Потоки в Битрикс24: для чего нужны и как настроить

Теория ограничений систем (Theory of Constraints — TOC) – это управленческая методология, которую в 1980-х годах разработал израильский физик и философ Элияху Голдратт. Она направлена на выявление узких мест и устранение ограничений, которые мешают компании достигать поставленных целей.

Согласно TOC, любая система, таковой является и бизнес, состоит из ряда процессов, где у каждого – своя мощность, или пропускная способность. И какой-то процесс в этой системе обязательно отстает из-за определенного ограничения. Такой процесс является узким местом всей системы и потому тормозит ее развитие. Чтобы повысить эффективность системы, нужно сосредоточить все силы на устранении ограничения.

Рассмотрим на примере:

В IT-компанию ежемесячно поступает большое количество заявок на установку ПО. Менеджеров, которые обрабатывают заявки, в штате достаточно. А вот продаж почему-то не так уж много. Этот этап оказался узким местом системы.

Чтобы его расширить, руководство стало внимательнее изучать, что происходит на этапе продаж. И выяснилось, что менеджеры до многих клиентов не могли дозвониться с первой попытки, а далее не находили времени позвонить повторно, так как обзванивали других. Потеря клиентов на этапе обзвона и оказалась ограничением, устранение которого позволяло компании достичь цели – выйти на новый уровень дохода.

В целом теория Голдратта предлагает 5 основных шагов для повышения эффективности бизнеса.

1. Найти ограничение системы. Лучший способ – самостоятельно пройти через весь процесс. Если рассматривать приведенный выше пример, то – в роли менеджера отдела продаж.

2. Понять, как использовать найденное ограничение. Не стоит торопиться тратить деньги, например, нанимая новых сотрудников. Сначала нужно максимально использовать ресурсы, которые у вас уже есть, без дополнительных инвестиций. В нашем случае можно выделить сотрудников из другого отдела, которые будут перезванивать клиентам.

3. Подчинить ограничению все элементы системы. Вам придется изменить устоявшиеся бизнес-процессы, а также мышление сотрудников, которые привыкли действовать определенным образом или выполнять определенные задачи.

4. Расширить ограничение системы. Когда вы добились ускорения ее работы, можно переходить к более существенным изменениям: найму новых менеджеров, внедрению систем автоматизации и т. д.

5. Начать все заново. Голдратт сравнивал систему с цепью: если ее потянуть в разные стороны, то она порвется в самом слабом месте. Когда мы укрепляем один участок, то слабым может оказаться другой. И задача руководителей – находить и укреплять их.

Вовремя определить узкое место в системе – пожалуй, самая сложная задача. Ведь обычно проблема становится видна, когда работа полностью встанет. Однако, благодаря новому инструменту Битрикс24 – Потоки, выявить слабое место в системе на ранней стадии гораздо проще. Инструмент позволяет одним взглядом увидеть, когда задачи не закрываются вовремя и накапливаются, а также понять, почему это происходит, и внедрить изменения.

Подробнее о том, как настроить инструмент и выявлять слабые места, – расскажем далее.

Начать работу с потоками довольно просто. Чтобы создать новый, нужно перейти в «Задачи и Проекты», далее – открыть раздел «Потоки».

Вы можете нажать кнопку «Создать поток», в результате чего откроется пустая форма. А можете выбрать один из предложенных шаблонов – в них уже будут заполнены название и описание потока.

После того, как поля «Название» и «Описание» будут заполнены, вам потребуется выбрать сотрудников, которые смогут добавлять задачи в поток. Можно выбрать конкретных людей или сразу всех сотрудников.

В поле ниже укажите срок, в течение которого задачи должны быть выполнены. По умолчанию система предлагает не учитывать выходные. При необходимости эту функцию можно отключить.

Далее нажмите кнопку «Продолжить», чтобы перейти к настройкам потока.

Тут в первую очередь предлагается выбрать, как будет происходить распределение задач:

• По очереди. Новая задача будет автоматически назначаться на свободного сотрудника, который стоит следующим в очереди.

• Вручную. Все задачи будут поступать одному ответственному специалисту, который сможет распределять их по исполнителям.

• Самостоятельно. В этом случае свободные сотрудники будут сами разбирать задачи.

После этого вы также сможете настроить такие опции, как:

• Разрешать исполнителю изменять крайний срок. Если настройка будет активирована, то сотрудники смогут самостоятельно сдвигать дедлайн.

• Уведомлять исполнителя на половине срока. К примеру, когда до дедлайна осталось 5 дней из 10.

• Отправлять на проверку постановщику. После завершения задачи она вернется к тому, кто ее назначил.

• Выбор проекта для работы с задачами. Можно выбрать проект из ранее созданных или создать абсолютно новый. Заметим, что в рамках одного проекта может быть создано несколько потоков.

• Создавать задачи только по шаблону. При активации настройки нужно выбрать существующий шаблон задачи, с которым будут работать сотрудники, или создать новый.

Когда настройка потока завершена, снова нажимаем кнопку «Продолжить» и переходим к последнему этапу – во вкладку «Управление».

На этом этапе вам нужно выбрать администратора потока. То есть сотрудника, который будет иметь доступ к его настройкам и сможет получать уведомления, связанные с задачами.

Также есть возможность настроить условия для получения уведомлений, которые будут предупреждать о чрезмерной нагрузке команды и низкой эффективности сотрудников:

• Уведомлять, если задач в очереди больше указанного числа.

• Уведомлять, если задач в работе больше указанного числа.

• Уведомлять, если эффективность ниже указанного процента.

Также в скором времени в Битрикс24 появится настройка доступов к BI-аналитике по потокам.
Когда все необходимые функции будут настроены, нужно нажать кнопку «Сохранить поток».

Для создания новой задачи в потоке нужно перейти в раздел «Задачи и Проекты», далее – в «Потоки» и напротив нужного потока – нажать кнопку «Создать задачу».

После этого необходимо ввести ее название и описание. Если вы при настройке потока добавляли шаблон задачи, то эти поля будут заполнены по умолчанию и останется лишь добавить недостающую информацию.

Поля «Исполнитель», «Крайний срок» и «Проект» будут заполнены в соответствии с настройками потока. Изменить их при создании задачи не удастся.

Когда задача будет создана, она отобразится в графе «Мои задачи». При нажатии на соответствующее поле можно просматривать, кто исполнитель, когда дедлайн и другую информацию.

Преимущество Битрикс24 Потоков в том, что вы сразу увидите, если эффективность работы сотрудников снизится, – то есть определите узкое место в системе. Эффективность рассчитывается из процента задач, которые были выполнены вовремя. И если она упадет ниже процента, заданного при настройке потока, то воронка, обычно окрашенная в зеленый цвет, станет красной.

Также, когда будет доступна BI-аналитика, можно будет просматривать более подробную информацию по потокам: сколько задач завершено, сколько просрочено, кто именно пропустил дедлайн и другие данные. Это, в свою очередь, упростит поиск причины, из-за которой снизилась эффективность работы.

Битрикс24 Потоки позволяют контролировать работу юристов, бухгалтеров, рекрутеров, IT-специалистов и не только. Например:

• В юридическом отделе с помощью этого инструмента можно отслеживать такие процессы, как заказ справок, юранализ и согласование документов.

• В маркетинговом – размещение рекламы, ответов на отзывы, мониторинг актуальности информации на ресурсах.

• В бухгалтерии – подготовку справок 2-НДФЛ и других.

• В АХО – настройку рабочих мест, ремонт оборудования, мебели, замену лампочек.

• В HR-отделе – оформление трудоустройства, помощь с организацией внутреннего и внешнего обучения.

• В IT-отделе – настройку ПО, оборудования и доступов.

Так, когда какой-либо из этих процессов будет отставать от других, вы сразу же это заметите, сможете быстрее выявить ограничение и устранить его. А значит, ваша компания будет четко следовать к поставленным целям.