Как повысить конверсию лидов в сделки с помощью автоматизации в Битрик24 — кейс из сферы логистики

О клиенте

ООО «ТРАНСПОРТАЛ24» - компания занимается международной перевозкой грузов (импорт/экспорт).

Почему выбрали Битрикс24

Клиент уже использовал Битрикс24 c 2021 года. Потребовалось расширить функционал: автоматизировать работу с лидами с выставок и настроить отчетность для анализа эффективности работы менеджеров.

1. Автоматизировать процесс работы с лидами с выставок в Битрикс24

   • исключить Excel и ручной перенос данных;
   • упростить сбор информации на стенде;
   • стандартизировать квалификацию клиентов;
   • внедрить контроль обработки лидов;
   • обеспечить прозрачную аналитику.

Что было сделано

1. Разработали отдельную сущность - смарт-процесс в Битрикс24: «Лиды с выставки" (предлид)

   1. Разработали CRM-форму, доступную с телефона. Форма состоит из трех блоков: контактные данные, квалификация и итог квалификации.

   Особенности:

   • у каждого менеджера персональная ссылка;
   • автоматическое закрепление за ответственным;
   • минимизация ручного ввода (выпадающие списки).

1. 2. После отправки формы в CRM автоматически:

   • создается контакт;
   • создается/привязывается компания;
   • создается карточка «лида с выставки»;
   • название формируется автоматически.

1. 3. Далее происходит настройка квалификации клиентов

   Фиксируются:

   • тип клиента (конечник / посредник);
   • география;
   • тип грузов;
   • объем;
   • потребности.

   Также добавили сегментацию клиентов: холодный, теплый или горячий.

   Это позволяет сразу оценить ценность лида.

2. Автоматизировали коммуникацию с клиентами

   Настроена автоматическая отправка welcome-писем «горячим» клиентам, либо при наличии активного запроса.

   Все коммуникации фиксируются в CRM. Можно отслеживать открытия писем.

1. Настроили систему контроля обработки лидов

   Процесс реализован в виде системы напоминаний:

   • горячие лиды → уведомление через 1 день
   • теплые/холодные → через 7 дней
   • далее ежедневные напоминания пока лид не переведен дальше.

   Также на этапе «Обзвон» и до-квалификация менеджер обязан заполнить в карточке: тип клиента, тип товаров, периодичность и интересные услуги. Система ежедневно проверяет заполнение и отправляет напоминания.

2. Добавили в CRM контроль встреч

   Если клиент целевой или конечный система требует зафиксировать встречу и указать результат.

1. Контроль работы с отложенными лидами

   Добавили этап «Ожидание» для работы с отложенными лидами. Здесь можно выбрать срок (неделя / 2 недели / месяц) и система будет автоматически ставить задачи. Таким образом исключаются «забытые» лиды.

1. Конвертация в лид

   При готовности клиента создается стандартный лид, куда подтягиваются данные и сохраняется связь с выставкой.

1. Обработка нецелевых клиентов

   Для таких клиентов добавлены причины отказа:

   • не отвечает;
   • не целевой;
   • нет потребности;
   • ушел к конкуренту.

   Информация нужна для аналитики и повторной работы.

Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?

1. Разработали набор аналитических отчетов для оценки эффективности работы с лидами с выставок.

   Основная цель — получить прозрачную картину:

   • качества собранных контактов;
   • эффективности менеджеров;
   • скорости обработки лидов;
   • конверсии в сделки.

   1. Общая статистика по лидам

   Отчет позволяет увидеть:

   • общее количество лидов по каждому менеджеру;
   • долю целевых и нецелевых клиентов;
   • распределение по «температуре» (горячие / теплые / холодные).

   Позволяет быстро оценить кто собирает качественных клиентов, а кто работает «вхолостую».

1. 2. Статистика по целевым конечникам

   Отдельный отчет по ключевому сегменту:

   • количество целевых конечных клиентов;
   • количество проведенных встреч;
   • количество успешных и неуспешных кейсов.

   Это основной показатель эффективности участия в выставке.

1. 3. Воронка обработки лидов

   Отображает движение лидов по стадиям:

   • Сбор;
   • Обзвон;
   • Есть запрос;
   • Ожидание;
   • Успех;
   • Отказ.

   Дополнительно есть разбивка по температуре и выделение целевых клиентов

   Эта информация позволяет понять где теряются лиды и на каком этапе «узкое место».

1. 4. Контроль скорости и дисциплины работы

   Реализован отчет по качеству обработки:

   • среднее время обработки лида;
   • процент «имитации работы» (быстрые закрытия);
   • количество «заброшенных» лидов (без касаний).

   Позволяет выявить менеджеров, которые не прорабатывают базу и формальную обработку без реальной работы.

1. 5. Аналитика отказов

   Отчеты по причинам потери клиентов:

   • нецелевой клиент;
   • не отвечает;
   • прочие причины.

   Реализовано в виде диаграмм.

   Позволяет корректировать стратегию работы на выставке и улучшать качество лидов.

1. 6. Детализация по запросам

   Отдельный отчет по работе с запросами:

   • количество запросов с выставки;
   • услуги, по которым обращаются;
   • статус обработки запросов;
   • ответственные менеджеры;
   • даты создания и обработки.

   Позволяет анализировать реальный спрос, отслеживать загрузку менеджеров и контролировать сроки обработки.

Результат внедрения

1. Рост конверсии лидов в сделки

   Своевременная обработка и контроль повышают количество успешных сделок с выставочных контактов.

2. Лиды больше не теряются

   Теперь все контакты с выставок мгновенно фиксируются в CRM, ни один потенциальный клиент не остается без внимания.

3. Экономия времени до 50%

   После автоматизации рутинных процессов, сотрудники сосредоточены на продажах, а не на бумажной работе.

4. Прозрачная оценка работы менеджеров

   Система показывает руководителю эффективность каждого сотрудника.

5. Легко определить эффективность выставок

   Система показывает какие выставки приносят качественные лиды, а какие не дают результата, что позволяет планировать участие стратегически.