Организационная структура компании: основы и значение для эффективного управления
Организационная структура помогает навести порядок в рабочих процессах компании. Она позволяет более эффективно распределять задачи, полномочия и ответственность, а также служит основой для выстраивания согласованной работы всех подразделений компании.
Содержание
Что такое организационная структура и какую роль она играет в бизнесе
Организационная структура – это инструмент менеджмента, который позволяет выстроить иерархию внутри компании и четко распределить зоны ответственности: кто кому подчиняется, кто ставит задачи и принимает ключевые решения, как выстраивается внутренняя коммуникация.
Например, в компании есть учредители, главный и исполнительный директор, руководители отделов и рядовые сотрудники. Организационная структура описывает уровни подчинения: рядовые сотрудники отчитываются перед руководителями отделов, те, в свою очередь, – перед директорами, а директора отвечают напрямую перед учредителями.
Главная функция оргструктуры – построение понятной схемы бизнес-процессов для координации действий всех участников и, как результат, – достижение общих целей компании.
Рассмотрим, зачем нужна оргструктура более подробно:
Организационная структура необходима любому предприятию, независимо от его размера, сферы деятельности и этапа развития. Но не существует универсальной модели управления, которая подошла бы всем компаниям. Перед тем, как начать ее разрабатывать, нужно принять во внимание:
Кроме этого, существует ряд правил для построения эффективной организационной структуры. Далее рассмотрим их более подробно.
Рассмотрим, зачем нужна оргструктура более подробно:
- Помогает создать прозрачную систему управления, где каждый сотрудник знает, что от него требуется, и за что он отвечает.
- Исключает дублирование функций и пробелы в обязанностях. Например, сотрудники Иван и Дмитрий оба сделали один и тот же отчет, думая, что это их ответственность. Или наоборот, отчет так и не был сделан, потому что каждый из них считал это задачей другого.
- Повышает производительность. За счет специализации и разделения труда сотрудники выполняют задачи быстрее, качественнее и с меньшими энергозатратами. Это улучшает результаты работы и сокращает издержки.
- Помогает установить порядок принятия решений и ускорить этот процесс. Оргструктура определяет каналы взаимодействия между отделами и сотрудниками, что устраняет лишние этапы согласования.
- Упрощает масштабирование бизнеса. Продуманная структура легко изменяется и дополняется новыми уровнями управления, что позволяет бизнесу быстро реагировать на изменения рынка.
Организационная структура необходима любому предприятию, независимо от его размера, сферы деятельности и этапа развития. Но не существует универсальной модели управления, которая подошла бы всем компаниям. Перед тем, как начать ее разрабатывать, нужно принять во внимание:
- масштаб бизнеса и планы его роста;
- текущие рыночные условия;
- цели и задачи компании;
- особенности взаимодействия внутри коллектива.
Кроме этого, существует ряд правил для построения эффективной организационной структуры. Далее рассмотрим их более подробно.
Принципы построения оргструктуры
При создании организационной структуры компании важно учитывать следующие принципы:
- Принцип единства целиВсе элементы структуры должны быть ориентированы на достижение общих целей бизнеса. Например, отдел маркетинга и продаж согласуют KPI для увеличения выручки.
- Принцип иерархичностиДолжны быть определены уровни управления и подчинения (от топ-менеджмента до линейных сотрудников), и их количество. Слишком сложная иерархия будет замедлять процессы принятия решений.
- Принцип разделения трудаКаждое подразделение должно выполнять определенные задачи в рамках своей специализации, что позволит минимизировать дублирование функций и улучшить общую производительность. Например, отдельный IT-отдел вместо «универсальных» сотрудников.
- Принцип единоначалияУ каждого подчиненного должен быть один непосредственный начальник. Это дает четкое понимание, кто и кем управляет, и исключает двойное подчинение.
- Принцип делегирования полномочийПодразумевает передачу ответственности на нижние уровни, но сохранение контроля на верхних. При этом микроменеджмента желательно избегать – у подчиненного должно быть достаточно полномочий для самостоятельного принятия решений в рамках своих обязанностей.
- Принцип оптимального контроляВажно определить, каким количеством сотрудников может эффективно управлять один руководитель. Если подчиненных слишком много, ими будет сложно управлять, снизится качество работы, а сотрудники будут эмоционально выгорать.
Например,творческие задачи требуют глубокого вовлечения руководителя проекта, поэтому команды должны быть компактными. А для рутинных операций (обработка документов, техническая поддержка) число подчиненных можно значительно увеличить.
- Принцип ориентации на клиентаОргструктура должна быть выстроена с учетом потребностей целевой аудитории. Это позволит компании оперативно реагировать на запросы клиентов и повышать уровень сервиса.
Например, создание отдела по работе с ключевыми клиентами или внедрение сервис-деска для координации рабочих процессов внутри компании.
- Принцип соответствия стратегииСтруктура компании должна отражать ее стратегические цели. Если стратегия – выход на новые рынки, то структура может быть дивизиональной, а если главная цель – инновации, то отлично подойдет проектная или матричная модель.
Типы организационных структур
Существует несколько типов (схем, моделей) организационных структур, каждая из которых имеет свои преимущества и недостатки.
Линейная структура
Представляет собой классическую вертикальную иерархию с прямым подчинением. Руководителю предприятия подчиняются начальники отделов, а у них в подчинении находятся рядовые сотрудники. Управленческие решения спускаются сверху вниз по цепочке. Линейная структура основана на принципе единоначалия.
Преимущества:
- Простота в управлении.
- Быстрое принятие решений – согласование происходит на одном уровне.
- Четкое распределение ответственности.
- Возможности быстрого карьерного роста из-за отсутствия сложной иерархии сотрудников.
Недостатки:
- Перегрузка руководителя, так как он единолично отвечает за все рабочие процессы.
- Ограниченная коммуникация (нет обратной связи снизу наверх).
- Высокий риск ошибок в решениях одного человека.
- Низкая адаптивность к изменениям на рынке.
Линейная структура подходит малому бизнесу (ИП, кафе, локальные магазины) и компаниям без филиалов (страховые компании, бухгалтерские фирмы, адвокатские конторы).
Функциональная структура
В такой модели организации бизнеса сотрудники группируются по функциям или видам деятельности: маркетинг, финансы, HR, продажи, производство и т.д. Функциональные подразделения часто работают автономно,так как имеют свою независимую вертикаль управления.
Преимущества:
- Высокая квалификация сотрудников.
- Эффективность выполнения рутинных задач.
- Возможность для сотрудников раскрыть свой потенциал.
- Снижение риска принятия ошибочных решений.
Недостатки:
- Конфликты между отделами – каждый из них фокусируется на своих целях, а не на общих задачах компании.
- Сложности в коммуникации между изолированными подразделениями.
- Дублирование функций в разных отделах.
- Проблемы с мотивацией сотрудников из-за их непонимания своего вклада в развитие компании.
Функциональная структура – это оптимальный вариант для крупных компаний с устоявшимися процессами (производство, банки, страховые компании. научные организации).
Линейно-функциональная структура
Это гибридный подход, объединяющий линейную иерархию (вертикальное подчинение) с функциональными отделами (горизонтальная специализация). Функциональные руководители ставят задачи линейным менеджерам, а те, в свою очередь, распределяют их среди своих подчиненных.
Например, в банке линейные подразделения – филиалы, а функциональные – отделы кредитования, аналитики, IT.
Например, в банке линейные подразделения – филиалы, а функциональные – отделы кредитования, аналитики, IT.
Преимущества:
- Высокая производительность и качество работы. Функциональные руководители имеют опыт и квалификацию в своих областях, благодаря чему принимают взвешенные решения.
- Четкое распределение обязанностей.
- Способность к быстрой адаптации. Линейные менеджеры контролируют общие процессы, а функциональные отделы могут корректировать свои действия в соответствии с изменениями на рынке.
Недостатки:
- Бюрократия и долгое принятие решений. Согласование между линейными и функциональными отделами может занимать время.
- Риск «замыкания» в отделах. IT-отдел может не понимать потребности производства, и наоборот.
- Сложно определить, какой вклад вносят различные отделы в итоговый продукт компании.
Линейно-функциональная структура подходит крупным предприятиям с устоявшимися процессами (заводы, банки, розничные сети) и компаниям в государственной сфере.
Дивизиональная структура
Это модель управления, при которой компания делится на автономные подразделения (дивизионы), каждое из которых отвечает за отдельное направление бизнеса: продукт, регион или клиентский сегмент. У предприятия есть главный руководитель, но каждое подразделение функционирует как самостоятельная единица и имеет свои отделы маркетинга, продаж, производства, финансов и т.д.
Например, компания Procter & Gamble имеет отдельные дивизионы для брендов Tide, Gillette, Pampers, а автоконцерн Ford – региональные отделения для рынков Европы, Азии, Северной Америки.
Преимущества:
- Делегирование отвественнсти. Большая часть вопросов управления передается руководителям дивизионов.
- Ориентир на нужды клиентов. Дивизионы имеют более тесную связь с потребителями и могут сосредоточиться на специфических потребностях своих клиентов.
- Автономность дивизионов позволяет быстро реагировать на изменения в своем сегменте.
Недостатки:
- Дублирование функций. Например, каждый дивизион может иметь свои отделы HR и маркетинга, что повышает общие затраты.
- Риск конкуренции между дивизионами и, как следствие, недобросовестной отчетности.
- Разобщенность подразделений и трудности в согласовании общей стратегии развития.
- Высокая потребность в руководящих кадрах.
Дивизиональная модель требует баланса между автономностью подразделений и централизованным контролем. Подходит крупным компаниям-инвесторам, международным корпорациям, которые адаптируются к локальным рынкам (McDonald’s, Coca-Cola), а также бизнесу с разными клиентскими сегментами (банки, телекоммуникационные компании).
Проектная структура
Это временная структура, которая создается для реализации конкретного проекта или решения определенной задачи. После их завершения участники возвращаются к своим основным обязанностям или переходят к новым проектам. Руководитель проекта играет ключевую роль, координируя работу команды и принимая необходимые решения.
Преимущества:
- Ориентация на результат. Все усилия направлены на достижение целей проекта в установленные сроки и в рамках бюджета.
- Быстрое принятие решений благодаря четкому распределению ответственности.
- Обмен опытом и знаниями. В проекте могут участвовать специалисты из разных областей, например, маркетинг, финансы, производство, IT.
Недостатки:
- Временный характер работы может создавать неопределенность для сотрудников.
- Дедлайны, ограниченные ресурсы и сжатые графики делают рабочую обстановку напряженной.
- Высокая цена ошибок.
- Незаинтересованность участников в «дальнейшей судьбе» проекта может приводить к решениям, имеющим краткосрочный эффект.
Проектная структура используется для реализации конкретных задач: разработка нового продукта, внедрение IT-системы, строительство объекта.
Матричная структура
Это еще одна гибридная модель управления, которая включает элементы функциональной и проектной структур. В ней сотрудники подчиняются двум руководителям: функциональному и проектному. Например, для работы над конкретным проектом специалистов в определенной области могут временно подчинить его менеджеру.
Преимущества:
Структура объединяет сильные стороны функциональной и проектной моделей – профессионализм, оперативность в принятии решений и умение адаптироваться к изменениям.
Недостатки:
Конфликт приоритетов. Исполнитель будет постоянно перегружен, если оба руководителя будут требовать срочного выполнения своих задач.
Матричная модель подойдет ИТ-компаниям (разработка нового ПО), строительным компаниям (создание объектов с участием архитекторов, инженеров), киностудиям и рекламным агентствам.
Как уже отмечалось, каждая компания выбирает наиболее подходящую модель управления, основываясь на своих особенностях, бизнес-целях и условиях работы.
Как уже отмечалось, каждая компания выбирает наиболее подходящую модель управления, основываясь на своих особенностях, бизнес-целях и условиях работы.
Экспертное мнение
Сергей Галицкий, создатель сети «Магнит», в одном из своих интервью отметил: «Для управления компанией с 11 000 магазинов и 300 000 сотрудников важно, чтобы у каждого руководителя было не больше 7 подчиненных. Именно так, через небольшие "ячейки", и должна выстраиваться структура управления».
Любая организационная структура призвана, в первую очередь, упорядочить рабочие процессы. Создать схему оргструктуры своего бизнеса и легко ее настроить можно в российском сервисе Битрикс24. А оптимизировать работу сотрудников и сделать процессы более прозрачными для руководства поможет Admin24.
Как настроить оргструктуру в Битрикс24
Битрикс24 позволяет построить визуальную модель структуры предприятия, указав все подразделения и их взаимосвязи. Для этого:
- Находясь в любом рабочем модуле, нужно нажать вверху справа кнопку «Пригласить». Далее выберите «Структура» и «Настроить».
Важно!
Только администратор портала Bitrix24 имеет доступ к настройке организационной структуры.
Откроется вкладка с шаблоном организационной структуры, который нужно настроить в соответствии с реальной иерархией компании. Здесь можно настраивать подразделения, роли и связи.
- Добавить подчиненных и руководителей. Для того, чтобы добавить руководителя или его заместителя, нажмите справа кнопку «Действия». Таким же способом можно добавлять подчиненных.
- Добавить отдел. Для этого нажмите вверху кнопку «Добавить», затем выберите «Раздел» и кликните «Продолжить».
- Редактировать отдел. Вы можете вносить изменения в отдел, чтобы он соответствовал реальной структуре компании:
- Изменить название и описание, указать вышестоящий отдел.
- Создать новый отдел, который будет находиться в подчинении у выбранного.
- Добавить в отдел приглашенного сотрудника.
- Перевести сотрудника из другого отдела
- Работать со списком сотрудников: назначать или изменять руководителей, заместителей и сотрудников отдела.
- Удалить отдел из структуры компании.
Для редактирования нажмите три точки в верхнем правом углу нужного отдела.
Каждый отдел в заполненной структуре компании представлен отдельной карточкой, где указаны его функции, руководители, заместители и сотрудники. Нажмите на карточку, чтобы увидеть связи с другими отделами – они будут отмечены голубыми стрелками.
- Настройка прав доступа. Нажмите на значок (≡) и укажите, кто из сотрудников будет иметь доступ к созданию и редактированию отделов, добавлению участников, назначению заместителей и к другим функциям.
- Поиск сотрудников и отделов. Для этого используйте лупу. Нажав на нее, вы увидите имена сотрудников, которых недавно искали. Если нужен другой сотрудник, введите его имя в строке поиска. Информация о нем (имя, должность и отдел) появятся в списке справа и выделятся в самой структуре.
Наладить взаимосвязи всех участников бизнес-процессов в Битрикс24 сможет любая компания. Самая простая для настройки структура в сервисе – линейно-функциональная. Она является наиболее распространенной и естественной моделью управления для большинства предприятий. Для соответствия матричной структуре рядового сотрудника можно поместить на схеме в несколько отделов.
Проектную модель напрямую построить не получится, но сотрудников из разных отделов можно приглашать в рабочие Группы и Проекты, и даже дивизиональную структуру можно реализовать в облачном Битрикс24 Энтерпрайз через функцию многопортальности. Этот инструмент называется «Филиальная сеть Битрикс24».
Проектную модель напрямую построить не получится, но сотрудников из разных отделов можно приглашать в рабочие Группы и Проекты, и даже дивизиональную структуру можно реализовать в облачном Битрикс24 Энтерпрайз через функцию многопортальности. Этот инструмент называется «Филиальная сеть Битрикс24».
Структура компании в Битрикс24 облегчает командную работу: помогает новым сотрудникам быстрее адаптироваться, подключает их к нужным чатам и каналам, а также позволяет оперативно находить отделы или коллег. Менеджеры распределяют ответственность и контролируют выполнение задач.
Еще больше возможностей для совместной работы открывает интеграция Битрикс24 с Admin24–Service Desk. Вы сможете оперативно обрабатывать заявки от сотрудников и клиентов, управлять персоналом и автоматизировать бизнес-процессы.
Хотите получить консультацию по Битрикс24?
Оставьте свою заявку