Прозрачная регистрация сделок партнеров в Битрикс24 — кейс IT-компании

О клиенте

IT-компания, занимается разработкой, развитием и поддержкой продуктов для защиты, ускорения и обеспечения доступности веб-приложений

Почему выбрали Битрикс24

Компания уже использовала Битрикс24 в работе со сделками, были настроены воронки продаж и автоматизация. Функционал системы позволяет решить поставленную клиентом задачу: настроить бизнес-процесс по отправке писем в зависимости от воронки и типа сделки, ставить паузы на основе указанных дат и отправлять контрольные напоминания с возможностью обновления даты отправки при изменении срока регистрации.

Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?

1. Настроить бизнес-процесс «автоматизация регистрации сделок партнеров»

Что было сделано

1. Настроили бизнес-процесс «Автоматизация регистрации сделок партнеров»

1. Бизнес-процесс запускается при создании/изменении сделки. Далее происходит проверка воронки и стадии - сделка должна быть «в работе».

   • В пользовательское поле «Ответственный контакт партнера» занесён контакт. С помощью действия «Получить информацию об элементе CRM» получаем имя и email ответственного контакта.

2. • Далее происходит проверка типа сделки - должен быть «Ресселер». Если тип сделки указан другой, то бизнес-процесс завершается.

   • На следующем этапе система проверяет отправлялось ли первое письмо. Если техническое пользовательское списочное поле «Отправлялось ли первое письмо» не равно «да», значит, письмо не отправлялось.

   • Далее происходит проверка заполнения двух полей: «Ответственный контакт партнера» и «Срок регистрации».

   • Поле дата регистрации (текущая дата) заполняется автоматически с помощью формулы {{=dateadd({{Дата регистрации}}, а {{Срок регистрации}}&"d")}} подставляется в поле «Дата окончания регистрации».

   • Заносим срок регистрации в техническое поле и отправляем письмо. После этого значение в поле «отправлялось ли первое письмо» становится равно «да».

   • С помощью формулы {{=dateadd({{Дата окончания регистрации}}, "-30d")}} ставим паузу до даты, когда будет оставаться 30 дней до окончания регистрации.

   • После окончания паузы проверяем, закрыта ли сделка и отправляем второе письмо.

   Третье письмо отправляется по такому же алгоритму за 3 дня до даты окончания регистрации, а четвертое в день окончания регистрации.

3. Настроили сценарий бизнес-процесса при изменении сделки

   На пятом этапе осуществляется проверка, отправлялось ли уже первое письмо:

   • Если письмо уже отправлялось, проверяем, менялся ли срок регистрации. В случае изменения срока регистрации, прерываем все процессы шаблона, кроме текущего. Далее вычисляем новую дату окончания регистрации, а новый срок регистрации заносим в техническое поле.

   После этого отправляем письмо об изменении срока регистрации, ставим паузу и отправляем последующие письма по следующему алгоритму:

   • С помощью формулы {{=dateadd({{Дата окончания регистрации}}, "-30d")}} ставим паузу до даты, когда будет оставаться 30 дней до окончания регистрации.

   • После окончания паузы проверяем, закрыта ли сделка и отправляем письмо. Аналогично отправляем третье письмо за 3 дня до окончания регистрации и четвертое в день окончания.

   • Если срок регистрации не менялся, бизнес-процесс завершается.

Результат внедрения

Повышение прозрачности процесса и контроль регистрации партнерских сделок. Компания получила единый и управляемый процесс регистрации партнерских сделок без необходимости контролировать сроки вручную.

Партнеры своевременно получают информацию о возможности регистрации и изменениях по срокам, благодаря чему снижается риск пропущенных дедлайнов, несвоевременной регистрации и связанных с этим спорных ситуаций. Менеджеры при этом могут сосредоточиться на работе со сделками, не тратя время на ручную коммуникацию.