Что делать, если Битрикс24 плохо работает

Битрикс24 – это одно из самых популярных решений для управления бизнесом в России. Он позволяет настраивать работу отдела продаж, дает необходимые для коммуникации команды инструменты, позволяет автоматизировать предприятия и запускать интернет-магазины.

Внедрение Битрикс24 – не панацея. Безусловно, продукт способен решить 80% задач, стоящих перед бизнесом, но его часто приходится настраивать, дорабатывать и адаптировать.

Аудит Битрикс24 – это проект анализа, проверки и оценки эффективности работы сотрудников компании в Битрикс24. Он может проводиться как внутренними силами компании, например, собственным техническим или отделом бизнес-аналитики, так и внешними аудиторами.

Такой аудит позволяет компании оценить свою текущую систему управления процессами с помощью Битрикс24 и сделать необходимые корректировки для повышения эффективности работы, оптимизации бизнес-процессов и улучшения коммуникации внутри коллектива.

Аудит Битрикс24 внутренними силами компании будет результативным только в том случае, если его будут проводить специалисты, занимающиеся не только продажами, но и внутренними коммуникациями, проектами автоматизации, производственными процессами и обслуживанием клиентов. Однако позволить себе отвлекать для такого аудита даже часть штатных сотрудников могут далеко не все организации.

Если же аудит будет проводиться, например, отделом продаж, который работает только в модуле CRM Битрикс24, такая проверка не даст объективных результатов.

Понять, что вашей компании нужно произвести аудит Битрикс24, можно по следующим признакам:

• Ваши сотрудники не пользуются функционалом Битрикс24 или используют его частично или не во всех отделах.
  
  
• Ваши сотрудники часто жалуются, что им неудобно работать в Битрикс, или на то, что обработка задач в Битрикс24 занимает большее время, чем раньше.
  
  
• Битрикс24 настроен неправильно и не подходит для удовлетворения реальных потребностей компании и решения ее проблем.
  
  
• Ваши сотрудники не проходили обучения по работе с Битрикс24 и им трудно самостоятельно разобраться с функционалом.
  
  

В процессе аудита изучаются и анализируются рабочие процессы компании, исходя из которых определяется:

• Эффективность использования Битрикс24. Применяют ли в работе все возможности портала ваши сотрудники, какого результата они достигли.
  
  
• Недостатки использования Битрикс24. С какими неудобствами сталкиваются ваши сотрудники, что хотелось бы исправить.
  
  
• Необходимость доработки Битрикс24. Реализацию каких процессов необходимо добавить в сервис.
  
  
• Корректность работы Битрикс24. Правильно ли работает функционал с технической стороны.
  
  

Если вы внедрили Битрикс24 и не смогли добиться желаемого результата, если вы не понимаете, как сервис поможет решить ваши задачи, или если после настройки портала количество рутинных задач не уменьшилось – вам требуется аудит Битрикс24.

Аудит Битрикс24, как и медосмотр для человека, нужно проводить регулярно. И если мы еще можем понять, что с нашим здоровьем что-то не так, то с бизнесом все намного сложнее. Мы попадаем в ловушку рутины и не сразу замечаем узкие места, которые могут прорваться в самый неподходящий момент.

Когда необходимо проводить аудит Битрикс24:

• При расширении бизнеса. Если ваша компания стремительно развивается, старые методы работы могут не подходить для решения новых задач. Аудит позволяет увидеть, как именно были выстроены процессы и что можно сделать для их оптимизации.
  
  
• При самостоятельной настройке Битрикс24. Нередко сотрудники настраивают сервис интуитивно, что не позволяет системе работать на полную мощность. Аудит позволяет выявить недочеты в настройках продукта и исправить их в кратчайшие сроки.
  

Мы провели уже не один десяток аудитов и можем сформулировать лучшую практику для проведения аудита использования Битрикс24, которая подходит практически всем компаниям.

Процедура аудита в компании «Информатика и Сервис» проходит в два этапа:

Для начала мы собираем технические данные по использованию портала сотрудниками вашей компании. Исходя из полученной информации, мы анализируем рабочие процессы.

Далее мы исследуем использование функционала Битрикс24 по блокам. Проверяем работоспособность сервера и работу дополнительных модулей. После чего мы оцениваем качество работы ваших сотрудников с дополнительными возможностями портала и интеграциями.

В конце первого этапа производим исследование реальной картины бизнес-процессов вашей компании, которые обрабатываются в Битрикс24 каждый день.

Общий аудит Битрикс24 занимает до 60 часов. В результате у нас получается проанализировать текущее использование системы, оценить процент использования системы и соотнести его с пониманием дальнейших вложений во внедрение Битрикс24.

Второй этап заключается в анализе использования портала с точки зрения его пользователей, то есть ваших сотрудников. Для этого мы взаимодействуем с руководителями каждого отдела компании.

Мы производим разбор рабочих процессов и оцениваем эффективность использования функционала портала для каждого отдела. Определяем возможности реализации дополнительных процессов под возможности Битрикс24, чтобы понять, какие внутренние процессы отделов можно перенести в сервис для увеличения производительности сотрудников.

В результате анализа данных по отделам, мы также:

• Выявляем проблемы с использованием портала под конкретные цели.
  
  
• Анализируем задачи и работу сотрудников.
  
  
• Изучаем пользовательский опыт взаимодействия сотрудников с Битрикс24, благодаря чему выявляем скрытые проблемы, которые препятствуют эффективному использованию сервиса.
  
  
• Изучаем уровень осведомленности сотрудников о возможностях портала.
  
  
• Предварительно оцениваем задачи по внедрению Битрикс24, чтобы понимать необходимость и объем дальнейших вложений компании для повышения эффективности работы.
  

После проведения двух этапов аудита Битрикс24 вы получите полное понимание работы портала в его текущем состоянии и сможете соотнести возможности сервиса с бизнес-процессами.

Аудит позволяет сделать выводы об эффективности использования системы и обоснованности финансовых вложений для дальнейшей работы с Битрикс24. А также вы сможете понять, каков объем, сроки и стоимость выполнения дальнейших задач для внедрения Битрикс24 и целесообразность этих действий.