Формирование и учет клиентских договоров в Битрикс24 - кейс производственной компании
О клиенте
«КРОМ-МЕТ» специализируется на механической обработке металлических изделий. Проектирует и производит сложное нестандартное промышленное оборудование с полным циклом обработки металлов для ключевых отраслей промышленности.
Компания активно использует CRM для организации полного цикла работы с заказами клиентов: от холодной проработки базы, категоризации клиентов, выявления потребностей в профильных услугах, до проработки заказов и контроля производственного процесса. В рамках длительного партнерства с нашей компанией заказчику были настроены разноплановые процессы по автоматизации блока CRM, включая автоматизацию в воронке лидов, во взаимосвязанных воронках сделок, сквозные бизнес-процессы и смежные смарт-процессы.
Почему выбрали Битрикс24
Компания уже активно использует Битрикс24 в работе отдела продаж и в рамках производственного процесса. На его базе создана разветвленная система взаимосвязанных автоматических процессов для работы с клиентской базой, лидами, сделками. Поэтому для создания динамичного реестра клиентских договоров, который может быть связан непосредственно с этапами проработки заказа, был сразу выбран именно Битрикс24. К тому же, он имеет широкий функционал, позволяющий вести учет и хранение клиентских договоров, автоматически обновлять и пополнять реестр новыми данными, встраивать его в другие процессы CRM.
Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?
Создать реестр на базе списочного смарт-процесса и наполнить базу уже имеющихся клиентских договоров
Настроить автоматизацию формирования договоров и спецификаций в воронке сделок на этапе «Подготовка документов» через связанный смарт-процесс
Связать реестр с воронкой сделок для проверки имеющихся в реестре данных и привязки действующих договоров к заказу клиента
Настроить шаблоны договоров и спецификаций и их автоматическую генерацию на этапе подготовки документов
Что было сделано
Создали реестр клиентских договоров на базе списочного смарт-процесса
От заказчика были получены материалы по действующим договорам с клиентами: номер и дата, вид договора, файл договора и спецификации к нему. Создан списочный смарт-процесс «Реестр договоров с клиентами», настроена карточка его элемента: созданы пользовательские поля с разными типами данных, настроены связки процесса со сделками и компаниями. Все действующие договора оформлены в виде отдельных элементов смарт-процесса и занесены в базу Битрикс24. Помимо основных полей карточки элемента настроены технические скрытые поля, в которых фиксируются вспомогательные данные для определения типов договоров, учета их нумерации и спецификаций.
Настроили смарт-процесс «Формирование договора»
Он включает в себя последовательный процесс генерации нужного шаблона договора в зависимости от типа сделки, его согласования внутри компании и с клиентом, а также подписания договора. Процесс запускается автоматически на определенном этапе воронки сделок в зависимости от различных условий: нужен ли договор по данному заказу, какой тип сделки и какой шаблон договора требуется (типовой, нетиповой). Пока проходит процесс согласования договора, сделка остается на текущей стадии и ожидает файл подписанного договора. После прохождения всех стадий согласования подписанный договор пробрасывается в карточку исходной сделки, к нему формируется спецификация, и сделка движется далее по воронке.
Связали два смарт-процесса сквозным бизнес-процессом в сделках
Благодаря настроенному бизнес-процессу внутри двух смарт-процессов и его связи со сквозным бизнес-процессом в сделках реализована возможность полностью автоматизировать поиск действующего договора и его загрузку в сделку — без ручной проверки менеджером.
Настроили автоматическую проверку и формирование договора на этапе «Подготовка документов»
Система сама проверяет, нужен ли договор по сделке. Если нет — сделка идет далее по воронке, минуя процесс поиска или формирования договора и создания спецификации. Если же договор нужен, система самостоятельно обращается к реестру договоров и ищет в нем нужный договор. Далее, если договор не найден, запускает процесс создания нового договора и впоследствии добавляет его в реестр. Все эти процессы выполняются моментально при переходе сделки на стадию «Подготовка документов» и не требуют от менеджера дополнительных ручных действий.
Настроили шаблоны договоров и спецификаций по типам сделок
В дополнение к созданному процессу настроены различные шаблоны договоров в зависимости от типа сделки (продажа товаров или услуг), а также отдельные виды спецификаций к этим договорам. Для них построены отдельные ветки автоматизации, которые генерируют нужный шаблон при соответствующих условиях заказа.
Трудности и их преодоление
Основной сложностью при настройке реестра и его связи с воронкой сделок был процесс встраивания дополнительной автоматизации в уже имеющийся разветвленный и сложный процесс автоматизации в сделках. Нужно было встроить в уже имеющийся процесс дополнительные ветки и условия автоматизации, вплести этапы поиска договора с клиентом в реестре либо создания и согласования нового договора в середину уже собранного сложного сценария обработки заказа. При этом нельзя было нарушить уже имеющиеся триггеры, обязательные поля и условия, которые вели каждую сделку по воронке полностью автоматически.
При всем этом данная воронка являлась рабочей — в ней параллельно с настройками продолжали вести работу менеджеры отдела продаж и руководители проектов. Поэтому необходимо было внедрить все дополнительные настройки, не нарушив рабочий процесс.
Учитывая все эти нюансы, с нашей стороны была четко определена этапность встраивания дополнительной автоматизации, и каждый шаг был изолирован от уже настроенных процессов. Только после проверки корректности отработки всех новых цепочек они были вплетены в уже рабочую автоматизацию.
Результат внедрения
В 4 раза быстрее подготовка документов.
Если раньше менеджеру требовалось до 15–20 минут на ручной поиск старых договоров, сверку реквизитов, генерацию нового шаблона и составление спецификации, то теперь этот процесс занимает в среднем от 1 до 3 минут. Система делает все сама в момент перехода сделки на нужный этап.
Нулевой процент человеческого фактора.
Полностью исключены ситуации, когда менеджер забыл прикрепить действующий договор, перепутал номера спецификаций или отправил клиенту устаревшую версию шаблона. Автоматика контролирует каждый шаг.
100% база в едином контуре.
Все исторические договоры компании больше не хранятся на локальных дисках или в почте сотрудников — они структурированы в едином смарт-процессе Битрикс24 с удобным поиском и привязкой к карточкам компаний.
Разгрузка сотрудников.
Менеджеры по продажам больше не отвлекаются на рутинные операции и поиск информации по прошлым сделкам. Время, сэкономленное на документообороте, команда теперь направляет на работу с клиентами и закрытие сделок.
В итоге компания получила прозрачный, управляемый и полностью автоматизированный инструмент учета клиентских договоров, который не требует лишних трудозатрат от команды.
