Централизованная HR-система в Битрикс24 – кейс ювелирного бренда

О клиенте

La Vivion — международный ювелирный бренд, специализирующийся на производстве и продаже ювелирных украшений.

Почему выбрали Битрикс24

Первоначально компания обратилась в 2022 году. Требовалось внедрить Битрикс24 для работы с задачами и проектами, а также для ведения продаж. Результатом работы клиент остался доволен и пришел с новым запросом по автоматизации hr-процессов.

Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?

1. Настроить в Битрикс24 HR-процессы подбора персонала с использованием смарт-процессов и автоматизаций.

   Реализовать две воронки: «Отклики» и «Вакансии», которые обеспечат прозрачный путь кандидата от поступления резюме до закрытия позиции.

2. Настроить автоматическую обработку откликов с HH.ru

   С созданием и заполнением карточек кандидатов, обновлением статусов и коммуникацией с кандидатами напрямую из Битрикс24.

Что было сделано

1. В рамках проекта были реализованы два смарт-процесса:

   1. Смарт-процесс «Отклики»

   Была настроена воронка обработки откликов, отражающая полный путь кандидата по этапам подбора. В зависимости от этапа автоматически выполняются следующие действия:

   • отправка уведомлений кандидату по электронной почте;

   • отправка сообщений кандидату через чат HH.ru;

   • автоматическое обновление статуса отклика;

   • постановка задач ответственным сотрудникам;

   • распределение ролей между участниками процесса подбора.

1. В карточке отклика автоматически фиксируется вся ключевая информация о кандидате:

   • ФИО;
   • номер телефона;
   • электронная почта;
   • возраст;
   • гражданство;
   • вакансия, на которую откликнулся кандидат;
   • резюме в формате PDF;
   • ответственные сотрудники.

1. Основными ответственными назначены руководитель отдела персонала и HR-менеджер, что обеспечивает контроль качества и соблюдение регламентов подбора.

   Все отклики в воронке формируются автоматически за счет интеграции с HH.ru.

2. 2. Смарт-процесс «Вакансии»

   Создана отдельная информационная воронка вакансий, в которой отображаются:

   • вакансии, находящиеся в работе;

   • закрытые вакансии.

1. Связка смарт-процессов «Вакансии» и «Отклики» позволяет HR-команде:

   • оперативно просматривать все отклики по конкретной вакансии;

   • отслеживать дату открытия и закрытия позиции;

   • анализировать сроки и эффективность подбора.

1. В рамках проекта была реализована двусторонняя интеграция с HH.ru, которая позволила:

   • автоматически получать отклики с HH.ru и создавать карточки кандидатов в Битрикс24;

   • передавать данные кандидата в смарт-процессы без ручного ввода;

   • обновлять статусы откликов по вакансиям;

   • вести коммуникацию с кандидатами напрямую из Битрикс24 через чат HH.ru.

Результат внедрения

В результате внедрения централизованной HR-системы на базе Битркис24:

1. Сократился объем ручных рутинных операций

   HR-специалисты перестали тратить время на фиксацию данных о кандидатах, отправку уведомлений и обновление статусов по вакансиям.

2. Процесс подбора персонала на всех этапах стал прозрачным и управляемым

   Теперь каждый этап подбора — от получения отклика до выхода сотрудника — фиксируется в системе и виден не только HR-менеджеру, но и руководителю отдела персонала. Он может в режиме реального времени просматривать вакансии, анализировать сроки и эффективность подбора.

3. Коммуникация с кандидатами через HH.ru. стала более удобной

   Общее с кандидатами с hh.ru ведется напрямую из Битрикс24, специалистам не надо переключаться между сайтами.