Смарт-процессы в Битрикс24: как настроить и работать с ними

Что такое смарт-процессы

В Битрикс24 существуют элементы, которые называются сущностями. Они представляют собой области для хранения упорядоченных данных. Так, например, к сущностям относятся сделки, компании, контакты, лиды и т.д.

Раньше пользователи не могли создавать сущности под себя – приходилось пользоваться только теми, что были в системе.

Смарт-процессы же являются сущностью Битрикс24, которую вы можете настроить под себя. У них имеется своя канбан-доска, роботы, бизнес-процессы и даже направления, как и у сделок. Смарт-процессы можно прикреплять к карточкам, создавать новые поля, тем самым расширяя возможности и создавая собственные сценарии работы.

Как создать и настроить смарт-процессы

Каждый пользователь может выбрать собственные настройки в процессе создания смарт-процессы. Однако мы постараемся рассказать о каждой настройке.

Перейдите в раздел «CRM» и найдите вкладку «Еще», откройте пункт «Смарт-процессы» → «Список смарт-процессов»:

Слева нажмите кнопку «Создать»:

Вы можете выбрать один из трех сценариев: «Список», «Все включено», «С чистого листа». Каждый из этих сценариев можно настроить под потребности конкретной компани

Рассказываем, как настроить смарт-процесс с чистого листа:

Основные настройки

В первую очередь задайте настройки на вкладке «Основные настройки». Введите название смарт-процесса и отметьте галочкой нужные вам опции.

Воронки и туннели продаж

Вы можете создать несколько воронок для одного смарт-процесса (так же как и воронки к сделкам), а также переносить элементы между воронками при помощи туннелей продаж.

Каждая воронка обладает собственным набором стадий, настройками карточки, правами доступа.

Стадии и канбан

Вы можете создавать собственные стадии для смарт-процессов, а также управлять передвижением элементов по ним. Для каждой стадии можно настроить роботы и триггеры, разграничить права доступа.

Каждый из элементов будет находиться по стадиям, а отключение стадий просто скроет их из интерфейса вашего Битрикс24. При необходимости вы можете удалить ненужные стадии.

Роботы и триггеры

Вы можете автоматизировать работу с каждым из элементов смарт-процесса с помощью роботов и триггеров. Процесс аналогичен запуску роботов и триггеров в сделках и лидах.

Дизайнер бизнес-процессов

Позволяет вам использовать все возможности дизайнера бизнес-процессов. Вы можете настроить автоматический запуск ваших собственных шаблонов бизнес-процессов, если создадите новые или измените старые элементы смарт-процесса.

Права доступа при создании воронки

Функция будет автоматически открывать доступ для всех ролей пользователей при создании новой воронки продаж.

Цифровое рабочее место

Позволяет добавить отдельный раздел со смарт-процессом в левом меню Битрикс24.

Вид карточки

Раздел позволяет настраивать поля в карточке смарт-процесса. Доступны следующие поля:

• реквизиты компании;
• источник;
• клиент;
• дата начала;
• дата завершения;
• наблюдатели.

Выделите нужные поля, нажав на них. В этом же разделе вы можете отметить дополнительные возможности, которые вам понадобятся, галочками. На данный момент доступны возможности:

• привязка компании;
• привязка товаров каталога;
• использовать корзину;
• использовать счетчики.

Связи

На вкладке «Связи» вы можете связать ваш смарт-процесс с любым элементом CRM или с другим смарт-процессом. Если связать процесс со сделкой, в ее карточке будет отображаться поле, в котором будет находиться список элементов смарт-процесса.

Если сделать наоборот, то в карточке элемента смарт-процесса появится дополнительная вкладка, в которой будет расположен список сделок.

При связи с любым элементом CRM или с другим смарт-процессом можно добавить список со связанными элементами в карточку.

Привязка к элементам

Позволяет привязать смарт-процесс к другим инструментам:

• элементам CRM;
• календарям;
• задачам;
• шаблонам задач.

К каждому из инструментов будут добавлены элементы смарт-процесса.

После того, как вы настроите смарт-процесс под свои нужды, нажмите кнопку «Сохранить».

Если вы настроили цифровое рабочее место, то в левом меню у вас появится новый раздел, где будет находиться смарт-процесс.

Если же вы не выносили смарт-процесс в новый раздел, он будет находиться в разделе «CRM» → «Смарт-процессы» → «Список смарт-процессов».

После создания вы можете настраивать процесс: добавлять новые воронки, менять стадии, добавлять роботов и триггеры и т.д.

Почему стоит использовать смарт-процессы

Современные бизнес-процессы требуют высокой степени автоматизации и гибкости для эффективного управления задачами и проектами. В этом контексте смарт-процессы в Битрикс24 становятся незаменимым инструментом для компаний, стремящихся оптимизировать свою работу и повысить производительность.

Главное преимущество смарт-процессов в том, что вы можете неограниченно создавать новые сценарии. Это значит, что Битрикс24 можно настроить под нужды любого бизнеса и автоматизировать работу. В смарт-процессах вы можете создавать несколько направлений, чего нельзя делать, например, в лидах.

К тому же смарт-процессы позволяют автоматизировать рутину, что дает возможность сотрудникам сосредоточиться на более важных и творческих аспектах работы, снижая вероятность возникновения ошибок и повышая общую эффективность. Например, вы можете настроить автоматическое создание задач при поступлении новых заявок или автоматически уведомлять ответственных лиц о статусе проекта.

Смарт-процессы в Битрикс24 способствуют улучшению коммуникации и координации между сотрудниками. Благодаря интеграции с другими инструментами платформы: чатами, календарями и CRM, все участники проекта будут всегда в курсе текущего состояния дел и смогут оперативно реагировать на изменения.

Если грамотно создать и настроить новые сущности, вы сможете вести отдельную базу данных по сервису и организовывать рабочий процесс с учётом особенностей вашего бизнеса.