Автоматизация документооборота в Битрикс24 – кейс оператора связи

О клиенте

ООО «Интерсити» — оператор связи, предоставляющий физическим и юридическим лицам услуги беспроводного домашнего интернета (под брендом «Вайфайн») и цифрового телевидения.

Почему выбрали Битрикс24

Компания выбрала Битрикс24, потому что в этой системе с помощью бизнес-процессов можно настроить сложные процессы согласования, а для упрощения и ускорения самой процедуры согласования предусмотрен единый интерфейс с кнопками «Согласовать/Отклонить» - Лента новостей + задания.

Кроме того, функционал Битрикс24 позволяет организовать четкую систему хранения файлов и реестров - все версии документов на диске с привязкой к контрагентам.

Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?

1. Создать единую точку входа для всех заявок из ленты новостей – «Совместная работа» – «Процессы»

1. Разработать три бизнес-процесса: согласование отпусков, согласование счетов на оплату и согласование входящих/исходящих документов и комммерческих предложений.

2. Реализовать автоматическое замещение: поля «Активен/Не активен» и «Заместитель» в профиле. Если статус «Не активен» — процесс уходит заместителю.

3. Настроить обработку отклонений — возврат заявки заявителю с комментарием (указать, кто отклонил и почему), повторное прохождение цепочки кнопкой «Отправить повторно» или отмена.

4. Настроить ведение трех реестров: Отпуска — реестр заявок + запись в графике отсутствия в профиле. Счета — реестр счетов + папка на диске с файлами + карточка в CRM (В Сделках воронка «Оплата счета»). Документы — реестр с внутренним регистрационным номером, подписанный скан, статус.

Что было сделано

1. Настроили профиль сотрудника для всех процессов

   Добавили два поля в профиль сотрудника:

   • Статус согласования — принимает значения «Активен» или «Не активен».

   • Заместитель — привязка к другому пользователю Битрикс24.

   Если на этапе согласования у ответственного сотрудника статус «Не активен», система автоматически подменяет его на указанного заместителя.

1. Настроили процесс « Согласование отпусков"

   Этап 1. Заявитель заполняет форму в ленте новостей

   Заявитель указывает:

   • тип отпуска (или выбирает «Другое»);
   • дату начала отпуска;
   • заместителя (по кнопке «Добавить», поле необязательное).

   Обязательное поле — файл заявления. Это должен быть сканированный документ, заполненный от руки по установленному шаблону.

1. После отправки заявитель получает уведомление в ленте новостей и Telegram: «Заявление направлено на согласование».

1. Этап 2. Определение согласующего

   Система определяет руководителя заявителя. Если у руководителя статус «Не активен», то вместо него на согласование назначается его заместитель (из профиля).

   Этап 3. Задание на согласование

   Руководитель (или заместитель) видит задание с текстом «Согласовать отпуск сотрудника». В задании отображаются все поля, заполненные заявителем. Доступны две кнопки:

   • «Согласовать»;
   • «Отклонить» (с обязательным комментарием).

   Этап 4. Отклонение

   Если заявление отклонено, заявитель получает уведомление: «Отклонено», с указанием ФИО отклонившего и комментарием с причиной. Заявитель может исправить файл или поля и нажать кнопку «Отправить повторно» (процесс пойдет с начала) либо «Отменить».

1. Этап 5. Успешное согласование

   При согласовании заявитель получает уведомление с кнопкой «Ознакомлен». В его профиль автоматически добавляется запись в график отсутствия. По возвращении из отпуска в ленте новостей появляется автоматическая запись о возвращении.

1. Настроили процесс « Согласование счетов на оплату »

   Этап 1. Заявитель заполняет форму в ленте

   Поля формы:

   • файл счета;
   • назначение платежа;
   • контрагент (выбирается из CRM);
   • контакт от контрагента;
   • чекбокс «Работает ли в ЭДО» (если да — обязательно выбрать название списка);
   • подразделение;
   • дата счета;
   • срок оплаты;
   • приоритет (низкий / средний / высокий).

1. После отправки заявитель получает уведомление в ленте и Telegram.

1. Этап 2. Автоматическое определение цепочки согласования

   Система автоматически строит цепочку по структуре компании: руководитель заявителя – вышестоящие руководители – директор по развитию – генеральный директор. Если на любом уровне у согласующего статус «Не активен», он подменяется на заместителя.

   Этап 3. Задания руководителям и гендиректору

   Каждый согласующий получает задание с кнопками «Согласовать» или «Отклонить»(с комментарием). Отклонение обрабатывается так же, как в процессе отпусков.

1. Этап 4. После успешного согласования

   Заявитель получает уведомление: «Счет согласован и направлен в бухгалтерию».

1. Система автоматически:

   • создает карточку счета в CRM (раздел «Сделки» – «Воронка» – «Оплата счета»);

1. • сохраняет файл счета на диск в папку «Счета на оплату» - подпапку контрагента;

1. • создает дело с крайним сроком, равным сроку оплаты.

   Этап 5. Действия бухгалтера

   Бухгалтер меняет стадию счета на «Оплачен» или «Не оплачен» (во втором случае — с указанием причины). После этого все участники процесса получают уведомление.

1. Настроили процесс « Согласование коммерческих предложений, входящих и исходящих документов »

   Этап 1. Заявитель заполняет форму

   Сначала выбирается тип документа: входящий, исходящий или коммерческое предложение (КП). При запуске можно сразу указать регистрационный номер контрагента и дату регистрации от контрагента. Затем прикрепляется файл корреспонденции или КП.

1. Этап 2. Обработка группой «Корреспонденция», если входящее письмо

   Система создает задание группе «Корреспонденция» с крайним сроком 5 рабочих дней. После выполнения задачи она отправляется постановщику на проверку, и постановщик обязан принять задачу.

1. Этап 3. Отклонение на любом этапе, если исходящее письмо или КП

   Если документ отклонен, заявитель получает задание на доработку с кнопкой «Приступить».

1. В задании указано, кто отклонил документ, и причина отклонения (в комментарии). После внесения правок и прикрепления нового файла процесс запускается заново.

   Этап 4. Полное согласование, если исходящее письмо или КП

   Когда все участники согласования одобрили документ, заявитель получает уведомление в колокольчик и всплывающее сообщение. Также в ленте новостей появляется задание на загрузку подписанного скана.

1. Этап 5. Финальные шаги

   Заявитель загружает подписанный скан и указывает:

   • регистрационный номер получателя;
   • дату регистрации;
   • срок действия (только для КП);
   • при необходимости — пояснение.

   После этого процесс обработки документа считается завершенным.

   Хранение результатов

   Вся информация сохраняется в реестре, где название записи совпадает с внутренним регистрационным номером документа. В реестре доступны все файлы (включая подписанный скан) и виден текущий статус обработки.

Результат внедрения

1. Обеспечение полной прозрачности процессов

   Любой счет, заявление на отпуск или входящий документ доступен в едином реестре. Ничего не теряется, а поиск занимает меньше времени.

2. Рост скорости согласований

   Все действия фиксируются в системе, поэтому задания не теряются между отделами, а риск пропустить согласование или важные комментарии стал минимальным.

3. Повышение эффективности работы команды

   Если ответственный имеет статус “Не активен”, задача автоматически перенаправляется сотруднику, который его замещает.

   Также, с многоуровневой системой внутрисистемных уведомлений и интеграцией с Telegram, сотрудник оперативно и гарантированно получает информацию о новых задачах.

4. Снижение нагрузки на сотрудников

   Система проходит по организационной структуре компании и самостоятельно определяет последовательность согласований. Ручной выбор не требуется.