Управление проектами в Битрикс24: советы и лучшие практики

Каждая рабочая группа или проект может иметь свой отдельный чат, советуем этим не пренебрегать, потому что обсуждение нескольких проектов в одном чате – прямой путь к хаосу.

В чате удобно обсуждать задачи, делиться файлами, проводить видеозвонки и просто держать связь, поэтому новых участников подключайте к чату автоматически сразу при добавлении в проект.

Внутри каждой задачи или обсуждения можно упомянуть нужного человека через @. Он сразу получит уведомление и не пропустит важное сообщение.

Текстовые файлы можно прикреплять к задачам, комментариям, чатам и рабочим группам. При этом не нужно скачивать документ, чтобы внести правки. Для этого используйте онлайн-редактор внутри системы. Дополнительно рекомендуем включить функцию хранения предыдущих версий, так можно будет откатить правки, если это понадобится.

Когда в проекте 5 человек, а задач 20, можно еще как-то все помнить. Но когда участников больше, а задачи идут параллельно, начинаются проблемы: обсуждение в чате, файл в Telegram, ссылка в почте, напоминание в голове. Битрикс24 позволяет вести все обсуждения прямо в карточке задачи. Это спасает от потери информации и недопониманий в случае споров.

Рекомендуем не дублировать в обычных чатах то, что можно зафиксировать в задаче – это дисциплинирует команду и упрощает контроль. Если обсуждение сильно разрастается, создайте подзадачу для «разбора определенного вопроса».

В группах можно включить модуль «Обсуждения». Это как форум – удобно для тем, которые не вписываются в формат задач. Например, здесь может обсуждаться фидбек от клиентов или предложения по улучшению процесса.

Битрикс24 позволяет автоматизировать рутину через роботов и триггеры. Это особенно полезно при управлении типовыми проектами или повторяющимися задачами.

Примеры:
Когда задача переводится в стадию «На согласовании», автоматически создается подзадача для юриста. По завершении задачи – отправляется уведомление инициатору проекта. Если задача просрочена – автоматически меняется приоритет или отправляется напоминание исполнителю и руководителю.

Где настраивать:
Внутри самой задачи – в разделе «Автоматизация» или в бизнес-процессах CRM, если задачи связаны со сделками или лидами.

Чек-лист – это мини-план внутри задачи. Он помогает не забывать о небольших, но важных этапах, быстро оценивать прогресс выполнения, а также упрощает делегирование. Отлично подходит для работы по шаблону, когда нужно пройти однотипные шаги.

Лайфхак:
Чек-листы можно сохранить в шаблоне задачи. Тогда они автоматически будут появляться при создании нового проекта. У каждого пункта чек-листа можно назначить ответственного – по сути, это превращает чек-лист в лайт-версию план-графика.

Если вы работаете в продажах, обслуживании клиентов или внедрении продуктов, важно видеть, какие задачи связаны с каким клиентом. Битрикс24 позволяет прикреплять задачи к сделкам, контактам и компаниям.

В карточке сделки можно сразу видеть связанные задачи, статус их выполнения и сроки. Также есть возможность создавать задачи при переходе сделки на нужную стадию. Сотрудники не теряются между задачами – все привязано к конкретному клиенту.

Лайфхак:
Используйте автоматизацию CRM, чтобы задачи ставились сами. Например: «Когда договор подписан – поставить задачу менеджеру о подготовке Welcome-письма».

Стандартные отчеты в Битрикс24 помогают анализировать эффективность работы команды, но не все ими не пользуются. С их помощью можно увидеть: сколько задач у сотрудника в работе, сколько завершено, сколько просрочено, какие задачи «зависли», в каких проектах чаще всего возникают просрочки.

Лайфхак:
Используйте виджеты с диаграммами – они дают наглядную картину прямо на рабочем столе. Экспортируйте отчеты в Excel для совещаний или еженедельного контроля.