Группы и проекты в Битрикс24: основы совместной работы
Когда несколько человек работают над одним делом, важно, чтобы все были «на одной волне» — видели цели, понимали задачи и могли быстро обмениваться информацией. В Битрикс24 для этого есть группы и проекты. Оба помогают организовать командную работу, но назначение у них разное.
Рассказываем в статье, что такое группы и проекты, для чего они нужны, чем отличаются, а также как их создавать и эффективно использовать.
Рассказываем в статье, что такое группы и проекты, для чего они нужны, чем отличаются, а также как их создавать и эффективно использовать.
Содержание
Пространства для совместной работы в Битрикс24
На первый взгляд форматы похожи: и там, и там можно ставить задачи, обсуждать темы, хранить документы, вести календарь, но сценарии применения и цели создания отличаются. Поговорим про каждый вариант подробнее.
Группы
Группа — это рабочее пространство команды для регулярного взаимодействия. Например, можно организовать отдельные группы для бухгалтерии, маркетинга или отдела продаж. Внутри будет все необходимое для совместной работы: задачи, обсуждения, файлы и так далее. Такой вариант не привязан к жестким срокам, создается один раз и существует до тех пор, пока есть необходимость.
Проекты
Проект создается для выполнения конкретной работы, где есть цель и срок окончания. В нем все заточено под выполнение задач — видно прогресс, удобно отслеживать сроки и вовлеченность участников. Такой тип подходит при разработке нового сайта, организации мероприятия или проведения новогодней рекламной кампании.
Таким образом, можно сказать, что одно решение предназначено для стабильной постоянной работы команды, а другое — для реализации определенной цели в ограниченные сроки с четким результатом на выходе.
Для взаимодействия с клиентами и внешними подрядчиками в Битриксе24 существует еще один формат — коллабы. В них можно вести переписку, обмениваться файлами, ставить задачи, но без доступа к основной рабочей среде компании. Более подробно о возможностях коллаб и о том, как с ними работать, можно прочитать в отдельной статье на сайте.
Таким образом, можно сказать, что одно решение предназначено для стабильной постоянной работы команды, а другое — для реализации определенной цели в ограниченные сроки с четким результатом на выходе.
Для взаимодействия с клиентами и внешними подрядчиками в Битриксе24 существует еще один формат — коллабы. В них можно вести переписку, обмениваться файлами, ставить задачи, но без доступа к основной рабочей среде компании. Более подробно о возможностях коллаб и о том, как с ними работать, можно прочитать в отдельной статье на сайте.
Как создать общую рабочую среду?
Как создать проект в Битрикс24
- В левом меню в разделе «Совместная работа» находим «Группы» и нажимаем на знак «+», либо переходим в этот раздел и в верхней панели выбираем кнопку «Создать».
2. Выбираем тип рабочего пространства — проект.
3. Заполняем поясняющую информацию: указываем название, выбираем аватар и тему оформления. Через расширенные настройки добавляем дополнительные параметры: сроки начала и окончания деятельности, тэги для фильтрации и подключаем необходимые инструменты: календарь, чат, задачи и т. д.
4. Определяем уровень конфиденциальности. Проекты могут быть открытыми, закрытыми и секретными. Открытые доступны для всех сотрудников. Закрытые видны всем в общем списке, но посмотреть их могут только участники. Секретных нет в общем списке, зайти в них можно только по приглашению.
5. Собираем команду. Создатель автоматически назначается руководителем, но он может передать эту роль другому сотруднику.
Поздравляем, проект создан!
Как создать группы в Битрикс24
- Заходим во вкладку «Группы» на левой панели. Нажимаем на знак «плюс» около этой вкладки или на кнопку «Создать» в верхнем меню.
2. Выбираем вариант рабочего пространства. В новом окне нажимаем на «Группа».
3. Заполняем основные сведения. Указываем название, добавляем аватар, меняем при желании оформление. В расширенных настройках добавляем теги и инструменты.
4. Настраиваем уровни доступа. Выбираем один из трех режимов видимости. Открытая видна всем сотрудникам, закрытая — отображается в общем списке, но требует одобрения для вступления. Секретная скрыта из списка, попасть в нее можно только по приглашению.
5. Определяемся с участниками. Добавляем модератора и команду. Создатель автоматически является ее владельцем.
Поздравляем, группа создана!
7 ошибок при взаимодействии в общем пространстве
Совместная деятельность требует четкой структуры. Когда сотрудники используют единое пространство для планирования и выполнения дел, важно организовать его так, чтобы оно помогало, а не мешало. Даже при наличии удобных инструментов можно столкнуться с перегрузкой и хаосом. Ниже — список частых ошибок, которые мешают продуктивности, и рекомендации, как их избежать.
- Слишком много участниковКогда в рабочую область добавляют всех подряд — «на всякий случай» — это снижает ее эффективность. Участники теряют понимание своей роли, задачи начинают дублироваться или остаются без внимания. Коммуникации становится слишком много, и важное теряется. Во избежании таких сложностей рекомендуем формировать команду по принципу «нужные люди на нужных этапах».
- Не используются шаблоныКаждый новый проект создаётся с нуля, на что тратится много времени и повышается риск упустить важные шаги. В Битрикс24 можно сделать шаблон с типовыми задачами, сроками и этапами — и использовать его повторно.
- Перегрузка уведомлениямиКогда сотрудники получают десятки уведомлений в день — внимание быстро притупляется. Люди перестают реагировать на сообщения вообще или начинают игнорировать важные. В результате можно легко пропустить дедлайн, вопрос от коллеги или срочное обновление.
- Отсутствие коммуникации в совместном пространствеВ таких случаях сотрудники обсуждают рабочие вопросы в сторонних мессенджерах или офлайн, информация теряется и недоступна остальным участникам, и есть угроза конфиденциальности. Например, нельзя отследить кому сотрудник переслал секретный файл и он продолжает иметь к нему доступ после увольнения. Чтобы такое не допустить, лучше вести обсуждение прямо в комментариях к задачам, в чате проекта или группы — так вся история всегда у всех под рукой.
- Нет контроля за активностьюПроект запущен, но никто не отслеживает, как он продвигается: просрочки копятся, сотрудники не заходят в проект, комментарии остаются без ответа. Без регулярного мониторинга и контроля эффективность быстро падает. Советуем регулярно, например, раз в неделю проверять статусы и знакомиться с отчетами по активности.
- Нет официальных итоговЗадачи висят открытыми, появляются новые «вдогонку», продолжается переписка. Это создаёт путаницу и мешает аналитике, поэтому нужно подводить итоги, фиксировать результаты и завершать всё в системе.
- Задачи без этапов и статусовЕсли используется только обычный список, без канбана или стадий, теряется визуальное понимание прогресса. Невозможно быстро оценить, что уже сделано, а что зависло. Дополнительные инструменты помогают видеть общую картину и управлять процессом.
Избегать типичных ошибок — хороший шаг вперёд, но для устойчивого результата этого недостаточно. Чтобы рабочее пространство действительно помогало, его нужно развивать. Ниже — действенные приемы, которые помогут в этом деле.
Как повысить эффективность командной работы? 5 креативных методов
- Устраивайте «технические пятницы»Устраивайте «технические пятницы». Раз в неделю выделяйте 1–2 часа на улучшение процессов. В это время можно оптимизировать шаблоны, обновлять чек-листы и инструкции, упорядочивать рабочее пространство, удалять устаревшие элементы и так далее. Такое наведение порядка уменьшает количество «цифрового мусора» и экономит время в будущем.
- Визуализируйте ошибкиСоздайте отдельную доску для фиксации типичных ошибок и сбоев: что пошло не так, почему, как это можно предотвратить. Это помогает фокусироваться на опыте.
- Контролируйте загрузку через канбан-доскуНастройте доску так, чтобы она отображала не только статус задач, но и уровень загруженности участников — например, цветом или количеством карточек. Это помогает равномерно распределять нагрузку и вовремя перераспределять поручения.
- Организуйте «тихий режим» для всей командыСогласуйте с коллегами общие временные окна в течение недели, когда все отключают уведомления и максимально фокусируется на важном. Это поможет избежать постоянных отвлечений и синхронизировать рабочий ритм.
- Создайте «банку идей»Заведите отдельный чат, куда любой участник может быстро записать свои предложения и улучшения. Позже регулярно просматривайте и внедряйте самые полезные, поддерживая инновационный дух в коллективе.
Хотите организовать эффективную коммуникацию и оптимизировать работу отдела поддержки? Подключите Admin24–Service Desk — заявки, SLA и база знаний с простой интеграцией за 15 минут.
Заключение
Группы и проекты в Битрикс24 — это основа для эффективной командной работы. Они помогают навести порядок, сократить хаос, ускорить процесс и наладить прозрачное взаимодействие между участниками. Главное — правильно подойти к настройке и не забывать, что пространство работает на команду только тогда, когда в нём поддерживается порядок, понятна структура и каждый знает свою зону ответственности.
При этом, не забывайте, что даже идеально настроенная система устаревает без внимания. Регулярно анализируйте что помогает, а что мешает, вносите изменения, собирайте обратную связь. Тогда Битрикс24 станет помощником, который не усложняет, а облегчает ежедневную работу.
При этом, не забывайте, что даже идеально настроенная система устаревает без внимания. Регулярно анализируйте что помогает, а что мешает, вносите изменения, собирайте обратную связь. Тогда Битрикс24 станет помощником, который не усложняет, а облегчает ежедневную работу.
Хотите получить консультацию по Битрикс24?
Оставьте свою заявку