Битрикс24: Автоматизация от А до Я

Слово «автоматизация» сегодня звучит на каждом шагу – на совещаниях в рабочих кабинетах и в популярных бизнес-блогах. Но что это значит на практике? Если просто, автоматизация – это когда операционные задачи выполняются с помощью автоматических систем с минимальным участием человека или без него. Все рутинные рабочие процессы, которые повторяются в компании изо дня в день, можно и нужно автоматизировать.

Что вас ждет:

Для чего нужна автоматизация

Автоматизация бизнес-процессов помогает компании работать лучше и зарабатывать больше. За счет чего это происходит? Вот главные преимущества автоматизации:
  • Повышение эффективности труда
    Автоматизация берет на себя монотонные повторяющиеся операции – нагрузка на сотрудников значительно уменьшается. Это высвобождает время для более сложных и интересных задач, что, в свою очередь, помогает предотвратить профессиональное выгорание персонала. В результате компания получает двойную выгоду – повышение эффективности работы команды и сохранение ценных кадров.
  • Минимизация человеческого фактора
    Автоматизация сводит к минимуму влияние человеческого фактора и ошибки, связанные с ручным вводом данных или усталостью сотрудников. Это особенно критично в процессах, где неверные данные могут привести к значительным финансовым потерям или репутационным рискам.
  • Оптимизация ресурсов
    Так как процессы автоматизированы, компании не надо тратить средства на дополнительные рабочие места. Также экономится время на трудоемких процессах (например, обработка большого количества данных или составление отчетов). Это позволяет перенаправить ресурсы на стратегические задачи развития компании.
  • Улучшение клиентского сервиса
    Инструменты автоматизации делают работу с клиентами более быстрой, удобной и персонализированной. Например, чат-боты позволяют обрабатывать запросы 24/7, что особенно важно для современных потребителей, не любящих ждать. CRM-системы анализируют поведение и предпочтения каждого покупателя и создают персональные предложения. Заказы и обращения не теряются и быстро обрабатываются, а компания получает удовлетворенных и лояльных клиентов.
  • Решение задач маркетинга
    Без автоматизации маркетинга бизнес теряет время, деньги и клиентов – сотрудники тратят часы на рутину (вроде рассылки писем), а не на анализ и разработку стратегии. Решения для автоматизации помогают сделать ключевые процессы маркетинга проще: быстрее готовить контент, запускать рекламу и рассылки, обрабатывать отзывы клиентов и изучать аналитику.
  • Гибкое масштабирование
    Автоматизация позволяет бизнесу расти и не терять эффективность. Когда объемы работ увеличиваются, ручные процессы становятся малопродуктивными. Например, если менеджер вручную может легко обрабатывать 10 заказов, то 100 заказов – уже проблема. Инструменты автоматизации позволяют бизнесу справляться с растущим количеством задач без увеличения штата и не снижая качества товаров или услуг.
  • Экономия финансов в будущем
    Внедрение систем для автоматизации требует определенных финансовых вложений на старте, но быстро окупается и начинает приносить прибыль. В долгосрочной перспективе это выгодная инвестиция, а не просто статья расходов.

Кому нужна автоматизация

Автоматизация бизнес-процессов полезна для любого предприятия, независимо от масштаба и сферы деятельности. Малому и среднему бизнесу она помогает экономить ресурсы и конкурировать с крупными игроками без расширения штата, крупным корпорациям – наводить порядок в сложных процессах и контролировать филиалы. Автоматизация особенно востребована в отделах продаж, маркетинге, службах поддержки, HR-отделах и на производстве.

Если, изучив положение дел в компании, вы обнаружили следующие моменты, смело внедряйте автоматизацию:

  • Много рутины – сотрудники тратят значительную часть рабочего времени на повторяющиеся задачи.

  • Проблемы в коммуникации – сложности в общении с клиентами и внутри команды, информация теряется или искажается.

  • Потеря обращений и заявок – сотрудники «не видят» поступающих запросов или не знают, кто и за что отвечает.

  • Срывы сроков – задачи часто выполняются с задержками.

  • Жесткие требования – необходимо строго соблюдать нормативы, а ручной контроль отнимает много сил.

  • Перегрузка задачами – объем работы превышает текущие возможности персонала.

  • Отсутствие аналитики – нет четкой статистики по работе, сложно принимать обоснованные решения.

  • Сильная зависимость процессов – некорректные изменения в одном процессе вызывают сбои в других.

Далее рассмотрим, как популярный сервис для управления бизнесом Битрикс24 помогает решать эти проблемы и автоматизировать бизнес-процессы.

Что можно автоматизировать в Битрикс24

Битрикс24 состоит из модулей, которые связаны между собой, и в каждом из них можно настроить автоматизацию рабочих процессов под конкретные бизнес-задачи.

Важно:

Объем и доступность функционала для автоматизации зависят от выбранного тарифного плана Битрикс24 и варианта размещения системы (облачное или коробочное решение).

Автоматизация продаж

Автоматизация работы сейлз-менеджеров ускоряет взаимодействие с клиентами и помогает успешно завершать сделки. Ключевым инструментом для этого является CRM (Customer Relationship Management) – система управления взаимоотношениями с клиентами. CRM может вести клиентов по воронке продаж, собирать все обращения из разных каналов (форма на сайте, мессенджеры, почта, соцсети) и распределять их между менеджерами. Автоматически передвигать сделки по стадиям, ставить задачи, отправлять автоуведомления клиентам, формировать счета, делать рассылки и многое другое. Благодаря этому менеджеры смогут уделять время работе с клиентами, а не рутине.

В CRM Битрикс24 есть встроенные инструменты для дополнительной автоматизации:

  • Триггеры и роботы. Эти два инструмента взаимосвязаны, но работают по разному принципу. Роботы автоматически обрабатывают информацию, рассылают уведомления, изменяют статус сделок, назначают ответственных и выполняют другие повторяющиеся действия по заданным правилам. Триггеры не выполняют операций, а работают как «умные переключатели», и при наступлении определенного события запускают робота и связанный бизнес-процесс.

Например, при настройке триггера «Оплата по счету получена», робот переводит сделку на следующий этап – «Оплачено».
Роботы и триггеры в Битрикс24
А вот пример действия робота – когда задача перемещается из стадии «Внесение предоплаты» в стадию «Производства», в системе  автоматически меняется ответственный. Роботы в Битрикс24 работают по установленным правилам – вы определяете, какие действия они должны выполнять и в какой момент. Роботы могут автоматически создавать задачи, формировать документы, назначать встречи в календаре, отправлять SMS-сообщения клиентам или изменять статусы сделок без вашего участия.

Работать с роботами и триггерами в CRM можно в лидах, счетах, сделках, предложениях и смарт-процессах.

  • Смарт-процессы. В Битрикс24 есть специальные элементы – сущности, в которых хранятся структурированные данные. К стандартным сущностям относятся сделки, лиды, контакты, компании. Но они не всегда подходят под специфические бизнес-процессы компании. Поэтому в Битрикс24 также есть возможность создавать новые сущности – смарт-процессы. Особенность смарт-процессов – возможность их полной кастомизации под сценарии пользователя. Для каждого сценария доступна настройка элементов смарт-процесса – например, к «Лидам» и «Сделкам» можно подключить «Возвраты» со всем необходимым: своей воронкой, канбан-доской, карточками, правами доступа и связью с задачами и календарем.
Смарт-процессы в Битрикс24
  • Чат в Телеграм. Интеграция Битрикс24 и Телеграм позволяет автоматизировать общение с клиентами и обработку обращений. Из карточки клиента в CRM вы можете отправить СМС с ссылкой на Telegram, чтобы продолжить общение в мессенджере. Также в Telegram можно создать собственного чат-бота, который возьмет на себя первичный диалог с клиентом и предоставит базовую информацию. Когда клиент пишет в мессенджер, система создает новый лид в CRM, и ответственный менеджер сразу получает уведомление. Обращение не будет случайно пропущено, а клиент не потеряется.
Чат в Телеграм в Битрикс24
Для автоматизации работы с клиентами после продажи, технического и сервисного обслуживания оптимальным решением будет интеграция Битрикс24 с сервис-деском, например, Admin24 – Service Desk. Это позволяет и продавать, и осуществлять техподдержку клиентов в едином рабочем интерфейсе. Сервис-деск автоматизирует обработку заявок, распределение задач между специалистами и контролирует сроки выполнения работ. Проблемы клиентов решаются быстро и качественно, что повышает их лояльность компании уже (и особенно!) после того, как они совершили покупку.

Автоматизация совместной работы

В Битрикс24 можно автоматизировать совместные рабочие процессы с помощью инструмента «Бизнес-процессы» (БП). Бизнес-процесс представляет собой повторяющиеся операции, направленные на достижение конкретного результата. Фактически, любая деятельность компании – от приема заказов до отгрузки продукции – это бизнес-процессы. Их главная характеристика – цикличность: сотрудники регулярно выполняют одну и ту же последовательность действий. И чтобы они сами не превратились в роботов, делающих одно и то же по сто раз на дню, стоит прибегнуть к автоматизации. Она возьмет всю рутину на себя, а люди смогут, наконец, заняться чем-то более интересным. Например, придумать, как автоматизировать еще что-нибудь :-)

С помощью БП можно автоматизировать процесс закрытия сделки, согласование документов, обработку заявок и кадровые процессы.

Создавать можно как простые последовательности действий, так и сложные процессы со статусами и вовлечением сотрудников из нескольких отделов.

Вот так выглядит простой последовательный БП в Битрикс24.
Бизнес-процесс в Битрикс24

Автоматизация ЭДО (электронного документооборота)

В Битрикс24 есть инструмент «Битрикс24 Подпись» для быстрого согласования и подписания документов в цифровом формате. Он позволяет отправлять документы на подпись клиентам напрямую из CRM и вести весь электронный документооборот в единой системе.

Решение оптимально подходит для удаленных команд, компаний с филиалами и HR-отделов. Сотрудники подписывают документы электронной подписью через приложение Госключ, и система автоматически направляет их следующим подписантам.

Документы для подписания могут быть сгенерированы из готовых шаблонов в системе, либо созданы по вашему шаблону в форматах Word (DOC), PDF или графических форматах JPEG и PNG. Вы можете добавить электронную подпись и печать непосредственно в системе, после чего отправить электронный документ клиенту. Все действия имеют юридическую силу, а процесс полностью автоматизирован – система фиксирует каждый этап подписания документа и историю изменений.
Автоматизация ЭДО (электронного документооборота) в Битрикс24

Автоматизация работы с проектами и задачами

Битрикс24 автоматизирует процесс работы с задачами и проектами, что позволяет не тратить время на повторяющиеся задачи и избегать ошибок. Система следит за сроками, перераспределяет нагрузку между сотрудниками и контролирует выполнение: переназначит задачу, если нужно; отправит уведомление ответственному; вовремя напомнит о дедлайне. Вы можете создать гибкие правила автоматизации с помощью роботов и триггеров – например, настроить отправку письма клиенту при изменении статуса задачи или напоминание менеджеру, когда дело зависло на этапе «В работе».
Автоматизация работы с проектами и задачами в Битрикс24
Для типовых задач есть шаблоны. Вы один раз создаете карточку с готовым описанием, вложениями и условиями, а потом система сама создаст задачу с идентичным заполнением. Это очень удобно для регулярных дел вроде ежемесячных отчетов. Вы задаете периодичность (например, каждое 1-е число в 11:00), и Битрикс24 будет создавать их автоматически.
Шаблоны задач в Битрикс24

Автоматизация маркетинга

Создание контента, например, рекламного видео, требует слаженной работы команды (копирайтер, редактор, дизайнер, маркетолог, бухгалтер). Но без единого места для обсуждения растут риски потери информации и срывов сроков. «Битрикс24 Коллабы» решают эту проблему – в защищенном рабочем пространстве объединены чат, задачи, документы и календарь. Это позволяет всем участникам контролировать процесс от написания сценария до оплаты готового ролика. В коллабах можно настроить роботов, чтобы автоматически продвигать этапы создания продукта по ответственным.

Как начать работать и настроить коллабы разбирали в статье.
Автоматизация маркетинга в Битрикс24
В CRM Битрикс24 есть сквозная аналитика, которая автоматически анализирует весь путь клиента – откуда он пришел, стоимость лида, пройденные этапы воронки продаж и полученная прибыль. Система автоматически собирает и объединяет все данные об эффективности рекламы, поведению пользователей на сайте и истории взаимодействий в CRM. Вам не придется вручную формировать отчеты – вся информация доступна в удобных визуализированных дашбордах.

Автоматизация с помощью ИИ

Умные AI-помощники в Битрикс24 значительно упрощают и ускоряют бизнес-процессы. Что они умеют:

ИИ для продаж. Виртуальный помощник CoPilot может:

  • самостоятельно заполнить все необходимые поля в CRM-карточке;
  • грамотно сформулировать мысль при написании сообщения;
  • автоматически проанализировать и расшифровать аудиозапись переговоров с клиентом;
  • сгенерировать краткий конспект из объемного документа;
  • и многое другое.

ИИ для поддержки. AI-ассистент Марта включается в работу при обращении в поддержку Битрикс24. Она анализирует запросы пользователей и оперативно предоставляет ответы по функционалу системы. Если вопрос слишком сложный или требует индивидуального подхода, помощник автоматически перенаправляет диалог живому специалисту.
Автоматизация с помощью ИИ в Битрикс24
ИИ для работы с задачами. CoPilot существенно упрощает работу с задачами. Он может преобразовать черновые наброски в понятные и структурированные тексты, а также составить чек-лист для контроля выполнения задач. AI-ассистент проанализирует обсуждения и комментарии команды, а затем сформирует краткую сводку. Теперь вам не придётся читать двухчасовой чат в поисках фразы «Вот так и сделаем!».

ИИ для маркетинга. CoPilot поможет написать продающий текст, придумать рекламную кампанию для бизнеса и даже создать полноценный веб-сайт. Создание сайта с помощью AI занимает считанные минуты: достаточно ввести краткий запрос (письменно или голосом), указать бизнес-направление, и нейросеть автоматически разработает веб-сайт с адаптивным дизайном под любой устройство.
ИИ для маркетинга и работы с задачами в Битрикс24

Что в итоге

Автоматизация бизнес-процессов – это использование технологий для упрощения и ускорения операционных задач внутри компании. Автоматизация нужна и важна компаниям любых размеров и сфер деятельности. Для этого российская бизнес-платформа Битрикс24 предлагает целый ряд инструментов, которые позволяют работать с потребителями эффективнее и увеличивать прибыль предприятия.
А для автоматизации технического и сервисного обслуживания клиентов используйте системы класса сервис-деск, например, Admin24 – Service Desk. Система обеспечивает оперативный учет и обработку заявок, распределение обращений между отделами и прозрачную коммуникацию с клиентами благодаря автоматическим уведомлениям о каждом этапе работы с обращением.

Хотите получить консультацию по управлению сотрудниками в Битрикс24?

Оставьте свою заявку