Такая система исключает хаос и гарантирует, что в итоговом документе учтены все правки.
Рассмотрим оба сценария подробно.
Сценарий «Договор отклонен и отправлен на доработку»
Если любой из участников согласования нажимает «Отклонить», процесс переходит в контролируемую фазу исправления.
Автор договора получает задание в системе с комментариями от отклонявшего участника. Это исключает недопонимание и поиск причин.
Все предыдущие версии документа не теряются. Отклоненный файл автоматически сохраняется в реестре. Это создает полный трекинг изменений.
Инициатор вносит правки прямо в задании, загружает новую версию файла и нажимает «Отправить повторно». Система автоматически запускает процесс согласования заново, направляя обновленный документ тем же участникам. Это обеспечивает последовательность и гарантирует, что все замечания будут проверены.
Сценарий «Договор успешно согласован»
После того, как все участники согласовали договор, процесс переходит в финальную стадию. Далее инициатор получает задание загрузить в систему финальную, подписанную версию договора, а офис-менеджер параллельно получает задачу присвоить документу регистрационный номер в соответствующее поле бизнес-процесса.
Это шаги гарантируют то, что договор будет точно учтен в системе.
Загрузка договора в папку
После согласования документ договора автоматически формируется и определяется в папку компании на Битрикс24.Диске. Бизнес-процесс проверяет, существует ли папка компании на диске.
Если в карточке клиента заполнено поле «Ссылка на папку», то документ сразу загружается в папку компании. Если ссылки на папку нет, то дополнительное действие бизнес-процесса создает папку и записывает ссылку в карточку компании в CRM, чтобы в следующий раз процесс пошел по короткому пути.
Папка компании создается в папке департамента сотрудника, который инициировал процесс согласования. Такая организация помогает сотрудникам быстрее находить папки своих клиентов.
Ссылка на папку также доступна в поле элемента бизнес-процесса.
Заключительный этап бизнес-процесса и связь с полем в форме «Дата окончания договора»
Когда договор в папку загружен, запускается процесс даты окончания договора. Это поле инициатор заполняет еще при запуске бизнес-процесса. Оно нужно для того, чтобы вовремя продлевать договор с арендаторами.
Когда процесс согласования доходит до последней стадии, он приостанавливается. За месяц до даты окончания договора срабатывает триггер и бизнес-процесс отправляет уведомление, чтобы ответственный за компанию менеджер связался с контрагентом и предложил продление договора.
Результат внедрения
Оптимизация документооборота
При разных вариантах согласования со стороны руководства, процесс согласования стал занимать меньше времени, а при автоматической отправки на доработку не надо тратить время на повторный запуск процесса вручную.
Минимизация ошибок из-за человеческого фактора
Договора автоматически отправляются на доработку и не приходится заново заполнять все поля, а значит меньше шанс ошибиться.
