Коллабы в Битрикс24: единое пространство для коммуникаций

Коллабы представляют собой модуль для организации совместной работы с контрагентами прямо в Битрикс24. Это защищенное рабочее пространство, где вы можете общаться в мессенджере и в видеозвонках, планировать встречи, хранить документы, формировать задачи, подписывать контракты.

В Битриксе уже есть модули для объединения рабочих процессов и данных пользователей: Проекты и Группы. Коллабы отличаются от них возможностью приглашать к совместной работе партнеров, клиентов и внешних подрядчиков, даже если их нет в Битрикс24.

Мессенджер с рабочим чатом – это ключевой раздел коллабы, в котором есть дополнительные возможности. С помощью чата вы и ваша команда сможете:

• Приглашать сотрудников, клиентов, внешних подрядчиков или партнеров для обсуждения рабочих вопросов и проектов в чате.

• Созваниваться прямо в чате без помощи сторонних сервисов и с новым ИИ-ассистентом – CoPilot Follow-up. С помощью видеозвонков вы можете напрямую обсуждать рабочие вопросы с коллегами и подрядчиками.

• Планировать встречи и создавать задачи. Чтобы сэкономить время и начать действовать сразу же после обсуждения проекта, создавайте новую встречу или задачу непосредственно из сообщения. А для быстрого согласования времени встречи или звонка вы можете поделиться с участниками своим расписанием в чате.

• Подписывать документы. Вам больше не потребуется печатать договоры на бумаге и тратить лишнее время на встречи с партнерами для подписания соглашений. Подготовьте и отправьте электронный документ в коллабе, и ваши контрагенты смогут подписать его даже со своих смартфонов.

Например, ваша компания решает запустить на рынок новый продукт. Это проект, в котором участвуют сотрудники разных отделов: маркетинга, продаж, разработки и дизайна, а также специалисты со стороны. Дизайнеры работают над оформлением, основываясь на идеях от маркетинга и обратной связи от команды продаж. Разработчики создают прототип продукта и контактируют с поставщиками материалов.Такое количество рабочих процессов сложно согласовать, общаясь в разных приложениях и мессенджерах.

Объедините всех участников в коллабе! Ваши сотрудники смогут внести корректировки в проект в реальном времени, создать новую задачу из только что озвученной идеи, обсудить детали проекта в видеозвонках, поделиться набросками дизайна в виде файлов, пригласить подрядчиков со стороны и заключить с ними договоры.

Использовать коллабы можно как в веб-версии Битрикс24, так и на смартфоне. Рассказываем про основные шаги в работе с этим инструментом.

При создании коллабы определите ее основную цель и отразите в названии так, чтобы она была понятна каждому участнику.

• Веб-версия. Откройте мессенджер и в разделе «Чаты» кликните на иконку «Создать новый чат». Затем выберите «Коллаба».

В чате коллабы хранится вся информация о приглашениях: кем и когда они были сделаны, кто был приглашен. Для уволенных или удаленных участников доступ к информации закрывается.

В мобильном приложении гостя можно также пригласить всеми указанными выше способами, а также с помощью QR-кода.

В боковой панели чата (сайдбаре), вы можете управлять действиями в коллабе: найти информацию об участниках, встречах, задачах, посмотреть медиафайлы и ссылки.

• Веб-версия. Добавляйте участников, закрепляйте важные чаты, редактируйте, скрывайте или удаляйте коллабу. Для этого нажмите три точки в верхнем правом углу и выберите нужное действие.Обратите внимание, что только владелец имеет право на удаление коллабы, при условии, что в ней нет файлов, задач или запланированных встреч.

Вы также можете выполнять различные действия с сообщениями в чате коллабы: редактировать, закреплять, пересылать и др. Кликните на три точки справа от сообщения и выберите нужное действие.

Сформировать задачу или назначить встречу вы можете непосредственно из рабочего чата. В созданной задаче есть настройка прав доступа – управляйте доступом к задаче конкретных сотрудников и назначайте модераторов.

• Веб-версия. Чтобы создать задачу или встречу, выберите один из трех вариантов: нажмите на три точки около сообщения (1), на вкладку «Задачи» рядом с названием коллабы (2) или на скрепку (3). Затем выберите, какое событие нужно создать, – задачу или встречу.

Чтобы согласовать время встречи с гостями, вы можете пользоваться слотами. Это указанные в календаре свободные промежутки времени, в которые вы доступны для звонков, встреч и других событий. Вы также можете добавить других участников в слоты и отправить расписание контрагенту.

• Веб-версия. Нажмите на скрепку слева от поля для сообщения. Затем кликните на «Слоты» и скопируйте ссылку. Далее разместите ссылку в чате. Открыв ссылку с вашими слотами, внешний гость выберет подходящие для него дату и время встречи.

Визуализация собеседников всегда положительно сказывается на рабочих переговорах. Для более продуктивного обсуждения деталей проекта с другими участниками коллабы, вы можете начать видеозвонок прямо в чате.

• Веб-версия. Кликните на кнопку «Видеозвонок». Участникам коллабы придут уведомления и они смогут подключиться к звонку.

Вы можете быстро сформировать и отправить документ на подпись контрагенту непосредственно во время рабочего чата в коллабе. Для этого нужно кликнуть на скрепку и выбрать «Документ на подпись».

Далее вам нужно добавить новый файл или выбрать документ из уже существующих шаблонов. Затем заполните необходимые поля: имя сотрудника, подписывающего документ от вашей компании, реквизиты вашей компании и аналогичную информацию о контрагенте. Проверьте печати и подписи. Нажмите «Отправить на подпись».

Подписанный всеми сторонами документ будет сохранен в файлах коллабы.

В коллабе вы можете размещать текстовые документы, делиться видео- и аудиофайлами. Все файлы, загруженные в чат коллабы по умолчанию сохраняются в папке «Загруженные файлы» на диске и доступны для всех участников. Чтобы найти нужный файл в коллабе, сделайте следующее: откройте «Мессенджер» и «Коллабы». Затем выберите нужную коллабу и в ее шапке нажмите на «Файлы».

Коллабы – это новый удобный сервис для работы с внутренними и внешними командами в рамках одного проекта. Вся рабочая информация и данные хранятся в защищенном контуре компании Битрикс24. К коллабе легко присоединиться, а с помощью доступных в чате функций вы сможете решать рабочие задачи, не переключаясь между приложениями.