Внедрение CRM Битрикс24: кейс производителя оборудования
для пищевого производства
Задача клиента
В связи с ростом количества заказов и усложнением продуктовой линейки клиенту требовалось внедрение CRM-системы и переход к автоматизации продаж.
О клиенте
ООО «Протемол» — B2B компания, производитель технологического оборудования для пищевой промышленности.
Проблема
На момент обращения в компании было централизованной CRM-системы: переход между статусами (от запроса до договора) осуществлялся устно или через общие чаты, а технические задания, эскизы и файлы от клиентов хранились в почте и на локальных дисках сотрудников. Из-за отсутствия CRM менеджеры забывали про клиентов и затягивали согласование договоров, что напрямую влияло на уровень продаж, а децентрализованное хранение документов приводило к утере ключевой информации по заказам.
Кроме того, в компании отсутствовал четкий, прозрачный механизм согласования технический решений между 6 подразделениями компании. При этом у руководства не было инструментов для оценки загрузки менеджеров и отслеживания движения по каждой сделке.
Непрозрачный внутренний регламент порождал конфликты между отделами и размывал ответственность за ошибки в проектах. В итоге падал уровень лояльности заказчиков, а руководство не могло контролировать выполнение планов продаж.
Кроме того, в компании отсутствовал четкий, прозрачный механизм согласования технический решений между 6 подразделениями компании. При этом у руководства не было инструментов для оценки загрузки менеджеров и отслеживания движения по каждой сделке.
Непрозрачный внутренний регламент порождал конфликты между отделами и размывал ответственность за ошибки в проектах. В итоге падал уровень лояльности заказчиков, а руководство не могло контролировать выполнение планов продаж.
Нужно избавиться от потери заявок, задержек в согласованиях и хаоса в рабочих процессах? Оставьте заявку и получите консультацию по автоматизации продаж в Битрикс24.
Почему выбрали Битрикс24
Выбор Битрикс24 был обусловлен следующими причинами:
- Комплексность платформы. В Битрикс24 есть CRM, файловое хранилище (Диск), инструменты для проектного управления и коммуникаций в одном интерфейсе.
- Встроенные инструменты (воронки, пользовательские поля, роботы, бизнес-процессы) позволяют реализовать специфическую логику производственного согласования.
- Возможность управления доступом. Гибкая система прав позволяет разграничить видимость сделок и папок между менеджерами и руководством.
- Скорость внедрения. Благодаря типовой архитектуре систему можно быстро запустить.
- Возможность масштабирования.
Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?
- Настроить воронки продаж для лидов и для сделок
- Кастомизировать карточки объектов CRM
- Настроить бизнес-процессы для лидов
- Настроить бизнес-процессы для сделок и проектной работы
- Настроить иерархическую структуру папок на Диске
- Настроить уведомления и автоматическое сохранение файлов на стадиях «КП согласовано» и «Договор подписан».
- Настроить права доступа
Что было сделано
Разработали две воронки продаж: для лидов и для сделок
- Настроили воронку для лидов из 6 стадий (от первичного обращения до квалификации).
- Настроили воронку для сделок из 14 стадий, включая инженерные и юридические этапы (Подготовка КП, Согласование, Договор).
Кастомизировали карточки объектов CRM
- В карточки лидов добавили поля: «Текст запроса», «Файл запроса», «ТЗ». Настроили отображения вкладок и обязательных полей.
- В карточки сделок добавили поля: «Сформированное ТЗ», «Есть аналог запроса» (список Да/Нет), файловые поля «КП» и «Договор» с привязкой к стадиям, поле «Ссылка на Рабочую Группу» (автозаполнение).
Настроили бизнес-процессы (роботов) для лидов
- Настроили напоминание ответственному при нахождении лида на стадии «Не обработан» более 1 календарного дня.
- На стадии «Взят в работу» настроили автоматическую постановку задачи «Обсудить с клиентом техническое задание» со сроком 2 рабочих дня.
- На стадии «Перезвонить» настроили уведомление менеджеру о необходимости звонка.
Настроили бизнес-процессы для сделок и проектной работы
На стадии «Подготовка КП» реализовали логику проверки наличия аналога:
- При выборе «Аналог найден» — задача менеджеру.
- При выборе «Аналог не найден» — автоматическое создание Рабочей группы с включением руководителей отделов инжиниринга, технического, технологического, АСУП, снабжения и ПЭО, постановка подзадач каждому участнику и автозаполнение поля «Ссылка на Рабочую группу».
Настроили автоматическое создание иерархической структуры папок на Диске
Структура папок на Диске: Контрагент → Сделка → ТЗ/КП/Договор с ограничением прав доступа.
Настроены уведомления и автоматическое сохранение файлов на стадиях «КП согласовано» и «Договор подписан».
Настройка прав доступа
Права доступа:
- Для администраторов (учредители, администратор CRM, руководитель отдела продаж) — полные права.
- Для менеджеров отдела продаж — права чтения, добавления, изменения, импорта с ограничением уровня доступа только своими записями.
Сложности при внедрении
- Сложности с определением логики взаимодействия менеджеров с инженерными отделами на этапе отсутствия аналога запроса.Для решения задачи доработали сценарий следующим образом: условие запуска процесса создания Рабочей группы привязано к значению пользовательского поля «Есть аналог запроса» (при выборе варианта «Аналог не найден»).
В настройках робота жестко задан список участников группы (руководители отделов), что исключает ручной пропуск сотрудников и гарантирует формирование единой структуры для всех сложных сделок. Сроки по подзадачам назначены автоматически в соответствии с регламентом.
Результат внедрения
- Ускорение обработки заказов и рост эффективности продажВсе входящие запросы, ТЗ и финальные документы зафиксированы в единой CRM, привязка к сделкам и контрагентам сохранена. Движение лидов и сделок жестко привязано к стадиям воронки, что исключает пропуск этапов и обеспечивает единый стандарт работы для всех менеджеров.
- Контроль и ускорение работы с документамиТеперь документы в компании хранятся структурировано: на Диске создана иерархическая система папок по принципу «Контрагент → Сделка», права доступа настроены адресно.
- Повышение прозрачности и управляемости процесса согласования между отделамиАвтоматизировано проектное взаимодействие. При отсутствии типового решения система инициирует сбор Рабочей группы и ставит задачи профильным специалистам, сокращая время на ручную координацию.
- Повышение прозрачности процесса продаж и контроля менеджеровРуководство получило возможность отслеживать статус каждой сделки в разрезе 14 стадий, а также контролировать дисциплину через автоматические уведомления и задачи.
Нужно, чтобы все отделы работали в единой системе и информация не терялась? Оставьте заявку и узнайте, как это реализовать в Битрикс24.
Необходимо объединить продажи, документы и внутренние согласования в одной системе?
Оставьте свою заявку. Мы перезвоним в рабочее время.