Электронный документооборот в Битрикс24 – кейс компании из сферы экологии и энергетики

О клиенте

АО «ТОИР»— многопрофильная российская компания, которая ведет деятельность по двум направлениям: экология и охраны окружающей среды (экологический мониторинг и проектирование) и электроизмерительные работы.

Почему выбрали Битрикс24

Клиент уже использовал Битрикс24: 2 облачных портала для 2 направлений в своей компании. Изначальная задача была подобрать корпоративный портал и выполнить перенос данных, сохраняя структуру и логику, которая использовалась ранее.

На следующем этапе требовалось настроить систему, в том числе бизнес-процессы для удобного онлайн-согласования документов.

Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?

1. Настроить в Битрикс24 три смарт-процесса по работе с документами: договоры, дополнительные соглашения и акты

   Данные процессы должны охватывать полный жизненный цикл документа — от инициации и согласования до подписания, хранения и передачи информации в бухгалтерию.

2. Реализовать автоматическую генерацию номеров, печатных форм, согласование внутри компании и с клиентом

3. Настроить интеграцию с ЭДО

4. Настроить в Битрикс24 контроль сроков и система напоминаний для ответственных сотрудников и руководителей.

Что было сделано

1. Настроен смарт-процесс «Договоры»

   Предназначен для централизованной и контролируемой работы с договорной документацией. Инициация процесса возможна из сделки, карточки клиента или воронки смарт-процесса.

   При запуске формируется карточка договора с обязательными для заполнения полями, после чего система автоматически присваивает номер договора и формирует печатную форму на основе типового шаблона с подстановкой данных контрагента либо позволяет прикрепить файл при использовании индивидуального шаблона.

1. Далее договор проходит этапы согласования внутри компании и со стороны клиента. После согласования документ направляется на подписание через ЭДО с использованием интеграции с Контур.Диадок либо в ручном формате. В случае подписания договора через ЭДО информация о подписании автоматически передается в Битрикс24, и карточка договора переводится на этап «Документ подписан» без участия сотрудников.

1. Подписанный договор сохраняется в отдельной папке на диске, структурированной по контрагенту. Дополнительно настроены уведомления о необходимости пролонгации договоров и задачи для контроля дальнейших работ.

2. Настроен смарт-процесс «Дополнительные соглашения»

   Процесс работы с дополнительными соглашениями выстроен по аналогичной логике и может быть инициирован из сделки, карточки клиента, карточки смарт-процесса Договоры или воронки смарт-процесса Дополнительные соглашения.

   При создании дополнительного соглашения автоматически формируется карточка с обязательными полями, присваивается номер документа и создается печатная форма.

   Документ проходит согласование внутри компании и с клиентом, после чего направляется на подписание через ЭДО.

   При подписании дополнительного соглашения в ЭДО статус автоматически синхронизируется с Битрикс24, и карточка документа переводится на этап «Документ подписан».

1. Подписанный файл сохраняется в папке контрагента, а информация по документу передается бухгалтеру для дальнейшего отражения в 1С.

2. Настроен смарт-процесс «Акты»

   Для актов реализован упрощенный, но полностью контролируемый процесс. В системе фиксируется поступление акта, автоматически присваивается номер, после чего документ направляется на обработку и подписание.

   При подписании акта через ЭДО статус документа автоматически обновляется в Битрикс24, и карточка акта переводится на этап «Документ подписан». Подписанный скан сохраняется в системе, а данные по акту передаются бухгалтеру для заведения в 1С.

1. Для всех смарт-процессов настроен сквозной контроль движения документов. Система автоматически направляет напоминания о текущем этапе через один–два дня как ответственному сотруднику, так и его руководителю.

   Все задачи на внутреннее согласование имеют обязательное требование указания результата, а закрытие задач без фактического принятия решения запрещено, что исключает формальное прохождение этапов и обеспечивает реальный контроль работы с документами.

Результат внедрения

В результате внедрения смарт-процессов документооборота в Битрикс24 компания перешла к единой цифровой системе с прозрачными статусами и контролем всех этапов. Автоматизация сократила ручные операции, ускорила согласование и подписание документов, снизила нагрузку на сотрудников и руководителей и создала основу для дальнейшей интеграции с 1С.

1. Сокращение времени согласования договоров и соглашений — на 30–40%

2. Сокращение времени обработки актов — на ~25%

3. Снижение ручных проверок статусов документов — более чем на 50%

4. Сокращение количества «зависших» документов — на 60%

5. Переход от бумажного документооборота к цифровому — 100% процессов в Битрикс24