Обсудить проект
Информатика и Сервис
Отраслевые решения
Услуги Битрикс24
Купить Битрикс24
Задача клиента
Клиенту необходимо было автоматизировать кадровое делопроизводство - процессы приема на работу, перевода на другую должность, оформления командировки, а также согласование договоров юристом и руководителем.

О клиенте

TECHRENT — компания оказывает комплекс услуг по предоставлению в аренду специализированной строительной техники, высотного оборудования, а также предоставляет услуги по высотным работам.
Проблема
На момент обращения в компании клиента кадровый документооборот и согласовании договоров выполнялись вручную с использованием бумажных носителей и электронной почты. Из-за отсутствия единой автоматизированной системы документы регулярно «зависали» между отделами или терялись. Кроме того, ручная постановка задач часто приводила
к ошибкам из-за человеческого фактора. В итоге такой подход замедлял ключевые бизнес-процессы и снижал общую эффективность работы компании.

При этом у руководства не было инструментов контроля, из-за чего было невозможно оперативно отследить текущий этап согласования конкретного договора или заявки.
Нужно перевести кадровые процедуры и внутренние согласования в электронный формат? Оставьте заявку и получите консультацию по автоматизации процессов в Битрикс24..
Заказать консультацию

Почему выбрали Битрикс24

Выбор Битрикс24 был обусловлен следующими причинами:

  • Гибкость и кастомизация. Возможность настраивать смарт-процессы и бизнес-процессы, что позволило точно воспроизвести логику согласования каждого документа в компании.

  • Широкий встроенный инструментарий. Наличие всех необходимых модулей «из коробки»: смарт-процессы, роботы, задачи, уведомления, пользовательские поля и константы позволило реализовать полный цикл автоматизации без использования внешних сервисов.

  • Интеграция и единое окно. Возможность объединить коммуникации, хранение документов и управление процессами в одном интерфейсе.

  • Простота для пользователей. Наличие низкого порога входа для рядовых сотрудников.

Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?

  • Автоматизировать юридический блок
    Настроить в системе процесс согласования договоров.
  • Автоматизировать кадровый блок
    Настроить в Битрикс24 обязательные процессы работы с персоналом: заявка на согласование кандидата, прием на работу, перевод на другую должность и оформление командировки.

Что было сделано

Автоматизировали юридический блок (согласование договоров)
Настроили смарт-процесс с полным циклом: от заполнения заявки до закрытого договора.
Настроили маршрутизацию: последовательное согласование юристом, затем генеральным директором.
Реализовали логику возврата на доработку при отклонении, с автоматическим уведомлением ответственного. Автоматизировали смену стадий на основе отметок о подписании (контрагент/компания).
Автоматизировали кадровый блок
Реализовали цепочку из трех взаимосвязанных смарт-процессов для полного цикла работы с персоналом:

  • Заявка на согласование кандидата: внедрить обязательный этап медосмотра и согласования с отделом охраны труда.
  • Прием на работу: создать процесс, запускаемый автоматически, с генерацией листа согласования для главного механика и генерального директора.
  • Перевод на другую должность: внедрить аналогичный процесс для внутренних перемещений сотрудников.

Автоматизировали заявок на командировки:

  • Создать сквозной процесс от «Черновика» до «Завершена».
  • Настроить автоматический расчет суточных и контроль лимитов расходов.
  • Реализовать автоматическое подключение финансового директора к согласованию при превышении бюджета.
  • Автоматизировать постановку задач на бронирование билетов и сдачу авансового отчета.

Сложности при внедрении

  • Сложность настройки автоматического расчета суточных, контроля лимитов и сравнения с бюджетом командировки.
    Проблема возникала в случае, если бюджет не заполнен или используются отдельные категории расходов.

    Для решения задачи в модуле «Константы» были вынесены настраиваемые значения (размер суточных и максимальный лимит). Робот смарт-процесса настроен на вычисление итоговой суммы (суточные * дни + представительские) и ее сравнение либо с указанным бюджетом, либо с общей константой, что делает логику универсальной и гибкой для администраторов.
  • Трудности с интеграцией медицинских заключений в процесс согласования кандидата
    Необходимо было обеспечить, чтобы без прикрепленного файла с заключением процесс не мог двигаться дальше, но при этом сохранить удобство для пользователя.

    Для решения задачи в поле «Файл с медицинским заключением» добавили свойство «Обязательное», которое активируется при переходе на стадию «Согласование отделом охраны труда”. Это гарантирует, что ответственный не пропустит этап загрузки документа.
  • Сложности с автоматизацией процесса согласования договоров
    На старте проекта процесс был построен с использованием Заданий в разделе Автоматизация, но в процессе тестирования выяснилось, что данный формат неудобен для сотрудников: интерфейс оказался перегруженным, а уведомления – недостаточно информативными.

    Для улучшения пользовательского опыта потребовалось перейти на механизм Задач. Однако при прямом переносе логики возникла критическая проблема: если сотрудник (юрист или директор) завершал задачу, но забывал выбрать в пользовательских полях статус («Согласовано» или «Отклонено»), система не понимала, что делать дальше. Заявка зависала, а задача просто переходила в статус «Выполнена».

    Решение:
    Нововведением стало внедрение «Защиты от невнимательности»: если пользователь завершил задачу, но не выбрал обязательный статус в пользовательских полях, робот автоматически возвращает задачу обратно в работу и отправляет уведомление сотруднику с требованием выбрать решение. Это гарантирует, что ни один договор не будет закрыт без явного вердикта, и процесс всегда остается под контролем.

Результат внедрения

  • Повышение прозрачности кадровых процессов и согласования договоров
    Руководители и ответственные сотрудники в любой момент видят статус заявки или документа. Это позволяет быстрее выявлять задержки и контролировать соблюдение внутренних регламентов.
  • Ускорение внутренних процессов
    Согласование кадровых документов, командировок и договоров перестало зависеть от ручной передачи информации между сотрудниками. Компания сократила время обработки заявок.
  • Снижение нагрузки на сотрудников
    Рутинные действия, связанные с передачей документов и контролем согласований, были автоматизированы. В результате у сотрудников теперь больше времени на основную работу.
  • Снижение количества ошибок при обработке документов
    Автоматические маршруты и единые правила обработки заявок уменьшают влияние человеческого фактора. Компания получает более предсказуемый и стабильный процесс работы с документами.
  • Усиление контроля над расходами на командировки
    Система автоматически проверяет лимиты и правила согласования командировок. Это помогает компании контролировать расходы и снижает риск необоснованных затрат.
Требуется сократить время на обработку кадровых документов и внутренних запросов сотрудников? Оставьте заявку и узнайте, как это реализовать в Битрикс24.
Заказать внедрение

Необходимо автоматизировать кадровое делопроизводство и согласование договоров?

Оставьте свою заявку. Мы перезвоним в рабочее время.