Битрикс24: Автоматизация от А до Я

Автоматизация бизнес-процессов помогает компании работать лучше и зарабатывать больше. За счет чего это происходит? Вот главные преимущества автоматизации:

Автоматизация бизнес-процессов полезна для любого предприятия, независимо от масштаба и сферы деятельности. Малому и среднему бизнесу она помогает экономить ресурсы и конкурировать с крупными игроками без расширения штата, крупным корпорациям – наводить порядок в сложных процессах и контролировать филиалы. Автоматизация особенно востребована в отделах продаж, маркетинге, службах поддержки, HR-отделах и на производстве.

Если, изучив положение дел в компании, вы обнаружили следующие моменты, смело внедряйте автоматизацию:

• Много рутины – сотрудники тратят значительную часть рабочего времени на повторяющиеся задачи.

• Проблемы в коммуникации – сложности в общении с клиентами и внутри команды, информация теряется или искажается.

• Потеря обращений и заявок – сотрудники «не видят» поступающих запросов или не знают, кто и за что отвечает.

• Срывы сроков – задачи часто выполняются с задержками.

• Жесткие требования – необходимо строго соблюдать нормативы, а ручной контроль отнимает много сил.

• Перегрузка задачами – объем работы превышает текущие возможности персонала.

• Отсутствие аналитики – нет четкой статистики по работе, сложно принимать обоснованные решения.

• Сильная зависимость процессов – некорректные изменения в одном процессе вызывают сбои в других.

Далее рассмотрим, как популярный сервис для управления бизнесом Битрикс24 помогает решать эти проблемы и автоматизировать бизнес-процессы.

Битрикс24 состоит из модулей, которые связаны между собой, и в каждом из них можно настроить автоматизацию рабочих процессов под конкретные бизнес-задачи.

Автоматизация работы сейлз-менеджеров ускоряет взаимодействие с клиентами и помогает успешно завершать сделки. Ключевым инструментом для этого является CRM (Customer Relationship Management) – система управления взаимоотношениями с клиентами. CRM может вести клиентов по воронке продаж, собирать все обращения из разных каналов (форма на сайте, мессенджеры, почта, соцсети) и распределять их между менеджерами. Автоматически передвигать сделки по стадиям, ставить задачи, отправлять автоуведомления клиентам, формировать счета, делать рассылки и многое другое. Благодаря этому менеджеры смогут уделять время работе с клиентами, а не рутине.

В CRM Битрикс24 есть встроенные инструменты для дополнительной автоматизации:

• Триггеры и роботы. Эти два инструмента взаимосвязаны, но работают по разному принципу. Роботы автоматически обрабатывают информацию, рассылают уведомления, изменяют статус сделок, назначают ответственных и выполняют другие повторяющиеся действия по заданным правилам. Триггеры не выполняют операций, а работают как «умные переключатели», и при наступлении определенного события запускают робота и связанный бизнес-процесс.

Например, при настройке триггера «Оплата по счету получена», робот переводит сделку на следующий этап – «Оплачено».

А вот пример действия робота – когда задача перемещается из стадии «Внесение предоплаты» в стадию «Производства», в системе  автоматически меняется ответственный. Роботы в Битрикс24 работают по установленным правилам – вы определяете, какие действия они должны выполнять и в какой момент. Роботы могут автоматически создавать задачи, формировать документы, назначать встречи в календаре, отправлять SMS-сообщения клиентам или изменять статусы сделок без вашего участия.

Работать с роботами и триггерами в CRM можно в лидах, счетах, сделках, предложениях и смарт-процессах.

• Смарт-процессы. В Битрикс24 есть специальные элементы – сущности, в которых хранятся структурированные данные. К стандартным сущностям относятся сделки, лиды, контакты, компании. Но они не всегда подходят под специфические бизнес-процессы компании. Поэтому в Битрикс24 также есть возможность создавать новые сущности – смарт-процессы. Особенность смарт-процессов – возможность их полной кастомизации под сценарии пользователя. Для каждого сценария доступна настройка элементов смарт-процесса – например, к «Лидам» и «Сделкам» можно подключить «Возвраты» со всем необходимым: своей воронкой, канбан-доской, карточками, правами доступа и связью с задачами и календарем.

Для автоматизации работы с клиентами после продажи, технического и сервисного обслуживания оптимальным решением будет интеграция Битрикс24 с сервис-деском, например, Admin24 – Service Desk. Это позволяет и продавать, и осуществлять техподдержку клиентов в едином рабочем интерфейсе. Сервис-деск автоматизирует обработку заявок, распределение задач между специалистами и контролирует сроки выполнения работ. Проблемы клиентов решаются быстро и качественно, что повышает их лояльность компании уже (и особенно!) после того, как они совершили покупку.

В Битрикс24 можно автоматизировать совместные рабочие процессы с помощью инструмента «Бизнес-процессы» (БП). Бизнес-процесс представляет собой повторяющиеся операции, направленные на достижение конкретного результата. Фактически, любая деятельность компании – от приема заказов до отгрузки продукции – это бизнес-процессы. Их главная характеристика – цикличность: сотрудники регулярно выполняют одну и ту же последовательность действий. И чтобы они сами не превратились в роботов, делающих одно и то же по сто раз на дню, стоит прибегнуть к автоматизации. Она возьмет всю рутину на себя, а люди смогут, наконец, заняться чем-то более интересным. Например, придумать, как автоматизировать еще что-нибудь :-)

С помощью БП можно автоматизировать процесс закрытия сделки, согласование документов, обработку заявок и кадровые процессы.

Создавать можно как простые последовательности действий, так и сложные процессы со статусами и вовлечением сотрудников из нескольких отделов.

Вот так выглядит простой последовательный БП в Битрикс24.

В Битрикс24 есть инструмент «Битрикс24 Подпись» для быстрого согласования и подписания документов в цифровом формате. Он позволяет отправлять документы на подпись клиентам напрямую из CRM и вести весь электронный документооборот в единой системе.

Решение оптимально подходит для удаленных команд, компаний с филиалами и HR-отделов. Сотрудники подписывают документы электронной подписью через приложение Госключ, и система автоматически направляет их следующим подписантам.

Документы для подписания могут быть сгенерированы из готовых шаблонов в системе, либо созданы по вашему шаблону в форматах Word (DOC), PDF или графических форматах JPEG и PNG. Вы можете добавить электронную подпись и печать непосредственно в системе, после чего отправить электронный документ клиенту. Все действия имеют юридическую силу, а процесс полностью автоматизирован – система фиксирует каждый этап подписания документа и историю изменений.

Битрикс24 автоматизирует процесс работы с задачами и проектами, что позволяет не тратить время на повторяющиеся задачи и избегать ошибок. Система следит за сроками, перераспределяет нагрузку между сотрудниками и контролирует выполнение: переназначит задачу, если нужно; отправит уведомление ответственному; вовремя напомнит о дедлайне. Вы можете создать гибкие правила автоматизации с помощью роботов и триггеров – например, настроить отправку письма клиенту при изменении статуса задачи или напоминание менеджеру, когда дело зависло на этапе «В работе».

Для типовых задач есть шаблоны. Вы один раз создаете карточку с готовым описанием, вложениями и условиями, а потом система сама создаст задачу с идентичным заполнением. Это очень удобно для регулярных дел вроде ежемесячных отчетов. Вы задаете периодичность (например, каждое 1-е число в 11:00), и Битрикс24 будет создавать их автоматически.

Создание контента, например, рекламного видео, требует слаженной работы команды (копирайтер, редактор, дизайнер, маркетолог, бухгалтер). Но без единого места для обсуждения растут риски потери информации и срывов сроков. «Битрикс24 Коллабы» решают эту проблему – в защищенном рабочем пространстве объединены чат, задачи, документы и календарь. Это позволяет всем участникам контролировать процесс от написания сценария до оплаты готового ролика. В коллабах можно настроить роботов, чтобы автоматически продвигать этапы создания продукта по ответственным.

Как начать работать и настроить коллабы разбирали в статье.

В CRM Битрикс24 есть сквозная аналитика, которая автоматически анализирует весь путь клиента – откуда он пришел, стоимость лида, пройденные этапы воронки продаж и полученная прибыль. Система автоматически собирает и объединяет все данные об эффективности рекламы, поведению пользователей на сайте и истории взаимодействий в CRM. Вам не придется вручную формировать отчеты – вся информация доступна в удобных визуализированных дашбордах.

Умные AI-помощники в Битрикс24 значительно упрощают и ускоряют бизнес-процессы. Что они умеют:

ИИ для продаж. Виртуальный помощник CoPilot может:

• самостоятельно заполнить все необходимые поля в CRM-карточке;
• грамотно сформулировать мысль при написании сообщения;
• автоматически проанализировать и расшифровать аудиозапись переговоров с клиентом;
• сгенерировать краткий конспект из объемного документа;
• и многое другое.

ИИ для поддержки. AI-ассистент Марта включается в работу при обращении в поддержку Битрикс24. Она анализирует запросы пользователей и оперативно предоставляет ответы по функционалу системы. Если вопрос слишком сложный или требует индивидуального подхода, помощник автоматически перенаправляет диалог живому специалисту.

ИИ для работы с задачами. CoPilot существенно упрощает работу с задачами. Он может преобразовать черновые наброски в понятные и структурированные тексты, а также составить чек-лист для контроля выполнения задач. AI-ассистент проанализирует обсуждения и комментарии команды, а затем сформирует краткую сводку. Теперь вам не придётся читать двухчасовой чат в поисках фразы «Вот так и сделаем!».

ИИ для маркетинга. CoPilot поможет написать продающий текст, придумать рекламную кампанию для бизнеса и даже создать полноценный веб-сайт. Создание сайта с помощью AI занимает считанные минуты: достаточно ввести краткий запрос (письменно или голосом), указать бизнес-направление, и нейросеть автоматически разработает веб-сайт с адаптивным дизайном под любой устройство.

Автоматизация бизнес-процессов – это использование технологий для упрощения и ускорения операционных задач внутри компании. Автоматизация нужна и важна компаниям любых размеров и сфер деятельности. Для этого российская бизнес-платформа Битрикс24 предлагает целый ряд инструментов, которые позволяют работать с потребителями эффективнее и увеличивать прибыль предприятия.