Переход на электронный кадровый документооборот в Битрикс24 — кейс бренда косметики
Косметический бренд, выпускает продукты для макияжа и ухода.
Компания уже использовала Битрикс24 в работе, сотрудники привыкли к интерфейсу, а технические возможности системы позволяют расширить функционал, без установки дополнительного программного обеспечения.
В Битрикс24 есть все для реализации поставленной задачи клиента:
Программа работает по принципу «единого окна». Все процессы – от постановки задач до подписания приказа – происходят в одном месте.
Гибкость бизнес-процессов. Можно настроить любой маршрут согласования: если документ требует визы трех руководителей, система сама «проведет» его по цепочке.
Интеграция с Госключом. Это стало решающим фактором. «Госключ» позволяет подписывать документы квалифицированной электронной подписью (КЭП) бесплатно и прямо со смартфона. Это идеальный вариант для сотрудников, у которых нет возможности выпускать платные токены.
Организовать встречи с ответственными за данное направление сотрудниками. Совместно проанализировать какие именно документы требуют автоматизации, какие есть ограничения и требования со стороны действующего законодательства в кадровом электронном документообороте, как будет строиться процесс согласования и подписания кадровых документов индивидуально у клиента (кто согласовывает, кто проверяет, кто подписывает от лица Компании и т.д.).
Настроить API-взаимодействия между порталом Битрикс24 и сервисом «Госключ». Организовать сопровождение клиента на всех шагах настройки интеграции: от получения одобрения заявки на подключение сервиса, до получения машиночитаемой доверенности на лицо, подписывающее документы.
Настроить шаблоны документов и маршруты согласования для каждого вида документа
Подготовить письменные инструкции для сотрудников, а также провести онлайн-встречи с демонстрацией процесса создания и подписания документа, с последующим предоставлением записей встреч.
Подготовили заявку в Битрикс24 на подключение к Госключу и организовали онлайн-сопровождение клиента на всех шагах получения API-ключа.
Получение API-ключа требует от клиента действий через официальный профиль компании на Госуслугах, поэтому мы не запрашивали персональные доступы. Вместо этого мы полностью контролировали и сопровождали каждое действие клиента в формате онлайн-подключения, подсказывая и разъясняя необходимость этих действий.
Таким образом клиенту не нужно было самостоятельно изучать документацию по настройкам инструмента, а получение API-ключа действительно заняло минимальное количество времени.
В итоге была создана доверенность на Госуслугах на руководителя компании для получения API-ключа. Для этого потребовался аккаунт организации на Госуслугах и усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
После получения доверенности мы помогли добавить руководителя на Технологический портал для того, чтоб он смог выпустить API-ключ для подключения Госключа в Битрикс24.
Дальнейшие действия на Госуслугах производились уже от профиля самого руководителя как физического лица.
Полученный сгенерированный API-ключ мы смогли самостоятельно активировать в разделе КЭДО+Госключ при первом создании тестового документа. Нужно учитывать, что данный API-ключ действует 6 месяцев с даты генерации. Поэтому процесс его получения нужно повторять каждые полгода. При этом, Битрикс24 заранее напомнит о том, что срок действия ключа подходит к концу.
В данном случае, у клиента подписывать кадровые документы имеет право не только генеральный директор, но и уполномоченное лицо. В связи с этим, помимо стандартных шагов подключения инструмента КЭДО+Госключ, мы прошли дополнительные, а именно: получение машиночитаемой доверенности на сайте ФНС для уполномоченного лица. Без данного ключа, а также без обезличенной подписи подписание документов в КЭДО+Госключ не руководителем было бы невозможно.
Настроили шаблоны документов в Битрикс24
В разделе КЭДО+Госключ есть возможность настраивать неограниченное количество шаблонов документов, которые могут использоваться как самим сотрудником (различные заявления и служебные записки), так и от лица компании (трудовые договора, кадровые приказы и распоряжения).
Таким образом были настроены 20 шаблонов для сотрудников и для компании. Для каждого шаблона были настроены поля для автоматического заполнения и заполнения при создании документа, а также маршрут согласования в зависимости от подразделения и вида документа.
Провели организационные встречи с HR-специалистами, которые будут отвечать за работу данного блока
В ходе встреч протестировали процесс согласования и подписания тестовых документов, процесс подписания штатным сотрудником в Госключе, а также обучили работе с данным разделом Битрикс24 и его возможностям для кадрового сотрудника.
Подготовили подробные текстовые инструкции
В инструкциях содержится подробная информация по процессу создания и подписания документов в КЭДО+Госключ, а также по установке самого приложения Госключ на устройства сотрудников.
Провели две обучающие онлайн-встречи в формате вебинаров со всеми сотрудниками компании
Подробно рассказали о работе с кадровыми документами, продемонстрировали весь процесс создания, согласования и подписания документов, а также дали возможность каждому сотруднику прямо на встрече создать тестовый документ, подписать его и отправить на согласование, а также получить уведомление о статусе согласования.
Скорость согласования выросла в 10 раз. Если раньше на подписание заявления уходило до 4 дней, то теперь процесс занимает от 15 минут до пары часов. Сотрудник нажимает кнопку в Битрикс24, получает push-уведомление в «Госключе», подписывает – и документ мгновенно возвращается в HR-отдел.
Повышение прозрачности кадрового документооборота. В любой момент времени HR-менеджер видит, на каком этапе находится документ: «на согласовании у руководителя», «ожидает подписи сотрудника» или «подписан».
Упрощение поиска и безопасное хранение кадровых документов. Все подписанные документы автоматически сохраняются в электронном «Сейфе» на портале. Теперь поиск любого приказа за прошлый год занимает секунды, а не часы перекладывания папок в архиве.
