Битрикс24 для HR: автоматизация инструментов под подбор персонала

До внедрения HR-менеджеры записывали контактную информацию, порядок взаимодействия в таблицах и в ежедневниках. Это было неудобно, потому что они тратили на это много времени и иногда ошибались. Из-за этого HR-специалисты иногда упускали хорошего соискателя.

Мы изучили задачи клиента, возможные сценарии общения с разными соискателями и превратили Битрикс24 в инструмент для подбора персонала. Портал настроен таким образом, что в дальнейшем некоторые процессы еще можно автоматизировать и адаптировать для организации мероприятий. Настройка портала условно делится на две части:

Основной бизнес-процесс запускается из живой ленты. На этом этапе менеджеру нужно выбрать из выпадающего списка подразделение и должность будущего сотрудника.

Выпадающие списки сделаны с помощью универсальных: сначала выбирается подразделение, затем должность в нём. Менеджер может добавить новое подразделение или должность — тогда количество обязательных для заполнения полей увеличивается и в согласовании принимает участие директор. Если он согласует, то новое подразделение и должность автоматически попадают в универсальный список.

Когда указываются уже существующие должности и подразделения, данные подтягиваются автоматически. Затем бизнес-процесс переводит сотрудника на страницу с формой, которую нужно заполнить для запуска процесса согласования новой вакансии. В зависимости от должности добавляются поля обязательные для заполнения.

Во всех вариантах обязательными считаются поля «Причина поиска сотрудника» и «Дополнительные этапы собеседования кандидатов». Если эти поля оставить пустыми, то система автоматически вернет задание. Из обязательных этапов формируется последовательность взаимодействия с соискателями. Например, если выбрать только тестирование без первичного собеседования, то в воронке для подбора кандидатов этап собеседования с HR-специалистом будет автоматически пропущен.

Когда форма заполнена, процесс уходит на согласование, а инициатор получает задание: проверить, правильно ли все заполнено. Задание приходит в форме блока html-кода, чтобы в случае ошибки сотрудник мог отредактировать форму. Правки и редактура на согласование не повлияют. Отдельно, например, можно прописать зарплату — она отобразиться при согласовании

Параллельно задание ставится сразу нескольким исполнителям в отделе персонала. Тот, кто первый возьмет задание в работу, тому поступят и все следующие. У остальных HR-менеджеров это задание пропадет. Задание также ставится руководителю отделу персонала: он утверждает того, кто будет заниматься подбором.

Согласование начинается с руководителя отдела, куда ищут нового сотрудника. Если он отсутствует, то ставится задание его заместителю: он назначается ответственного вместо руководителя. Сотрудник, которому поступила задание на согласование, может одобрить или не принять задание. Если задание не согласовано, то заявка с комментариями отправляется к инициатору.

Для подбора персонала мы создали две воронки: с вакансиями и кандидатами. В первую попадают согласованные вакансии — то, что мы описали выше. Во вторую — записываются кандидаты. Внутри обеих воронок — автоматизации с помощью бизнес-процессов. На каждом этапе подбора персонала система информирует специалиста, указывает, что ему необходимо сделать.

После того, как вакансия согласована, в воронке подбора создается сделка. В карточку вакансии подтягиваются все данные, которые мы согласовали, и 2 задания для HR-менеджера: добавить инициатора в наблюдатели и разместить вакансию на специальных площадках. Ссылки на опубликованные вакансии специалист отдела кадров добавляет в специальное поле в карточке и переводит в статус «Активная вакансия».

Когда появляются первые кандидаты, прямо из карточки вакансии менеджер может завести карточку «Новый кандидат» — она создается во второй воронке. Новых кандидатов можно заносить сразу в воронке кандидатов — кому как удобно. В карточка кандидата менеджер указывает зарплатные ожидания, опыт и всю информацию, нужную для отбора.

Все соискатели появляются в список в карточке вакансии: в нем отображается статус каждого кандидата: собеседование, тестирование или финальный кандидат.

Чтобы HR-менеджер видел этап взаимодействия с каждым клиентом, в карточки кандидатов записывается вся коммуникация и ставятся задания. Инициатору поиска нового сотрудника тоже будут приходить уведомления о кандидатах — так он будет в курсе всех претендентов, сможет посмотреть их резюме и участвовать в отборе.

В конце каждого этапа запускается бизнес-процесс: менеджера просят указать результаты общения. На каждом этапе они разные. Вся история коммуникации сохраняется в ленте карточки. На каждом этапе заказчику процесса также ставятся задании на обратную связь.

Когда сделка перемещается на этап «тестирование», специалисту по подбору приходит задание: отправить тестовое. На этом этапе письмо соискателю генерируется автоматически, по готовому шаблону. Менеджер может его отредактировать, вставить ссылку на тестовое и указывать дату обратной связи. Когда соискатель выполнит тестовое, то запускаются задания для инициатора и HR-менеджера: проверить тестовое и указать результат этапа соответственно. Если все хорошо, то процесс переходит на следующий этап.

Когда все задания выполнены и собеседования пройдены, руководителю поступает задание: поставить оценку кандидату, его профессиональным и личностным качествам.

Если на каком-нибудь этапе кандидату отказано, то его резюме перемещается в резерв. Если соискатель становится финальным кандидатом, ставится задание службой безопасности: проверить кандидата.

Все данные собираются в карточке. Когда мы попадаем на этап «Предложение работы», специалист отправляет оффер. Он составляется по данным, которые мы указывали на всех этапах воронки и оформляется в виде отдельного файла. Специалист проверяет, всё ли корректно, и отправляет оффер на согласование руководителю. После — сотруднику. Если кандидат соглашается, то сделка завершается успешно, если кандидат отказывается, то сделка провалена, а кандидат заносится в резерв.