Бюджетный контроль при согласовании счетов в Битрикс24 - кейс хлебопекарного предприятия

О клиенте

«Шелковохлеб» — крупное хлебопекарное предприятие Московской области, занимающееся производством и реализацией хлебобулочных и кондитерских изделий.

На момент обращения компания использовала Битрикс24 ограниченно — в основном для внутренней коммуникации, проектной работы, постановки индивидуальных задач. Заказчик обратился с пожеланием постепенно внедрять автоматизацию во все внутренние процессы, и было принято решение в первую очередь автоматизировать процесс внутреннего согласования счетов от контрагентов. Важной особенностью этого процесса была потребность вести бюджетный контроль лимитов по бюджетным статьям.

Почему выбрали Битрикс24

Стандартный инструментарий автоматизации Битрикс24 полностью закрывает потребность в создании сложных, многоэтапных и разветвленных цепочек согласования. Система позволяет гибко настраивать логику движения счета. Кроме того, архитектура Битрикс24 обладает достаточной гибкостью для реализации уникальной логики заказчика без привлечения сложной и дорогостоящей разработки. Платформа позволяет создать кастомные реестры для ведения лимитов по бюджетным статьям. На базе этого инструментария настраивается автоматический пересчет финансовых показателей в режиме реального времени: от резервирования сумм при запуске нового счета и уменьшения фактического остатка до окончательного списания или мгновенного высвобождения средств в случае отклонения документа.

Реализация сквозного процесса внутри Битрикс24 исключает необходимость переключения между разрозненными программами и сервисами. Платформа объединяет в едином цифровом пространстве коммуникацию сотрудников по конкретному документу, непосредственное согласование и инструменты финансового контроля. Это обеспечивает абсолютную прозрачность процесса: каждый участник на своем этапе видит актуальный контекст — текущий остаток по бюджетной статье или величину превышения установленного лимита.

Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?

1. Создать смарт-процесс «Лимиты бюджетных статей» — реестр бюджетных статей с фиксацией фактических остатков и резервов по каждой статье

2. Настроить основной бизнес-процесс согласования счетов с выводом формы запуска в левое меню для быстрого доступа сотрудников

3. Связать лимиты бюджетных статей с основным бизнес-процессом согласования счетов

4. Создать на Общем диске папки для хранения согласованных и несогласованных счетов

5. Настроить сводную таблицу по всем счетам и их текущему статусу на базе BI-конструктора

Что было сделано

1. Создали и наполнили реестр лимитов бюджетных статей

   Реестр настроен на базе списочного смарт-процесса: каждый элемент содержит наименование бюджетной статьи, ЦФО, отчетный период, исходный лимит по статье, а также поля для фиксации данных о фактическом остатке и резерве бюджетных средств. При помощи импорта реестр был наполнен актуальными сведениями.

1. Создали основной бизнес-процесс согласования счетов

   Бизнес-процесс включает сценарий последовательного рассмотрения счета разными подразделениями, возможность возвращения его на доработку инициатору, а также возможность окончательного отклонения и прерывания процесса. Форма запуска выведена в левое меню — сотрудники запускают счета на согласование в один клик.

1. Связали процесс согласования с лимитами бюджетных статей

   Каждый раз при запуске нового счета на согласование система проверяет соответствующую бюджетную статью и фактический остаток средств по ней. Одновременно сумма счета резервируется: вычитается из фактического остатка по статье и переносится в резерв. Каждый участник процесса видит актуальный остаток по бюджетной статье и понимает, выходит ли счет за ее лимиты, — эта информация выводится в форме согласования каждого согласующего. Поскольку процесс согласования может быть длительным, и за это время могут быть созданы другие счета по той же статье, актуальные данные о фактическом остатке постоянно перепроверяются перед каждым последующим шагом согласования.

   Если счет проходит согласование и передается на оплату, зарезервированные средства окончательно вычитаются из фактического остатка бюджетной статьи. Если счет не согласован — зарезервированные средства возвращаются в доступный фактический остаток.

1. Настроили уведомления о превышении лимита

   Если счет на согласовании выходит за рамки бюджетных лимитов, процесс согласования не прерывается. Но его участники видят в форме согласования уведомление о том, что счет выходит за лимит, и конкретную сумму превышения.

1. Настроили автоматический архив счетов на Общем диске

   На Общем диске портала создана папка с вложенными подпапками отдельно для согласованных и несогласованных счетов. В процессе согласования, в зависимости от окончательного решения по счету, его файл автоматически попадает в соответствующую папку: отклоненные — в «Несогласованные», успешно прошедшие все стадии — в «Согласованные».

1. Собрали сводную таблицу по счетам в BI-конструкторе

   Вся информация по процессу фиксируется в карточке счета: когда создана заявка на согласование, какая служба и когда согласовала или отклонила счет, причина отклонения, итоговый результат. Для удобства руководителя все эти данные выводятся в формате сводной таблицы в настроенном BI-отчете — быстрый доступ к общему реестру счетов на согласовании и вся информация по процессу в разрезе каждого счета.

Трудности и их преодоление

Учитывая широкий функционал и возможности Битрикс24 в гибких настройках различных бизнес-процессов, смарт-процессов и всех уровней автоматизации, особых сложностей в процессе реализации проекта не возникало. Важно было захватывать движение средств по бюджетным статьям на каждом шаге длительного процесса согласования, не терять актуальные суммы и учитывать их при создании последующих заявок на согласование счета. Этой особенности было уделено особое внимание в процессе настройки.

Результат внедрения

Благодаря гибким возможностям Битрикс24 проект реализован плавно и без технических сложностей. Главным фокусом в работе стала сквозная финансовая логика: система в реальном времени отслеживает движение средств по бюджетам на каждом этапе долгого согласования, исключая риск кассовых разрывов или потери актуальных сумм.

1. Цифровой реестр лимитов.

   На базе смарт-процессов создана единая база бюджетных статей с привязкой к ЦФО и периодам. Импортированы все актуальные данные, настроены поля для учета исходных лимитов, фактических остатков и резервов. Финансовая служба в любой момент видит прозрачную картину по финансам.

2. Умный процесс согласования счетов.

   Настроен гибкий маршрут: последовательное рассмотрение разными отделами, возможность вернуть документ на доработку или окончательно отклонить.

3. Контроль бюджета в реальном времени.

   Как только запускается новый счет, система сверяет его со статьей расходов и резервирует сумму, временно списывая ее с доступного остатка. Каждый согласующий прямо в своем окне видит актуальный остаток и понимает, укладывается ли компания в бюджет.

   Поскольку согласование может занять время, система перепроверяет остатки перед каждым новым шагом, защищая от дублирующих или параллельных заявок.

4. Гибкая реакция на превышение лимитов.

   Если сумма счета больше доступного остатка, процесс не блокируется автоматически. Система выводит на экран предупреждение для участников с точной суммой превышения, оставляя решение за руководством.

5. Финализация средств.

   При успешной оплате зарезервированные деньги списываются окончательно. При отклонении счета деньги мгновенно возвращаются в доступный остаток бюджета.

6. Автоматический архив документов.

   На Диске портала создана четкая структура папок. Система сама раскладывает файлы по итогам процесса: успешно согласованные счета уходят в одну папку, отклоненные — в другую. Никакого ручного труда.

7. Прозрачная история и аудит.

   В карточке каждого счета фиксируется вся хронология: кто и когда подключался к процессу, причины возможных отказов и итоговый статус. Руководству легко мониторить текущую ситуацию по любой заявке в сводной таблице счетов.