Переход с других CRM-систем на Битрикс24: руководство и советы

Переход c других CRM-систем на Битрикс24 — это важный шаг для любого бизнеса, который стремится оптимизировать свои процессы и повысить эффективность работы с клиентами. Но стоит отметить, что смена привычного сервиса может вызывать у сотрудников настороженность, беспокойство и даже сопротивление.

В последние годы Битрикс24 зарекомендовал себя как одна из наиболее популярных платформ для управления взаимоотношениями с клиентами, предлагая широкий спектр функциональных возможностей, от автоматизации продаж до интеграции с различными сервисами. Но что делать, если ваша команда уже привыкла к другой CRM? Как правильно организовать переход и избежать возможных проблем? В этой статье мы рассмотрим ключевые моменты, которые необходимо учесть при миграции с других CRM-систем на Битрикс24, а также поделимся полезными советами и рекомендациями для успешного переезда.

Переезд в Битрикс24 — это процесс, который подразумевает миграцию данных из существующих CRM-систем, а также более ранних версий Битрикс на современную платформу. Грамотное использование современных инструментов для миграции позволяет минимизировать риски и обеспечивать непрерывную работу бизнеса в новых условиях.

Для многих компаний наличие устоявшейся клиентской базы является одним из ключевых активов. Миграция, при которой удается сохранить и перенести эту базу, помогает избежать потерь в бизнесе и способствует более плавному переходу на новую платформу. Это особенно важно для организаций, которые уже имеют налаженные процессы взаимодействия с клиентами и не могут позволить себе их потерять.

Инвестируя время и ресурсы в качественный переезд, организации получают возможность не только сохранить свои данные, но и увеличить эффективность работы, используя все возможности, предоставляемые Битрикс24.

На первый взгляд все CRM похожи, но каждая из них начиналась с какого-то одного узкого направления, который закрывал главные боли в компании. Где-то уклон был на бухгалтерию, кто-то предлагал отдельный учет складских операций, а некоторые системы были направлены исключительно на маркетинг. Из таких продуктов появились специализированные отраслевые CRM, которые были созданы для конкретного рынка: торговли, логистики, туризма, недвижимости.

Главные плюсы в работе с Битрикс24:

Первое, что стоит отметить, это современный и визуально привлекательный интерфейс. Битрикс24 предлагает множество функций для организации командной работы, включая чек-листы, возможность добавления комментариев, а также четкую иерархию задач с исполнителями и соисполнителями. Это позволяет эффективно распределять обязанности и контролировать выполнение.

Стоит отметить, что модуль CRM обеспечивает удобное управление клиентской базой, что особенно полезно для работы отдела продаж. Система позволяет отслеживать взаимодействия с клиентами, автоматизировать процессы продаж и повышать уровень обслуживания.

Битрикс24 интегрируется с различными популярными сервисами. Это значительно снижает затраты на внедрение и облегчает адаптацию платформы к существующим бизнес-процессам.

Функционал Б24 впечатляет: автоматизация маркетинга, управление проектами, телефония, видеозвонки, чат-боты, электронная почта и документооборот — всё это и многое другое доступно пользователям.

Выбор подходящей CRM-системы требует тщательного анализа и взвешенных решений. Однако бывают случаи, когда организациям приходится прибегать к переезду с одной системы на другую. Одной из таких систем, заслуживающих внимания, является Битрикс24. Давайте разберемся, когда и почему стоит задуматься о переезде на эту платформу:

Сегодня компании активно внедряют Битрикс24 как единое окно доступа к информации и сервисам. Корпоративный интранет-портал снижает количество программ, с которыми работают сотрудники, создавая условия для более слаженной работы. В конечном итоге это помогает организациям не только оптимизировать процессы, но и достигать более высоких результатов.

Каждый шаг играет ключевую роль в успешной миграции. Однако, как и в любом проекте, на пути могут возникнуть различные трудности, от технических вопросов до сложностей в обучении сотрудников.

Важно понимать, с какими проблемами вы можете столкнуться, и заранее подготовить стратегии для их решения:

• Неполный или некорректный перенос данных

Решение: провести детальный анализ материалов и обеспечить наличие всех необходимых инструментов для их безошибочного переноса.

• Недостаточная подготовка команды к переходу

Решение: важно организовать тренинги и предоставить поддержку на начальном этапе работы с новой системой, чтобы снизить сопротивление изменениям и повысить уровень адаптации сотрудников.

• Проблемы интеграции с другими системами: сложности с API и различиями в протоколах, что может привести к сбоям и утрате информации при передаче данных.

Решение: заранее оцените API обеих систем на предмет совместимости. Изучите документацию, чтобы понять, какие данные можно передать и какие протоколы используются.

Предлагаем детально погрузиться в нюансы миграции данных с популярных CRM-систем, таких как 1С, SharePoint, Salesforce и AmoCRM на Битрикс24.

Часто компании не спешат полностью отказываться от 1С, так как это надежная система для складского учета и бухгалтерии. Однако отделам продаж и производственным подразделениям намного удобнее работать в Битрикс24. В таких случаях компании начинают настраивать синхронизацию между двумя системами:

• Если клиент уже зарегистрирован в системе контрагентов, информация о нем и все обновления синхронизируются автоматически. Менеджер вносит изменения и обновляет реквизиты, которые моментально отображаются в 1С.

Когда к компании присоединяется новый заказчик, менеджеру достаточно создать карточку в CRM: это приведет к автоматическому созданию нового контрагента в 1С на основе данных, заполненных в карточке клиента в системе Битрикс24.

• Процесс синхронизации партнеров и реквизитов осуществляется по установленному шаблону: карточки клиентов загружаются из Битрикс24 в 1С, и менеджер вручную определяет тип контрагента — будь то юридическое лицо, физическое лицо или индивидуальный предприниматель.

Если вам необходимы дополнительные функции, такие, как отображение более широкого круга параметров или специфичная настройка под нужды вашего бизнеса, вы можете заказать индивидуальную настройку, которая поможет адаптировать систему под ваши требования и обеспечить максимальную эффективность в работе.

• Вся номенклатура загружается в систему 1С как автоматически, так и вручную, благодаря чему менеджеры всегда имеют доступ к обновленным данным, каталогам и прайс-листам.

Стандартные настройки позволяют удобно структурировать группы товаров, определяя параметры классификации. Например, можно организовать товары в зависимости от их материала, что облегчает поиск и управление ассортиментом. Управление номенклатурой осуществляется в программе 1С, после чего информация передается в платформу Битрикс24.

В рамках базовой настройки синхронизации в Битрикс24 отображаются только наименование товара, его цена и ставка НДС. При этом характеристики товаров, количество, остатки, а также разделение цен на оптовые, розничные и скидочные в стандартной интеграции не переносится в Битрикс24. Однако специалисты могут доработать функционал, добавив необходимые параметры, что позволит более полноценно управлять ассортиментом и обновлять информацию о товаре.

• В Битрикс24 можно выставлять счета, которые автоматически интегрируются с 1С. В случае, если клиент новый, программа создаст профиль контрагента, используя информацию из выставленного счета, что значительно упрощает процесс.

• Управление сделками организовано с помощью настройки соответствий между статусами заказов в 1С и статусами сделок в Битрикс24. Например, статус сделки «В работе» в Битрикс24 может соответствовать статусу «В производстве» в 1С, что упрощает отслеживание состояния сделок. Вы также можете настроить режим нумерации и датирования сделок, используя автоматические параметры или данные непосредственно из Битрикс24.

Кроме того, режим отображения состояния сделки можно адаптировать под конкретные нужды вашего бизнеса: например, в 1С есть возможность видеть не только закрытые сделки, но и все активные, что позволяет иметь более полное представление о текущих делах компании.

• Менеджеры всегда обладают актуальной информацией о состоянии счетов: знают, какие из них оплачены, а какие еще находятся в процессе оплаты. Как только платеж поступает, статус заказа автоматически обновляется и в системе CRM.

При ручном выборе статуса все процессы обмена данными инициируются ответственными лицами на стороне 1С, обеспечивая контроль и прозрачность. В случае автоматических изменений, любое обновление, происходящее в 1С или Битрикс24, приводит к синхронизации данных в режиме реального времени, что значительно ускоряет процесс обработки информации. Кроме того, возможно настроить автоматическую выгрузку данных по расписанию, например, каждые 5 минут, что позволяет избежать задержек в учете.

• Контроль за статусами заявок и состоянием счетов организуется по аналогии с синхронизацией заказов клиентов, через четкое соотнесение статусов счетов. Менеджеры вручную подбирают эквиваленты статусов, а также определяют нумерацию и даты счетов в соответствии с правилами, установленными в 1С или Битрикс24. Важно также корректно определить, какие подразделения будут отвечать за процесс и установить режим синхронизации: должны приходить все статусы счетов или только те, которые были оплачены. Такая гибкость настроек позволяет эффективно управлять рабочими процессами и оптимизировать взаимодействие между системами.

Синхронизация 1С и Битрикс24 позволит вам сохранить существующие данные в 1С, одновременно используя преимущества Битрикс24.

Вы должны основываться на специфике вашего бизнеса, текущих потребностях и долгосрочных целях. Оцените все аспекты, обсудите с командой и выберите тот путь, который наилучшим образом соответствует вашим требованиям.

В настоящее время российским компаниям становится все сложнее работать с Microsoft SharePoint из-за санкций, которые затрудняют процесс оплаты за программное обеспечение и его поддержку.

В условиях текущих ограничений, когда возникают сложности с платежами и поддержкой со стороны зарубежных поставщиков, многие компании в России могут выбрать Битрикс24 как более удобное и экономичное решение, соответствующее их потребностям и локальным требованиям.

Миграция с Microsoft SharePoint:

• Необходимо разделить файлы на архивы размером по 100 ГБ. Такое дробление поможет уменьшить вероятность ошибок при переносе данных. Каждому архиву нужно присвоить уникальное название для упрощения идентификации.

• Далее подготовьте метаданные для архивов в формате CSV или XML – указать путь к файлу, его название, размер и имя владельца. Обратите внимание, что имя файла с метаданными должно совпадать с названием соответствующего архива.

• Используйте REST API как основной метод для выгрузки информации из SharePoint. Этот способ обеспечивает прямое соединение с хранилищем Microsoft SharePoint.

В качестве резервного варианта можно воспользоваться OneDrive. Если доступ к SharePoint будет ограничен, данные можно скопировать в облачное хранилище Microsoft OneDrive, а затем перенести их в другое хранилище, не связанное с Microsoft.

• Перед началом переноса важно проанализировать структуру и объем информации в Microsoft SharePoint. Это поможет вам лучше организовать данные в Битрикс24 и правильно распределить их по группам и проектам. Это станет основой для структурирования информации.

• Для копирования данных используйте специально разработанные скрипты от компании QSOFT. Эти скрипты перенесут файлы из MS SharePoint в соответствующее дисковое пространство в Битрикс24. Обратите внимание, что после переноса информация остается в исходной системе, что позволяет легко восстановить недочеты при необходимости — как вручную, так и с помощью перезапуска скрипта.

Учтите, что процесс переноса может зависеть от ряда факторов: пропускной способности сети, конфигурации операционной системы серверов и производительности системы управления базами данных (СУБД). Это важно для оптимизации скорости выполнения переноса.

• После успешного переноса данных необходимо добавить пользователей в созданные группы и проекты. Это можно сделать вручную или автоматически, используя данные из CSV или XML файлов.

После завершения переезда следите за эффективностью новых бизнес-процессов и работой системы в целом. Разработайте план по улучшению и обновлению системы, чтобы оптимизировать работу вашей новой CRM.

AmoCRM – интуитивно понятная и простая в использовании CRM-система, которая не требует от сотрудников обучения или сложных настроек. На освоение системы и ее полную настройку обычно уходит всего несколько часов.

Миграция из amoCRM не вызывает трудностей даже у простого обывателя и не требует никаких вложений. Для этого следуйте простым шагам: установите приложение из маркетплейса и выполните несколько этапов переезда.

• Обновите ваш браузер до последней версии и попросите сотрудников воздержаться от использования AmoCRM до завершения переноса данных.

• В Битрикс24 отключите обязательное заполнение пользовательских полей.

• Войдите в приложение Битрикс24 в качестве администратора портала и выполните следующие действия:

— Введите адрес портала AmoCRM.
— Укажите email, на который был зарегистрирован аккаунт в AmoCRM.
— Введите ключ авторизации, который можно найти в разделе настроек AmoCRM.

• Выберите сущности: пользователей, контакты или компании. Рекомендуется переносить все сущности, чтобы избежать ошибок. Активируйте поле «Пользователи», чтобы ответственные за лиды и задачи автоматически перешли в Битрикс24. Контакты также будут перенесены вместе с связанными компаниями.

Если в AmoCRM обнаружатся некорректные данные, например, если вместо email будет указан набор цифр, система перенесет это значение и сообщит, что оно указано неверно.

При переносе название стадий сделок из AmoCRM будут автоматически заменены на эквиваленты, используемые в Битрикс24. Убедитесь, что вы ознакомились с лимитами, установленными вашим тарифным планом.

Запустите процедуру проверки данных — система подготовит информацию к переносу. Этот этап включает в себя обработку данных, что может занять продолжительное время в зависимости от объема информации.

Вы можете оставить окно с процессом открытым или закрыть его и заняться другими рабочими задачами — перенос не будет прерван. Как только система завершит подготовку данных, в разделе «Настройки переноса» появится кнопка «Перенести данные», на которую нужно будет нажать для продолжения процесса.

• Далее нажмите на кнопку «Перенести данные». После этого начнется загрузка, и вы сможете наблюдать за этим этапом переноса с помощью прогресс-бара. Это очень удобно, так как оставаться в приложении не обязательно.

Если же возникнет необходимость приостановить перенос, просто нажмите на кнопку «Остановить». В этом случае вам будет предложено выбрать между отменой всего процесса и удалением уже перенесенных данных или продолжением текущего переноса.

Если на экране появится сообщение о том, что «Процесс прерван» — вам просто нужно очистить данные и запустить процесс заново.

После того как перенос будет завершен, важно проверить все данные на портале Битрикс24. Убедитесь, что сведения находятся на своих местах и отображаются корректно. Если вы заметите какие-либо ошибки, нажмите кнопку «Удалить».

Можно с уверенность утверждать, что AmoCRM является одной из самых простых систем для миграции в Битрикс24. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу и удобным инструментам, пользователи могут быстро и без лишних трудностей перенести свои данные и наладить работу в новой среде.

Миграция из Salesforce с в Битрикс24:

• Настройте коробочную версию и создайте тестовый портал Битрикс24, чтобы осуществить первичную проверку всех процессов. Изучите данные, которые необходимо перенести из Salesforce, и подготовьте их к выгрузке.

Далее используйте функцию экспортирования в Salesforce для выгрузки необходимых данных в формате Excel. Приведите данные в соответствие с шаблонами Битрикс24, чтобы избежать ошибок при импорте.

• Учитывая, что в Битрикс24 нет отдельной сущности для рекламных кампаний, нужно создать новую через смарт-процессы. Настройте отдельную воронку для управления созданной сущностью, что упростит интеграцию с остальными данными. Загрузите данные в тестовый портал для проверки корректности этой операции. В случае обнаружения неточностей, вернитесь к предыдущим шагам для исправления ошибок.

• После успешного тестирования настройте боевой портал Битрикс24 для импорта всех данных. Убедитесь, что все автоматизации и интеграции систем установлены должным образом.

Импортируйте все проверенные данные из тест-портала в боевой. Следите за тем, чтобы ни одна запись не была потеряна или повреждена. После импорта данных выполните их окончательную проверку на боевом портале. Настройте рабочие процессы, чтобы максимизировать эффективность работы с новой системой.

• Создайте элемент универсального списка, который позволит отображать связи между всеми вовлеченными сущностями. Например, если в одном поле указаны контакты, а в другом — рекламные кампании, они должны автоматически отображаться друг у друга. Это обеспечивает горизонтальную интеграцию и доступ к важной информации.

• После завершения миграции проведите тестирование всех бизнес-процессов и связей. Убедитесь, что все данные корректно отображаются и что процессы функционируют как задумано. Если вы выявите какие-то неисправности или несоответствия, произведите необходимые корректировки.

Наша команда старалась подчеркнуть все сложности, которые могут возникнуть при самостоятельном переезде на платформу Битрикс24. Ошибки, допущенные в ходе миграции, могут обернуться не только временными затратами, но и финансовыми потерями, что, в свою очередь, приведет к снижению конкурентоспособности.

В связи с этим, мы призываем вас доверить миграцию профессионалам. Опытные специалисты не только помогут избежать распространенных ошибок, но и оптимизируют процессы, адаптируя систему под конкретные нужды вашего бизнеса. Их глубокое понимание платформы, а также способность повысить эффективность работы команды позволят вам сосредоточиться на стратегических задачах, не отвлекаясь на технические сложности.