Автоматизация учета оплаты
в сделках в Битрикс24: кейс производителя оборудования и систем для электроэнергетики

При наличии каталога в системе менеджеры могут его использовать в работе с лидами и сделками, а руководитель отслеживать сводную аналитику по продукции

На этапе работы с лидами Битрикс24 не позволяет задать обязательность полю «Товары», но при этом их заполнение является обязательным для клиента было необходимым. Для решения этой задачи мы немного изменили логику проверки данного поля.

В случае, если при перемещении лида на стадию «Планируемый к запуску портфель», данное поле не заполнено, то менеджер получает уведомление в виде личного сообщения в мессенджер от бота о том, что для перехода на эту стадию типы продукции должны быть заполнены. Одновременно лид возвращается на предыдущую стадию.

Таким образом, менеджеры стали вносить все необходимые данные уже на финальных этапах работы с лидами, а при конвертации их в сделки эта информация передавалась в нужные пользовательские поля.

Все данные по сделке для удобства менеджеров разбили по блокам:

1 блок «Общая информация». В данном блоке вывели основные сведения о сделке – название, стадия, клиент и ответственный менеджер, наблюдатели. Эти поля заполняются автоматически при создании сделки. Данные в них переносятся из исходного лида.

2 блок «Данные о продукции». В этом блоке находятся поля «Типы продукции» и «Примечание к типам продукции». Они также переносятся из лида в момент создания сделки или могут быть скорректированы вручную менеджером.

3 блок «Данные о сумме и оплате». В данном блоке собраны поля с информацией о типе оплаты, общей сумме, а также планируемых суммах предоплат/постоплат в зависимости от выбранного типа оплат, и плановых датах оплат.

Учитывая, что в сделках могут применяться индивидуальные форматы оплат, как с фиксированным процентным разделением (50%/50%, 70%/30%, 20%/80% и т.д.), так и с произвольным разделением на части, настройками автоматизации перерасчета полей были предусмотрели различные сценарии их заполнения.

Если менеджер выбирает один из фиксированных типов оплаты, то общая сумма автоматически разбивается на указанные части и вносится в поля предоплат/постоплат. При этом, ручная корректировка плановых оплат недоступна. Менеджер может только указать плановые даты поступления всех частей общей суммы сделки.

Если же менеджер выбирал тип оплаты «Аванс и постоплата», то этот сценарий позволяет ему разнести сумму по предоплатам/постоплатам вручную в зависимости от индивидуально согласованных с клиентом траншей. Для этого в карточке сделки выведены одно поле для постоплаты и два поля для предоплаты и второй предоплаты.

Поскольку спецификой данной компании было то, что по каждому заказу могут приниматься до 10 предоплат и постоплат, для каждого такого транша создано отдельно поле. Это необходимо для контроля и учета каждой такой частичной оплаты. Соответственно, если по сделке согласован индивидуальный сценарий оплаты, который может включать большее количество предоплат/постоплат, то менеджер использует дополнительные поля для третьей, четвертой и т.д. предоплаты/постоплаты, которые в изначальном представлении карточки сделки были скрыты, чтобы не делать ее громоздской. Для показа дополнительных полей достаточно нажать вверху блока полей «Изменить», и в режиме редактирования появятся новые поля для внесения дополнительных оплат.

Вместе с указанием суммы предоплаты/постоплаты менеджер также может устанавливать планируемую дату оплаты. В соответствии со значением этого поля система в последствии напоминает менеджеру о контроле факта каждой частичной оплаты или о просрочке платежей.

4 блок «Данные о фактической оплате». В данном блоке собраны поля «Всего оплачено», «Общий остаток по оплате», «Общая задолженность», а также поля с фактическими датами предоплат/постоплат.

Первые три поля заполняются автоматически и рассчитываются на основе заполнения плановых и фактических оплат. В полях фактических оплат менеджер фиксирует дату поступления каждой частичной предоплаты/постоплаты. В зависимости от этого, значения в рассчитываемых полях пересчитываются и обновляются автоматически при каждом изменении сделки.

Таким образом, поле «Всего оплачено» содержит общую сумму оплат, по которым уже заполнены фактические даты оплат. Если менеджер заполняет дату фактической оплаты, то сумма этой оплаты автоматически добавляется в поле «Всего оплачено». Если менеджер ошибочно вносит дату в поле фактической оплаты, а затем удаляет ее, то соответствующая сумма оплаты вычитается из поля «Всего оплачено».

Поле «Общий остаток по оплате» содерит общую сумму оплат, чья плановая дата еще не подошла. Если ни одна из оплат еще не была зафиксирована и ни одна дата оплаты еще не подошла, то в поле фиксируется значение, равное общей сумме сделки.

Поле «Общая задолженность» содержит общую сумму просроченных оплат (оплат, чья плановая дата уже прошла, в фактическая дата оплаты не заполнена). При этом, важным условием является то, что в учет задолженности не должны входить ожидаемые суммы оплат, чьи плановые даты еще не подошли. А при изменении истекшей плановой даты оплаты ожидаемая сумма должна вычитаться из общей задолженности.

Также для обеспечения контроля оплат, за день до планируемой оплаты, в день оплаты, а также на следующий день после каждой просроченной оплаты менеджер получает соответствующие уведомления в виде личного сообщения от бота уведомлений.

Дашборд «Оплаты по сделкам» содержит табличные данные с общей информацией по сделкам, а также отдельно выводит выборку по ближайшим ожидаемым оплатам, фактическим оплатам за выбранный период и просроченным платежам на текущий момент. При этом, в выборке учитываются все плановые и фактические даты частичных платежей. Если дата какого-то платежа не попадает в выбранный временной период, она не учитывается в общей сумме выборки.

Дашборд «Аналитика по типам продукции» выводит количественные данные по каждому виду продукции и по статусу его производства: в работе, ожидает отгрузки, отгруженные и т.д.

Для удобства работы менеджеров дополнительно подготовлена детальная инструкция, которая пошагово описывает процесс работы с лидами и сделками, правила заполнения полей и учета оплат.