Автоматизация согласования приказов
в Битрикс24
в Битрикс24
Как мы настроили процесс согласования приказов
у дистрибьютора кофеварочного оборудования
у дистрибьютора кофеварочного оборудования
К нам обратилась крупная компания с территориально распределенной структурой – дистрибьютор профессионального кофеварочного оборудования. Когда в компании много отделов с офисами по всей стране, важно четко фиксировать каждое действие в документообороте, и без автоматизации это сделать сложно.
В данном конкретном случае стояла задача так организовать внутреннюю коммуникацию, чтобы приказы доходили до сотрудников вовремя, а руководству не приходилось тратить время на напоминания.
Рассказываем, как с помощью штатных инструментов мы реализовали в Битрикс24 бизнес-процесс «Согласование приказа», при котором приказы хранятся в одном месте, при необходимости проходят оперативное согласование, а затем автоматически отправляются сотрудникам с последующим контролем ознакомления.
В данном конкретном случае стояла задача так организовать внутреннюю коммуникацию, чтобы приказы доходили до сотрудников вовремя, а руководству не приходилось тратить время на напоминания.
Рассказываем, как с помощью штатных инструментов мы реализовали в Битрикс24 бизнес-процесс «Согласование приказа», при котором приказы хранятся в одном месте, при необходимости проходят оперативное согласование, а затем автоматически отправляются сотрудникам с последующим контролем ознакомления.
Процесс согласования
На первом этапе сотрудник запускает процесс из Живой ленты. В открывшейся форме «Согласование приказа» он указывает тему, прикрепляет документ, добавляет получателей (отдельных работников или отделы) и комментарии.
Далее, в зависимости от того требуется согласование или нет, возможно два сценария. Если нет, приказ автоматически направляется в два перечня: «Реестр приказов» и «Ознакомление с приказами».
Когда нужно утверждение, документ сначала попадает в «Реестр приказов». Если все нормально, согласующее лицо его одобряет, если нужна доработка – оставляет комментарии и возвращает исполнителю.
Когда нужно утверждение, документ сначала попадает в «Реестр приказов». Если все нормально, согласующее лицо его одобряет, если нужна доработка – оставляет комментарии и возвращает исполнителю.
После согласования задача инициатора – отметить в программе сотрудников и отделы, которые должны ознакомиться и направить им уведомления.
Задача работника – в течение 7 дней посмотреть приказ и нажать на кнопку «Ознакомился». Дополнительно вместе с подтверждением можно задать вопрос или оставить комментарий в специальном поле. Контроль встроен в сам процесс, поэтому, если сотрудник проигнорирует задание, система автоматически через неделю направит инициатору уведомление.
Что получает бизнес
Основные преимущества такого подхода заключается в том, что все приказы находятся в одном реестре, и руководитель может в любой момент проверить, кто уже ознакомился, а кто ещё не открывал документ. При этом никаких напоминаний вручную делать не надо, Битрикс24 все сделает сам.
Хотите поменять процесс ознакомления с документами внутри компании? Поможем адаптировать и настроить решение под особенности вашего бизнеса — с учетом нужных маршрутов согласования и внутренней структуры компании.
Хотите поменять процесс ознакомления с документами внутри компании? Поможем адаптировать и настроить решение под особенности вашего бизнеса — с учетом нужных маршрутов согласования и внутренней структуры компании.
Хотите автоматизировать процесс ознакомления с приказами в Битрикс24?
Оставьте свою заявку. Мы перезвоним в рабочее время и поможем подобрать подходящее решение.