AI-инструменты и BI-аналитика в Битрикс24 для повышения эффективности отдела продаж — кейс из сферы туризма
О клиенте
«Anywayanyday» - одно из крупнейших российских онлайн-агентств путешествий, предоставляющее сервисы для поиска и покупки авиа- и ж/д билетов, а также бронирования отелей.
Почему выбрали Битрикс24
Компания уже использовала Битрикс24, поэтому внедрение дополнительных BI-систем и AI-инструментов не требовалось. Для решения, поставленных клиентом задач принято решение использовать встроенные в систему инструменты:
- BI-конструктор — для визуализации данных и создания постоянных дашбордов по ключевым бизнес-показателям.
- BitrixGPT — для оперативного доступа к данным через запросы на естественном языке и интеллектуальной интерпретации цифр.
Такой подход позволил не наращивать инфраструктуру, а использовать уже имеющиеся данные сделок, звонков, задач и встреч.
Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?
Настроить единый дашборд по всем ключевым показателям компании
Комплексный дашборд будет включать в себя три раздела: текущее распределение сделок, анализ по базам (источникам лидов) и анализ по менеджерам
Настроить два режима работы с данными в BitrixGPT: оперативный помощник в общем чате и помощник в BI-конструкторе
Что было сделано
Настроить дашборд « Отчет по сделкам »
Разработали единый дашборд, который агрегирует все ключевые показатели компании и включает три тематических раздела.
Раздел 1. Текущее распределение сделок
Содержит:
- количество сделок по каждой стадии воронки;
- среднюю длительность нахождения сделки на каждом этапе;
- распределение сделок по источникам и ответственным менеджерам;
- отдельную таблицу по сделкам, переданным в отдел ключевых клиентов (с указанием сумм, длительности и источника).
Этот раздел дает картину текущей загрузки и позволяет выявить точки застоя.
Раздел 2. Анализ по базам (источникам лидов)
В этом разделе зафиксировано:
- общее количество сделок по каждому источнику;
- количество оплаченных заказов;
- конверсию из сделки в оплату;
- среднюю длительность прохождения стадий в разрезе источника и менеджера.
Раздел предназначен для оценки эффективности каждой внешней базы и сравнения источников по скорости и результативности.
Раздел 3. Анализ по менеджерам
Этот раздел включает:
- полный реестр активных сделок по каждому ответственному;
- перечень просроченных дел и задач внутри сделок;
- сводку по общему количеству сделок в работе и количеству просрочек.
Раздел обеспечивает контроль нагрузки и дисциплины каждого сотрудника.
Настроили два режима работы с данными в BitrixGPT - аналитическом ассистенте, встроенном в экосистему Битрикс24
Режим 1. Оперативный помощник в общем чате
Этот режим предназначен для ситуаций, когда пользователю нужны выборочные данные по всей системе без привязки к заранее подготовленному отчету. Ассистент работает напрямую с данными CRM (сделки, лиды, компании, звонки, задачи, встречи) за указанный период и выдает результат в чате.
Последовательность работы
- Постановка задачи естественным языком
Пользователь описывает запрос обычными словами без технических деталей.
Примеры:
- «недозвоны по менеджерам за последние 3 месяца»;
- «сделки по стадиям за июль»;
- «распределение сделок по воронкам»;
- «заполненность полей сделок по ответственным».
При неоднозначности формулировки ассистент уточняет параметры: период, ответственных, конкретную воронку или стадию.
2. Сбор и агрегация данных
По определенным параметрам система извлекает из Битрикс24:
- сделки и их суммы (с учетом валют и статусов закрытия);
- лиды и компании;
- звонки, встречи, недозвоны и отказы;
- динамику показателей (рост/падение) в сравнении с предыдущими периодами;
- распределение по менеджерам, воронкам и стадиям.
3. Выявление проблемных зон
Ассистент не выдает сырые цифры, а формирует смысловые выводы:
- у кого из менеджеров наибольшее количество недозвонов;
- на какой стадии конкретный сотрудник теряет больше всего сделок;
- какие показатели ухудшились по сравнению с прошлым периодом;
- какие поля сделок менеджеры систематически не заполняют.
Это позволяет сразу направить внимание руководителя на критические точки.
4. Выдача результата
Информация предоставляется в двух форматах: краткая сводка в тексте чата или файл по запросу пользователя (Excel-таблица с детализацией по менеджерам и периодам, ссылка на файл на Диске или заполненный отчет по полям и воронкам).
Типовые отчеты, доступные в этом режиме:
- недозвоны, звонки и встречи по менеджерам за период с динамикой;
- сделки по менеджерам, воронкам и стадиям с анализом переходов между этапами;
- суммы выручки по ответственным с учетом валют и закрытых сделок;
- заполненность полей сделок;
- сравнительная статистика по конкретному сотруднику или отделу в целом.
Режим 2. Помощник в BI-конструкторе (работа с готовым дашбордом)
Этот режим активируется, когда пользователь открывает конкретный отчет BI-конструктора. BitrixGPT не собирает данные заново, а анализирует то, что уже визуализировано в текущем дашборде. Задача — помочь ориентироваться в структуре отчета, понимать метрики и находить ответы на бизнес-вопросы без ручного изучения всех графиков.
Функциональные возможности
- Поиск нужного отчета
Пользователь описывает, что хочет узнать (например, показатели по продажам, задачам или эффективности команды), и ассистент подбирает соответствующий дашборд из числа уже настроенных. Это актуально, когда количество отчетов велико и запомнить назначение каждого затруднительно.
2. Объяснение структуры отчета
BitrixGPT рассказывает:
- какие показатели и графики содержит дашборд;
- какие ключевые метрики в нем заложены;
- за какой период построен отчет.
Пользователь быстро понимает, насколько данный дашборд отвечает его вопросу.
3. Ответы на вопросы по данным
Ассистент интерпретирует цифры в контексте бизнес-задачи:
- общее количество и сумма сделок за период;
- динамика по месяцам;
- влияние конкретных сотрудников на общий результат;
- наличие аномалий;
- лучшие и худшие показатели с указанием позиций.
4. Анализ причин изменения метрик
Если показатель снизился, BitrixGPT помогает определить причину:
- за счет падения доли в общей структуре;
- из-за динамики во времени;
- из-за работы конкретных участников или направлений.
Это превращает дашборд из статичной картинки в инструмент диагностики.
5. Фильтрация данных
Отчет может быть пересчитан под новые условия — по периоду, отделу, ответственному или статусу — в пределах тех возможностей фильтрации, которые заложены в самом дашборде.
Принципы работы:
Сначала структура, потом цифры. Прежде чем отвечать на вопрос, ассистент разбирается в устройстве отчета: какие метрики в нем есть и как они связаны. Это исключает поверхностные ответы.
Только актуальные данные. Все показатели берутся из текущего состояния дашборда, а не из сохраненных ранее значений. Это гарантирует работу с последней версией цифр.
Уточнение неоднозначностей. Если вопрос можно интерпретировать по-разному (неясен отчет или разрез данных), ассистент уточняет параметры, а не подставляет значения наугад.
Результат внедрения
Сокращение времени на подготовку управленческих отчетов.
Теперь подготовка аналитики занимает не несколько часов, а 1-2 минуту, которые требуются, чтобы сформулировать запрос в чат.
Повышение прозрачности работы отдела продаж.
Внедрение объективной системы оценки менеджеров по двум параметрам: результативность (суммы и конверсия) и дисциплина (просроченные дела).
Оптимизация бюджета на рекламу.
Ранжирование внешних баз по конверсии и скорости прохождения стадий. Клиент перераспределил бюджет на закупку лидов в пользу более эффективных источников.
