Тайм-менеджмент без воды: техники, которые работают
Кажется, что дел становится все больше, а времени – меньше. Рабочий день только начался, а список уже внушительный: письма, встречи, дедлайны, срочные правки. В такой обстановке легко потерять фокус
и ощущение контроля. Именно здесь на помощь приходит тайм-менеджмент – навык, который помогает и достигать целей без перегрузки.
Рассказываем в статье про популярные техники тайм-менеджмента и делимся рекомендациями о том, как использовать методы управления временем в связке с Битрикс24.
и ощущение контроля. Именно здесь на помощь приходит тайм-менеджмент – навык, который помогает и достигать целей без перегрузки.
Рассказываем в статье про популярные техники тайм-менеджмента и делимся рекомендациями о том, как использовать методы управления временем в связке с Битрикс24.
Что вас ждет:
Классика жанра: проверенные методы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент – это искусство управлять временем так, чтобы оно работало на вас, а не наоборот. Универсального рецепта не существует, но есть проверенные методы, которые помогают лучше планировать день, концентрироваться на важном и не сгорать к середине недели. Ниже – самые популярные подходы: кратко и с акцентом на практическую пользу.
Метод Помодоро
Одну из самых популярных техник изобрел итальянский студент. Для повышения продуктивности Франческо Чирилло решил использовать обычный кухонный таймер в виде помидора, отсюда инструмент и получил свое название. Суть метода заключается в чередовании коротких интервалов работы и небольших перерывов между ними.
Как работает
Как работает
- Выбираем задачу. Например, ответить на пачку электронных писем, подготовить презентацию или написать отчет.
- Ставим таймер на 25 минут. Это и есть один «помодоро». Таймер можно поставить в специальной онлайн-программе или просто на телефоне.
- Работаем, не отвлекаясь. Никаких соцсетей и перекусов.
- Когда прозвенел таймер – делаем перерыв 5 минут. Можно встать, попить воды или просто посмотреть в окно.
- После 4 помодоро – длинный перерыв на 15–30 минут. Советуем не тратить его на залипание в телефоне, глаза скажут за это «спасибо»! Лучше размять спину, налить чай, а если удаленка, сделать что-то из домашних дел.
Метод 90/30
Если «помидорки» кажутся слишком короткими, то рекомендуем выбрать технику с более длинными рабочими интервалами. В основе этого приема находится концепция ультрадианных ритмов – естественных циклов активности и отдыха, которые повторяются каждые 90-120 минут в течение суток.
Суть заключается в следующем: 90 минут полной концентрации на задаче, а затем 30 минут отдыха. Такой ритм позволяет глубоко погрузиться в проект, а также учит устанавливать границы между работой и отдыхом.
Метод подойдет тем, у кого работа требует повышенной фокусировки – разработчикам, дизайнерам, авторам, аналитикам, но не сработает, если день состоит из постоянных звонков, встреч и сообщений, либо в open office.
Суть заключается в следующем: 90 минут полной концентрации на задаче, а затем 30 минут отдыха. Такой ритм позволяет глубоко погрузиться в проект, а также учит устанавливать границы между работой и отдыхом.
Метод подойдет тем, у кого работа требует повышенной фокусировки – разработчикам, дизайнерам, авторам, аналитикам, но не сработает, если день состоит из постоянных звонков, встреч и сообщений, либо в open office.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра помогает быстро разобраться, какие из дел требуют немедленного внимания,
а какие можно отложить или делегировать. Этот метод позволяет сосредоточиться на главном и избавиться от ощущения постоянной спешки.
Суть техники заключается в классификации дел на четыре категории по степени важности и срочности.
а какие можно отложить или делегировать. Этот метод позволяет сосредоточиться на главном и избавиться от ощущения постоянной спешки.
Суть техники заключается в классификации дел на четыре категории по степени важности и срочности.
- Важно и срочно → Делать немедленно
Когда таких «пожаров» много – это сигнал, что важное часто откладывается до последнего.
2. Важно, но не срочно → Планировать и развивать
Это зона роста и стратегии. Здесь нет аврала, но именно она приносит наибольшую отдачу в долгосрочной перспективе. Повышение квалификации, разработка нового продукта, работа над улучшением процессов и т.д.
Чем чаще выполняются пункты в этом квадранте, тем меньше хаоса в будущем.
3. Срочно, но не важно → Делегировать или минимизировать
Такие вопросы кажутся приоритетными, но на самом деле не приносят ценности. Часто они навязаны извне: чужие дедлайны, неважные запросы, постоянные уведомления.
4. Не срочное и не важное → Удалять или ограничивать
В этом квадранте пользы нет. Пустой серфинг в интернете, бессмысленные отчеты, участие в ненужных встречах. Полностью избавиться нельзя, но важно держать его под контролем.
Метод двух минут
Самая простой и легковыполнимый прием тайм-менеджмента. Его суть состоит в том, что если на решение проблемы требуется не больше двух минут, то следует решить ее сразу.
Вроде бы банально, но, если практиковать регулярно, то мелкие задачи не будут накапливаться, а значит будет больше времени и энергии на действительно важные проекты. Такой подход помогает снизить уровень стресса и избежать чувства перегруженности.
Вроде бы банально, но, если практиковать регулярно, то мелкие задачи не будут накапливаться, а значит будет больше времени и энергии на действительно важные проекты. Такой подход помогает снизить уровень стресса и избежать чувства перегруженности.
Метод «Съесть лягушку» («Eat That Frog»)
Суть метода заключается в том, чтобы начать день с самой сложной и неприятной задачи, которая тянет энергию на себя и мешает двигаться дальше. Обычно такие дела вызывают сопротивление и желание отложить их на потом, но если справиться сразу, то появится время и силы для другого, а чувство выполненного долга поднимет мотивацию и настроение.
Этот инструмент помогает избавиться от привычки откладывать приоритетные дела на последний момент и уделять внимание действительно важным вещам.
Этот инструмент помогает избавиться от привычки откладывать приоритетные дела на последний момент и уделять внимание действительно важным вещам.
Метод «золотого часа»
Этот подход похож на предыдущую технику. Его суть заключается в том, чтобы первый час рабочего дня уделять приоритетному.
Идея в том, что утром ум ещё свеж, энергия не растрачена на рутину, а значит – самое время заняться тем, что действительно продвигает вперед: стратегией, планированием или ключевыми проектами. Даже если в течение дня что-то пойдет не по плану, один продуктивный час с утра дает ощущение контроля и уверенности.
Идея в том, что утром ум ещё свеж, энергия не растрачена на рутину, а значит – самое время заняться тем, что действительно продвигает вперед: стратегией, планированием или ключевыми проектами. Даже если в течение дня что-то пойдет не по плану, один продуктивный час с утра дает ощущение контроля и уверенности.
Метод «трех дел»
Суть техники заключается в том, чтобы каждый день в списке дел выбирать три приоритетных пункта и стараться их выполнить при любых обстоятельствах. Главное – выбирать осознанно: не по срочности, а по значимости. Остальное тоже может быть выполнено, но они уже идут как бонус, а не как обязательная программа.
Это снижает уровень стресса и помогает держать фокус в течение дня. Принцип особенно полезен в перегруженные периоды, когда важно не просто быть занятым, а двигаться в нужном направлении.
Это снижает уровень стресса и помогает держать фокус в течение дня. Принцип особенно полезен в перегруженные периоды, когда важно не просто быть занятым, а двигаться в нужном направлении.
«Автофокус»
Представляет собой гибкий способ ведения списка дел, который помогает бороться с прокрастинацией и не перегружать себя жесткими рамками. Смысл состоит в том, что дела записываются в один длинный список – без приоритетов, дедлайнов и категорий. Затем список просматривается сверху вниз. То, что «зацепило взгляд» или вызывает внутренний отклик выполняется в первую очередь.
После выполнения пункт вычеркивается, и внимание возвращается к началу списка. Если ничего не привлекло внимания – делается пауза, а затем попытка повторяется.
Метод работает не за счет внешнего давления, а благодаря внутренней готовности действовать. Это снижает напряжение, помогает избежать прокрастинации и избавляет от чувства перегруженности.
Прием подходит не всем, его не смогут использовать те, кто работает с жесткими дедлайнами, кто любит четкую структуру и контроль или склонен бесконечно откладывать неприятные задачи.
После выполнения пункт вычеркивается, и внимание возвращается к началу списка. Если ничего не привлекло внимания – делается пауза, а затем попытка повторяется.
Метод работает не за счет внешнего давления, а благодаря внутренней готовности действовать. Это снижает напряжение, помогает избежать прокрастинации и избавляет от чувства перегруженности.
Прием подходит не всем, его не смогут использовать те, кто работает с жесткими дедлайнами, кто любит четкую структуру и контроль или склонен бесконечно откладывать неприятные задачи.
3 принципа тайм-менеджмента
- Планируйте блоки времениСписок из 27 пунктов – не план, а ментальная ловушка. Один пункт, например, «подготовить презентацию» может занять от 20 минут до двух дней, поэтому вместо «ответить на письма или составить ТЗ» – лучше выделить блоки: 2 часа на работу над проектом, 1 час на коммуникации и так далее. Это называется time blocking. Согласно исследованиям, такой подход увеличивает продуктивность на 20-25%.
Такая система уменьшает количество отвлекающих факторов и позволяет заранее распределить внимание и силы, а не прыгать между задачами. Это снижает тревожность и предотвращает перегруз. Тайм-блокинг особенно полезен, если вы устали от бесконечного потока срочных дел с пометкой «надо было вчера».
- Оставляйте буферы для форс-мажоровЖизнь непредсказуема. Даже при хорошем планировании день редко проходит строго по расписанию, поэтому при составлении расписания добавьте в расписание 1-2 «плавающих» блока. Они пригодятся, если потребуется срочно созвониться, клиент пришлет срочные правки или внезапно «ляжет» сервер или интернет.
Такие интервалы можно ставить в любую часть дня. Если каждый день требуется «закрывать» хвосты и проводить разбор почты, запланируйте на вечер, а если днем будет несколько созвонов подряд, то буфер между ними станет передышкой.
Буфер – это часть системы, а не потерянное время или прокрастинация. Он делает график гибким, а работу – устойчивой, поэтому не стоит от него отказываться. - Следуйте биологическим ритмам, а не трендамДавайте будем честными – не все могут вставать в пять утра и сразу приниматься за работу, и это совершенно нормально. Во-первых, если возвращаться домой поздно вечером и ложиться после полуночи, то от раннего подъема будет больше вреда, чем пользы. Так, по данным одного из исследований, количество сна напрямую влияет на риск возникновения сердечно-сосудистых заболеваний.
Во-вторых, циркадные ритмы бывают разные. Если вы легко, даже в отпуске, встаете без будильника и сразу готовы к активностям, то вероятнее всего вы жаворонок. В таком случае самые сложные, большие или неприятные рабочие задачи старайтесь делать утром. Так вы их сможете сделать быстрее и более качественно. В случае, если желание «свернуть» горы приходит вечером, а утром, наоборот, нужно несколько часов на раскачку, то в первой половине дня выполняйте рутинные задачи, которые не требуют много внимания, а после обеда переходите к сложным проектам.
Более подробно про сон и биоритмы можно почитать в книгах «Зачем мы спим. Наука и сне и сновидениях» Мэттью Уолкер и «Всегда вовремя» Майкла Бреуса.
Мифы про управление временем
- Многозадачность – это продуктивно15 открытых вкладок в браузере, на звонке один проект, в чате другой, параллельно редактируется презентация. Кажется, что всё под контролем – и процесс идёт. Но на деле – нет. Каждый раз, когда нам кажется, что мы делаем несколько дел одновременно, мозг выполняет их последовательно и тратит огромное количество энергии на переключения. На эту тему есть даже термин: cost of task switching — «стоимость переключения». И она довольно высока: после каждого такого прыжка мозгу нужно в среднем 23 минуты, чтобы вернуться в поток.
В некоторых случаях, человек действительно может делать сразу несколько дел, но только когда они доведены до автоматизма и не требуют умственных усилий. Например, мы можем есть попкорн и смотреть фильм, готовить ужин и слушать подкаст, гулять и разговаривать по телефону и так далее. В остальных, особенно рабочих ситуациях, рекомендуем сосредоточиться на одной задаче, довести её до конца и только потом переходить к следующей. Согласно исследованию ученых Стэнфордского университета, люди, которые выполняют дела последовательно, достигают лучших результатов, чем те, кто постоянно переключается.
Что интересно!
В мире есть небольшой процент людей, мозг которых устроен иначе. Они могут эффективно выполнять несколько действий одновременно. Плохая новость – таких людей не больше 2% населения планеты.
- Один инструмент решит всеИдея о том, что нужно просто найти свой метод и все наладится, привлекательна, но ошибочна. В том, что касается управлением времени универсального рецепта нет. Сколько людей, задач и ситуаций, столько разных комбинаций. Тайм-менеджмент – это система, которую нужно подстраивать под свой стиль жизни и специфику работы.
Например, сочетание матрицы Эйзенхауэра и Помодоро подойдет тем, кто любит работать небольшими, но продуктивными интервалами. Хорошо для офисных сотрудников и тех, кто выполняет много однотипных задач, но не подойдет творческим людям и тем, кто работает над крупными проектами, требующими глубокого погружения и долгих сессий без прерываний. - Если не успеваешь, значит плохо планируешьРаспространено мнение, что если задачи не сделаны вовремя, значит, кто-то просто неправильно всё спланировал. На самом деле, дело обстоит сложнее.
Во-первых, планирование – не волшебство. Все может быть идеально на бумаге, но в жизни постоянно появляются непредвиденные обстоятельства. Заранее все учесть невозможно. Во-вторых, наличие даже самого подробного плана не увеличивает количество часов в сутках. Если дел объективно больше, никакой календарь не поможет. Кроме того, не все проекты можно ограничить четкими сроками. Например, когда дело касается творчества или креатива, то сложно заранее сказать, сколько потребуется времени.
Тайм-менеджмент в таких случаях помогает трезво оценить ситуацию и принять реалистичные решения.
Как адаптировать техники управления временем под Битрикс24?
Битрикс24 помогает встроить техники тайм-менеджмента в повседневную работу: в команде, в проекте и в личном графике. Ниже, несколько примеров того, как это можно реализовать на практике.
Метод Помодоро
В Битриксе24 нет встроенного таймера, но есть два варианта внедрить этот прием:
- Напоминания в календаре. Создайте шаблон-событие («помидорку») продолжительностью 25 минут и дублируйте его весь день. Можно создать несколько таких событий на весь день с промежутками 5 минут между ними.
- Использовать сторонний таймер. Разделите в Битриксе крупные дела на короткие задачи, запустите таймер в телефоне или специальном онлайн сервисе и работайте интервалами, закрывая задачи по мере выполнения. Так, вы сможете не только избежать перегрузки, но и выяснить, сколько «помидоров» уходит на тот или иной тип работы, что поможет в дальнейшем планировании.
Матрица Эйзенхауэра
Самый быстрый способ внедрить этот прием в Битрикс24 – использовать теги, приоритеты и фильтры. Создайте четыре тега: важно и срочно, важно, но не срочно,
срочно, но не важно, неважно и не срочно, и помечайте ими все задачи. Используйте фильтры, чтобы видеть пункты по категориям. Планируйте важное, делегируйте второстепенное, а лишнее удаляйте без сожаления.
срочно, но не важно, неважно и не срочно, и помечайте ими все задачи. Используйте фильтры, чтобы видеть пункты по категориям. Планируйте важное, делегируйте второстепенное, а лишнее удаляйте без сожаления.
Золотой час
В первую очередь запланируйте в календаре фиксированный час в удобное время и отметьте этот промежуток, как «занят» или «не беспокоить», чтобы коллеги видели и не отвлекали. На это время отключите уведомления из чатов, почты и звонков. Так вы сохраните концентрацию и не будете отвлекаться на мелочи.
Выберите из списка задач 1-2 самые приоритетные и разбейте их на подзадачи, чтобы видеть прогресс. После завершения периода работы зафиксируйте, что удалось сделать и в чем возникли сложности. Это поможет скорректировать следующий «золотой час» с учетом опыта.
Выберите из списка задач 1-2 самые приоритетные и разбейте их на подзадачи, чтобы видеть прогресс. После завершения периода работы зафиксируйте, что удалось сделать и в чем возникли сложности. Это поможет скорректировать следующий «золотой час» с учетом опыта.
Что в итоге
Тайм-менеджмент – это не про строгость, а про осознанность. Он помогает делать меньше, но лучше. У каждой техники своя логика. И настоящая эффективность приходит тогда, когда они используются в комплексе, в соответствии с целями конкретного человека или команды.
А если подключить к этому современные инструменты, эффективность выходит на новый уровень. В связке с Битрикс24 тайм-менеджмент превращается в эффективную и стабильную систему управления временем и приоритетами: проекты не забываются, встречи не накладываются, напоминания срабатывают вовремя, а команды работают в едином ритме.
А если подключить к этому современные инструменты, эффективность выходит на новый уровень. В связке с Битрикс24 тайм-менеджмент превращается в эффективную и стабильную систему управления временем и приоритетами: проекты не забываются, встречи не накладываются, напоминания срабатывают вовремя, а команды работают в едином ритме.
Хотите получить консультацию по управлению сотрудниками в Битрикс24?
Оставьте свою заявку