Разграничение прав доступа и отдельные воронки в Битрикс24 - кейс IT-компании

О клиенте

NGENIX - IT-компания, которая занимается развитием облачной платформы с удобным клиентским порталом и профессиональной поддержкой. Защищает от DDoS, ботов и взломов. Ускоряет загрузку сайтов и помогает справляться с пиковой нагрузкой.

Почему выбрали Битрикс24

Компания уже использовала Битрикс24 – в системе было несколько воронок продаж, с которыми одновременно работали сотрудники разных подразделений: менеджеры отдела продаж и инженеры технического отдела. Требовалось расширить функционал системы и обеспечить гибкую систему прав доступа к данным по сделкам в CRM.

Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?

1. Настроить отдельные воронки в CRM для инженеров технических отделов и разграничить права доступа с помощью бизнес-процесса

Что было сделано

1. Добавили в структуру компании 2 отдела

   Для отделов создали роли и настроили права доступа таким образом, чтобы сотрудники разных отделов сопровождения видели только свои сделки, так как для одного отдела источником сделки является воронка новых клиентов, а для второго – действующих.

1. В двух воронках на первых стадиях настроили создание сделок в воронке для инженеров

   Список ответственных разный в зависимости от исходной воронки. В новую сделку пробрасываются ключевые для работы инженеров поля (вместе с id исходной сделки для дальнейшей автоматизации). Для этих полей созданы технические поля, в которые дублируются значения оригинальных полей. Предусмотрен сценарий, когда исходная сделка возвращается на первую стадию. В этом случае новая сделка в воронке инженеров не создается.

1. После создания сделки в воронке инженеров в созданную сделку добавляется название компании из реквизитов. Это сделано через бизнес-процесс, так как у инженеров не должно быть доступа к компаниям. Для работы им достаточно знать название компании.

1. Далее в зависимости от тарифа в исходной сделке на почту инженеру и аккаунт-менеджеру (ответственный из оригинальной сделки) приходит письмо с заданием на создание аккаунта.

   При изменении сделки запускается шаблон автоматизации. Проверяется воронка, в которой были изменены поля (исходная или воронка инженеров).

   Если изменили сделку в воронке инженеров, проверяется, кем были внесены изменения. Если изменения внес инженер, из технических полей возвращаются значения тех полей, которые инженер не имеет права менять по регламенту. Если изменения внес ответственный из основной сделки или пресейл-менеджер, изменения фиксируются в техническом полей. Далее подставляется название компании и проверяется, заполнен ли id аккаунта.

   Если аккаунт заполнен, его значение отправляется в оригинальную сделку.

1. Если изменения внесены в оригинальную сделку, значения полей из этой сделки отправляются в сделку в воронке инженеров.

Результат внедрения

1. Снижение операционных рисков.

   Разграничение прав доступа позволило снизить риск потери важных данных и нарушения рабочих процессов из-за случайных или несанкционированных изменений в CRM, обеспечив более стабильную работу компании.

2. Повышение эффективности взаимодействия между отделами.

   Инженеры получили доступ к информации, необходимой для выполнения своих задач, без вмешательства в основные воронки продаж. Это позволило разграничить зоны ответственности сотрудников и сделать совместную работу технического и коммерческого отделов более управляемой.