Автоматизация регистрации
сделок партнеров в Битрикс24:
кейс IT-компании
Задача клиента
Клиенту необходимо было автоматизировать процесс регистрации сделок партнеров в CRM Битрикс24 для того, чтобы исключить возможность регистрации сделок раньше времени и минимизировать случаи, когда партнеры пропускают сроки регистрации из-за отсутствия напоминаний.
О клиенте
IT-компания, занимается разработкой, развитием и поддержкой продуктов для защиты, ускорения и обеспечения доступности веб-приложений
Проблема
На момент обращения процесс регистрации сделок партнеров в системе не был регламентирован и автоматизирован.
По этой причине возникали ситуации, когда партнеры запускали процесс регистрации до ее фактического начала, либо, наоборот, из-за отсутствия писем-напоминаний пропускали сроки и не регистрировались.
По этой причине возникали ситуации, когда партнеры запускали процесс регистрации до ее фактического начала, либо, наоборот, из-за отсутствия писем-напоминаний пропускали сроки и не регистрировались.
Необходимо сделать регистрацию партнерских сделок предсказуемой и контролируемой? Обратитесь за консультацией, чтобы узнать возможности автоматизации в Битрикс24.
Почему выбрали Битрикс24
Компания уже использовала Битрикс24 в работе со сделками, были настроены воронки продаж и автоматизация. Функционал системы позволяет решить поставленную клиентом задачу: настроить бизнес-процесс по отправке писем в зависимости от воронки и типа сделки, ставить паузы на основе указанных дат и отправлять контрольные напоминания с возможностью обновления даты отправки при изменении срока регистрации.
Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?
- Настроить бизнес-процесс «автоматизация регистрации сделок партнеров»
Что было сделано
Настроили бизнес-процесс «Автоматизация регистрации сделок партнеров»
Бизнес-процесс запускается при создании/изменении сделки. Далее происходит проверка воронки и стадии - сделка должна быть «в работе».
- В пользовательское поле «Ответственный контакт партнера» занесён контакт. С помощью действия «Получить информацию об элементе CRM» получаем имя и email ответственного контакта.
- Далее происходит проверка типа сделки - должен быть «Ресселер». Если тип сделки указан другой, то бизнес-процесс завершается.
- На следующем этапе система проверяет отправлялось ли первое письмо. Если техническое пользовательское списочное поле «Отправлялось ли первое письмо» не равно «да», значит, письмо не отправлялось.
- Далее происходит проверка заполнения двух полей: «Ответственный контакт партнера» и «Срок регистрации».
- Поле дата регистрации (текущая дата) заполняется автоматически с помощью формулы {{=dateadd({{Дата регистрации}}, а {{Срок регистрации}}&"d")}} подставляется в поле «Дата окончания регистрации».
- Заносим срок регистрации в техническое поле и отправляем письмо. После этого значение в поле «отправлялось ли первое письмо» становится равно «да».
- С помощью формулы {{=dateadd({{Дата окончания регистрации}}, "-30d")}} ставим паузу до даты, когда будет оставаться 30 дней до окончания регистрации.
- После окончания паузы проверяем, закрыта ли сделка и отправляем второе письмо.
Третье письмо отправляется по такому же алгоритму за 3 дня до даты окончания регистрации, а четвертое в день окончания регистрации.
Настроили сценарий бизнес-процесса при изменении сделки
На пятом этапе осуществляется проверка, отправлялось ли уже первое письмо:
- С помощью формулы {{=dateadd({{Дата окончания регистрации}}, "-30d")}} ставим паузу до даты, когда будет оставаться 30 дней до окончания регистрации.
- После окончания паузы проверяем, закрыта ли сделка и отправляем письмо. Аналогично отправляем третье письмо за 3 дня до окончания регистрации и четвертое в день окончания.
- Если письмо уже отправлялось, проверяем, менялся ли срок регистрации. В случае изменения срока регистрации, прерываем все процессы шаблона, кроме текущего. Далее вычисляем новую дату окончания регистрации, а новый срок регистрации заносим в техническое поле.
- С помощью формулы {{=dateadd({{Дата окончания регистрации}}, "-30d")}} ставим паузу до даты, когда будет оставаться 30 дней до окончания регистрации.
- После окончания паузы проверяем, закрыта ли сделка и отправляем письмо. Аналогично отправляем третье письмо за 3 дня до окончания регистрации и четвертое в день окончания.
- Если срок регистрации не менялся, бизнес-процесс завершается.
Результат внедрения
Повышение прозрачности процесса и контроль регистрации партнерских сделок. Компания получила единый и управляемый процесс регистрации партнерских сделок без необходимости контролировать сроки вручную.
Партнеры своевременно получают информацию о возможности регистрации и изменениях по срокам, благодаря чему снижается риск пропущенных дедлайнов, несвоевременной регистрации и связанных с этим спорных ситуаций. Менеджеры при этом могут сосредоточиться на работе со сделками, не тратя время на ручную коммуникацию.
Требуется настроить понятный сценарий регистрации партнерских сделок с автоматическими напоминаниями? Обратитесь за консультацией, и мы предложим решение, подходящее под специфику вашего бизнеса.
Нужно снизить количество ошибок и спорных ситуаций при регистрации сделок партнерами?
Оставьте свою заявку. Мы перезвоним в рабочее время.