Автоматизация работы приемной комиссии института с помощью Битрикс24: от заявки до зачисления абитуриента

Чтобы поступить в Институт Психоанализа, у абитуриентов должно быть оконченное высшее образование: степень и страна, которая выдала первый диплом, не имеют значения. Абитуриенты могут поступить на программы бакалавриата, магистратуры или дополнительного профессионального образования, а также пройти курсы повышения квалификации.

До внедрения Битрикс24 процесс поступления был не до конца формализован. Абитуриенты сами заполняли документы и присылали их на на почту Института. Если приемная комиссия находила ошибки или неточности, то сотрудники отправляли ответное письмо с просьбой внести правки. В результате процесс поступления затягивался, документы и их копии копились и сотрудникам приемной комиссии приходилось прикладывать много усилий, чтобы собрать личное дело абитуриента в соответствии с требованиями федерального образовательного стандарта.

До внедрения Битрикс24, абитуриенты подавали заявки по телефону или электронной почте. На сайте института мы создали CRM-формы, чтобы абитуриенты могли самостоятельно подать заявку на обучение. Под каждое направление — своя форма с уникальными полями.

Когда заявка поступает в CRM-систему, формируется сделка на первой стадии и в карточку автоматически подтягивается информация о поступающем. В зависимости от выбранной ступени образования: бакалавриат, магистратура или дополнительное образование — подтягивается запрос на пакет документов и ссылка на расширенную форму заявки. Она состоит из 5 блоков, каждый из которых мы разместили на отдельной странице. Такая постраничная верстка стала доступной благодаря новому конструктору форм 1С-Битрикс24.

Внутри формы настроили связанные поля: если абитуриент указывает, что у него есть результаты ЕГЭ, то выпадают дополнительные поля, где нужно указать предмет и количество баллов. Точно так же настроены поля в блоке оплат. Абитуриент при указании плательщика может указать себя или другое юридическое или физическое лицо. Если выбрать эти пункты, внизу появятся связанные поля.

Когда полная форма заполнена, заявка попадает на пятую стадию воронки сделок в CRM и создается контакт абитуриента, из анкеты подтягиваются значения полей, сканы документов и анкет, суммируются баллы за экзамены и подтягивается стоимость всего обучения — разная на каждом направлении.

Если абитуриент не подавал первичную заявку, а получил ссылку на расширенную форму по почте или через соцсети, то срабатывает робот и сделка создается сразу на пятой стадии, минуя все предыдущие. Сотрудник приемной комиссии проверяет документы и высылает абитуриенту ссылку на вступительное задание. В случае успешного прохождения вступительных испытаний, стороны подписывают договоры на обучение и оплату образовательных услуг.

Стоимость обучения для поступивших может меняться год от года. Чтобы сотрудникам приемной комиссии не приходилось ее менять вручную во всех шаблонах, договорах и соглашениях, мы адаптировали интерфейс шаблонов бизнес-процессов.

Администратор портала заходит в бизнес-процессы, открывает шаблон и для каждого направления указывает актуальную общую стоимость, оплату за семестр и прописывают суммы числительными. Также администратор через шаблоны бизнес-процессов может добавлять новые направления или указывать форму обучения в разных падежах.

Когда сотрудник создает документ или договор: данные абитуриента подтягиваются из карточки контакта, а количество семестров, стоимость и форма обучения определяются автоматически по направлению обучения. Бизнес-процессы подтягивают в шаблоны договоров нужные числовые значения и падежные формы форм обучения.

Когда формируются все документы, отправляется письмо с вложениями — роботы автоматически переводят сделку на следующую стадию и меняют ответственного менеджера. Он связывается с абитуриентом и убеждается, что всё в порядке. Если менеджер этого не делает, руководителю отдела приходит уведомление, что звонок не совершен. Если с документами есть проблемы, ответственным за сделку назначается руководитель.

Когда абитуриент подписывает пакет документов и высылает сканы, робот автоматически прикрепляет их к карточкам сделки и контакта и ставит задание на проверку документов ответственному по приемной комиссии. Если всё в порядке, то сделка переходит в стадию формирования договора на оплату. Для магистратуры и бакалавриата договор формируется в полуавтоматическом режиме, а на программы дополнительного образования — полностью автоматически. Договор отправляется абитуриенту, он проводит оплату, и сделка завершается.