Обсудить проект
Информатика и Сервис
Отраслевые решения
Услуги Битрикс24
Купить Битрикс24
  • Главная
    /
  • Блог
    /
  • Автоматическое распределение обращений в компании-производителе стальных шаров и шаровых кранов
Запрос клиента
Перейти c ручной обработки заявок и обращений, поступающих на сайт, на автоматическое распределение в зависимости от типа обращения, региона, закрепленных ответственных сотрудников и их присутствия на рабочем месте в момент распределения.

О клиенте

Один из крупнейших российских производителей стальных шаров и шаровых кранов, которые применяются в системах теплоснабжения, газопотребления и газораспределения.
Проблема
На момент обращения в компанию поступало большое количество обращений. Все заявки между ответственными сотрудниками распределялись вручную. При распределении необходимо было учитывать целый комплекс параметров: регион, тип обращения и присутствие сотрудника на рабочем месте, поэтому процесс занимал много времени, были задержки и ошибки по причине человеческого фактора.
Сделайте работу с заявками проще: автоматизируйте распределение в Битрикс24 и экономьте время команды. Оставьте заявку и получите консультацию.
Заказать консультацию

Почему выбрали Битрикс24

Компания работает в Битрикс24 на протяжении нескольких лет, и в 2023 году уже обращалась с запросом на индивидуальную доработку. Наши специалисты настроили автоматический процесс согласования приказов
с помощью штатных инструментов Битрикс24.

Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?

  • Реализовать в Битрикс24 бизнес-процесс автоматического распределения обращений с сайта
    с учетом типа заявки, региона и фактического присутствия ответственного сотрудника
    на рабочем месте.

Что было сделано

Настроили кастомный бизнес-процесс в Битрикс24
Система автоматически анализирует входящее обращение и назначает ответственного сотрудника
с учетом нескольких факторов.

Бизнес-процесс учитывает:

  • регион, указанный в форме на сайте;
  • тип обращения (форма, с которой была отправлена заявка);
  • закрепленных сотрудников по регионам;
  • наличие основного ответственного на рабочем месте;
  • назначенного заместителя.
Типы обрабатываемых обращений
Были учтены следующие типы заявок с сайта:

  • «Стать дилером»;
  • «Остались вопросы»;
  • «Хочу работать в компании»;
  • «Быстрая заявка»;
  • «Запрос КП»;
  • «Скачать каталог».
Логика распределения заявок
1. Формы с простой логикой распределения

Для типов «Остались вопросы» и «Хочу работать в компании» настроено прямое закрепление
ответственных сотрудников без привязки к регионам.

2. Форма «Стать дилером»

Для данного типа обращений был создан отдельный реестр регионов, в котором:

  • для каждого региона указывается ответственный сотрудник;

  • клиент может самостоятельно управлять распределением без доработок.

Бизнес-процесс считывает данные из реестра и автоматически назначает нужного ответственного.
3. Формы с учетом отсутствий сотрудников

Для типов: «Быстрая заявка», «Запрос КП» и «Скачать каталог» реализована расширенная логика:

  • Определяется регион обращения.

  • Назначается основной ответственный за регион.

  • Система проверяет график отсутствий сотрудника (отпуск, отсутствие), зафиксированный в Битрикс24.

  • Если основной ответственный отсутствует — автоматически назначается его заместитель.

Таким образом, ни одно обращение не остается без ответственного.

Сложности при внедрении

  • Отсутствие автоматического редактирования ответственных лиц
    На этапе тестирования клиентом выяснилось, что из-за отсутствия интеграции с механизмами динамического обновления информации о сотрудниках (реестром), изменения в составе ответственных можно вносить только вручную, без возможности поиска нужного сотрудника по фамилии, что противоречит принципам автоматизации и снижает эффективность работы.

    Проблема была решена путем создания отдельного реестра для сопоставления сотрудников с регионами. Это позволяет пользователям без специальных знаний по настройке бизнес-процессов вносить изменения для корректного назначения ответственных.

    Для повышения эффективности был разработан дополнительный бизнес-процесс, который ежедневно проверяет реестр на наличие уволенных сотрудников. При обнаружении таких сотрудников они автоматически исключаются из реестра, заменяя их пустыми значениями.


Результат внедрения


  • Сокращение времени назначения ответственного на 60–70%

  • Снижение ошибок распределения на 90%

  • Сокращение операционных затрат на администрирование

  • Снижение нагрузки на руководителя на 70–80%

  • Увеличение скорости обработки лидов в 2 раза

  • 100% прозрачность управления ответственными по регионам
Сделайте работу с заявками предсказуемой — настройте автоматическое распределение в Битрикс24 вместо ручного. Оставьте заявку и получите консультацию.
Заказать внедрение

Хотите настроить автоматическое распределение заявок с сайта в Битрикс24?

Оставьте свою заявку. Мы перезвоним в рабочее время.