Как автоматизировать взаимодействие между отделами в Битрикс24 – кейс инжиниринговой компании
О клиенте
«КПЭ» — инжиниринговая компания, которая специализируется на модернизации и создании систем водоснабжения и водоотведения для коммунальных и промышленных предприятий.
Почему выбрали Битрикс24
Компания выбрала Битрикс24, потому что в этой системе можно настраивать длинные цепочки согласований между разными отделами с запросами дополнительной информации. Функционал констант позволяет легко менять согласующих при необходимости, а действие «Выбор сотрудника» помогает всегда направлять задание на согласование непосредственному руководителю инициатора в настроенной структуре компании.
Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?
Настроить бизнес-процесс «Выдача заданий» в ленте новостей
Разработать условия для каждого проекта и отдела таким образом, чтобы в зависимости от действующего инициатора, выбранного им проекта и отдела, которому направляется задание, согласование шло по той или иной цепочке.
Что было сделано
Настроили бизнес-процесс в ленте новостей «Выдача заданий смежным отделам»
Бизнес-процесс в ленте новостей запускается после заполнения формы. Заполняются следующие поля:
выбор проекта (списочное поле, состоящее из проектов в Битрикс24);
отдел, в который направляется задание (подразделения «Проектного института» из структуры Компании);
задание (файл с заданием);
приложения (файл с приложениями);
ссылка на задание.
После заполнения формы и сохранения в системе создается элемент списка и запускается бизнес-процесс.
Сначала выполняется действие «Получить информацию о сотруднике», чтобы в дальнейшем использовать информацию об отделе инициатора.
Далее с помощью действия «Выбор сотрудника» определяется начальник инициатора.
Отдел инициатора записывается в поле элемента списка.
Настройка цикла согласования при возвращении на доработку
Изначальная задача состоит в том, чтобы после отправки задания на исправление и последующего исправления инициатором согласование начиналось с первого согласующего, поэтому бизнес-процесс настроен через последовательный вход в циклы согласования.
Условие действия цикла — значение переменной равное «1». После согласования переменная становится равной «0» и происходит выход из цикла.
В схеме бизнес-процесса циклы вложены друг в друга. Последовательность циклов следующая:
Цикл согласования: руководитель принимающего отдела;
Цикл: главный специалист;
Цикл согласования: ГИП;
Цикл согласования с руководителем отдела;
Цикл согласования главный технолог.
Первостепенное условие в бизнес-процессе: «Нужно ли согласование с главным технологом?»
Если подразделение инициатора «Технологический отдел», то согласование с главным технологом нужно. Если нет, то происходит выход из цикла.
Идем по ветке да: если инициатор главный спец (занесен в константу), согласование не нужно, происходит выход из цикла.
Если нет, проверяется проект, выбранный инициатором. В зависимости от выбранного проекта в согласующих подставляется тот или иной главный технолог.
Устанавливаются права для выбранного согласующего, меняется статус согласования в поле элемента списка. В данном случае статус «на рассмотрении». Также есть статусы «принято», «не принято».
В поле «у кого» вписывается сотрудник, которому приходит задание на согласование.
Далее согласующему приходит задание через действие «Утверждение документа».
Через параллельное согласование отправляется уведомление о появившемся задании. В уведомлении: ссылка на задание бизнес-процесса для выбранного сотрудника.
Если задание отклоняется, инициатору приходит задание на исправление (так же с уведомлением, изменение статуса и комментарием согласующего).
Если принимается, выход из цикла.
Далее по такому же принципу согласование с руководителем отдела инициатора, который был ранее определен в соответствующем активити.
Далее выбор ГИПа в зависимости от выбранного инициатором проекта.
Все варианты ГИПов занесены в константы. ГИПу приходит уведомление в конце процесса.
Далее выбор руководителя отдела, принимающего задание. Все варианты руководителей занесены в константы. В зависимости от выбранного инициатором отдела подставляется тот или иной руководитель.
Далее проверка, нужно ли согласование с заместителем отдела.
Есть отдел водоснабжения, для которого необходимо дополнительное согласование заместителя. После этого согласование руководителя принимающего отдела по принципу, описанному выше.
После согласования руководителю приходит задание, в котором он выбирает, нужно ли поставить согласованную задачу (задачу в проекте) ответственному.
Если нужно, он выбирает ответственного, крайний срок, добавляет описание. Задача ставится в проект в Битрикс24. Проект определяется через условие (тот, который выбрал инициатор при заполнении формы). Поля из элемента бизнес-процесса, как и в заданиях на согласование, подставляются в задачу ответственному.
Уведомления участникам процесса, смена статуса.
Сложности при внедрении
Необходимость адаптировать бизнес-процесс к возможным изменениям в структуре компании
Для решения задачи, настроили бизнес-процесс так, что все согласующие элементы задавались через действие «Выбор сотрудника» и через константы, чтобы при изменении структуры и ответственных в различных проектах можно было заменить участников процесса без изменения настроек.
Результат внедрения
Ускорение согласования и выполнения заданий
Передача задач, уведомления, согласование и возврат на доработку теперь проходят автоматически, что сократило время взаимодействия между подразделениями.
Уменьшение количества ошибок и потери информации
Все действия фиксируются в системе, поэтому задания не теряются между отделами, а риск пропустить согласование или важные комментарии стал минимальным.
Снижение нагрузки на сотрудников
Система автоматически распределяет задания, отправляет уведомления и контролирует последовательность этапов, освобождая сотрудников от рутинных операций.
