Автоматизация HR-процессов в Битрикс24: от заявки на подбор до завершения испытательного срока
Задача клиента
Клиенту необходимо было автоматизировать и объединить в единую экосистему в Битрикс24 все HR-процессы компании, включая:
- создание и согласование заявки на подбор;
- ведение кандидатов по стадиям;
- согласование кандидата заказчиком и службой безопасности;
- вывод кандидата в оффер и выход на работу;
- автоматическое создание процесса трудоустройства;
- запуск онбординга и адаптации;
- контроль испытательного срока.
О клиенте
Компания с распределенной структурой подразделений и выраженным потоком найма: регулярный подбор сотрудников в разные департаменты, несколько этапов согласования кандидатов, отдельная служба безопасности, бухгалтерия и кадровый отдел, а также наставники и руководители, участвующие в адаптации новичков.
Проблема
На момент обращения процесс найма и адаптации велся разрозненно: заявки на подбор, согласования, задачи кадровикам, проверка службы безопасности, подготовка документов и онбординг существовали в разных каналах и файлах. Координация шла вручную, а статус кандидата был непрозрачен для участников. У руководителей подразделений и департаментов не было единой картины по срокам и статусам кандидатов и новичков.
Все это замедляло процесс найма и адаптации сотрудников, что напрямую влияло на эффективность работы компании.
Все это замедляло процесс найма и адаптации сотрудников, что напрямую влияло на эффективность работы компании.
Нужно сделать контроль платежей прозрачным и снизить нагрузку на менеджеров? Оставьте заявку, чтобы обсудить автоматизацию процессов в Битрикс24.
Почему выбрали Битрикс24
Функционал Битрикс24 позволяет объединить все HR-процессы в одном месте и настроить с учетом специфики бизнеса. Смарт-процессы позволяют описать воронки подбора, трудоустройства, онбординга и испытательного срока, а бизнес-процессы и роботы — автоматически создавать задачи, согласования, уведомления и документы без внешних систем.
Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?
- Создать смарт-процесс «Заявки в HR» с воронкой статусов
- Настроить поля заявки: департамент, должность, требования.
- Автоматизировать процесс согласования заявки ответственным сотрудником, а также создание задачи для отдела кадров после согласования заявки.
- Настроить воронку с несколькими стадиями для работы с кандидатами
- Автоматизировать создание задач на первичный контакт, интервью с HR, согласование заказчика, собеседование с заказчиком, проверку службой безопасности, включая фиксацию обратной связи по кандидату на каждом этапе (согласование/отклонение).
- Настроить автоматический перевод заявки в оффер и отправка письма кандидату.
- Автоматизировать создание карточки «Согласование документов на трудоустройство» с формированием служебной записки по заполненным данным и уведомлением руководителя о необходимости согласовать трудоустройство.
- Автоматизировать создание задачи бухгалтеру на заведение сотрудника в 1С
- Автоматизировать запуск воронки онбординга и адаптации, а также создание задач на подготовку рабочего места, проверку документов, план адаптации и создание встреч для наставника и руководителя на разных этапах
- Настроить автоматический перевод карточки в воронку испытательного срока с задачами по месяцам c фиксацией итогового решения: «Успешно завершен» / «Не прошел».
Что было сделано
Создали смарт-процесс «Заявки в HR» с воронкой статусов: «Черновик» → «Согласование» → «В работе» → «Вакансия открыта»
При создании заявки автоматические заполняются поля: департамент, должность, требования. После заполнения заявка отправляется на согласование ответственному сотруднику.
Согласование заявки
Согласующий сотрудник видит всю информацию по заявке и может согласовать или отклонить ее. После согласования автоматически создается задача для сотрудника отдела кадров.
После согласования, статус заявки меняется на В работе и ставится задача на поиск кандидатов.
Автоматизация процесса работы с кандидатами
В карточке заявки появляется вкладка «Кандидаты». Кадровик может добавить нового кандидата или выбрать существующего (в том числе импортировать с HeadHunter через готовые решения из Маркетплейс).
В карточке заполняются следующие поля: ФИО, домен, город, желаемый доход, ключевые навыки, уровень зарплаты, опыт работы, о себе и другие.
Каждый кандидат проходит по воронке стадий: Новый отклик → Первичный контакт → Интервью с HR → Согласование заказчика → Собеседование с заказчиком → Проверка СБ → Оффер → Выход на работу.
На стадии первичного контакта система создает задачу для HR-специалиста — созвониться с кандидатом и получить обратную связь.
Согласование кандидата заказчиком и СБ
На стадии «Согласование заказчика» назначается встреча с заказчиком — в том числе через календарь Битрикс24 и видеосвязь с приглашением кандидата.
Заказчик фиксирует обратную связь: согласовать или отклонить. При согласовании кандидат движется дальше по воронке.
Заказчик фиксирует обратную связь: согласовать или отклонить. При согласовании кандидат движется дальше по воронке.
На этапе «Проверка службы безопасности» ставится задача специалисту службы безопасности. После ее закрытия с обратной связью заявка переходит в стадию «Оффер».
Оффер и выход на работу
На стадии «Оффер», если у кандидата указан email, ему автоматически отправляется письмо по заранее подготовленному шаблону — в зависимости от договоренностей и полей заявки.
Статус кандидата может быть изменен на любом этапе: с указанием причины отказа (отказ кандидата, отклонение HR, заказчика или СБ). При положительном исходе фиксируется выход на работу, заявка на подбор закрывается автоматически.
Статус кандидата может быть изменен на любом этапе: с указанием причины отказа (отказ кандидата, отклонение HR, заказчика или СБ). При положительном исходе фиксируется выход на работу, заявка на подбор закрывается автоматически.
Трудоустройство
После закрытия заявки на подбор автоматически создаётся карточка «Согласование документов на трудоустройство» в отдельной воронке со статусами: «Согласование руководителя» → «Подготовка документов» → «Выход на работу».
В карточке заполняются поля: ФИО сотрудника, структурное подразделение (подтягивается из заявки), должность (можно скорректировать), дата приёма, оклад на руки, формат работы, график, срок договора, испытательный срок, непосредственный руководитель.
По заполненным данным автоматически формируется служебная записка и прикрепляется к карточке, а заявка переходит на этап “Согласования документов”.
Руководителю уходит уведомление о необходимости согласовать заявку на трудоустройство.
Подготовка документов и заведение в 1С
После согласования руководителем процесс переходит в этап «Подготовка документов». Создается задача для бухгалтера (или сотрудника, отвечающего за трудоустройство) на заведение сотрудника в 1С.
В задачу добавляется вся информация из заявки. Когда специалист завершает задачу, заявка закрывается автоматически — сотрудник заведен в систему.
Онбординг и адаптация
Параллельно запускается воронка «Подготовка к выходу сотрудника» со стадиями: «Оффер принят» → «Сбор документов» → «Подготовка рабочего места».
На старте заполняются: ФИО сотрудника, руководитель, наставник, формат работы и другие поля.
На этапе «Сбор документов» ставится задача соответствующей роли, привязанная к заявке.
На этапе «Подготовка рабочего места» создаются три задачи для разных ролей:
На этапе «Сбор документов» ставится задача соответствующей роли, привязанная к заявке.
На этапе «Подготовка рабочего места» создаются три задачи для разных ролей:
- Подготовка рабочего места: создание учетной записи, настройка корпоративной почты, выдача ноутбука, телефона (чек-лист адаптируется под компанию).
2. Проверка пакета документов и заполнение карточки сотрудника.
3. Подготовка плана адаптации для руководителя.
Когда все задачи закрыты, заявка переходит в воронку онбординга.
Настройка воронки онбординга
Карточка переходит в воронку «Онбординг» со стадиями: «Новый сотрудник» → «Первый день» → «Первая неделя» → «Вторая неделя» → «Обратная связь».
В первый рабочий день проводится welcome-встреча.
Далее на каждую неделю ставятся задачи, а по результатам активности — промежуточная обратная связь: сотрудник проходит анкету и встречу с HR по чек-листу. После закрытия задачи воронка онбординга завершается.
10. Испытательный срок
Далее карточка переходит в воронку «Испытательный срок» со стадиями: 1 месяц → 2 месяца → 3 месяца → Итоговое решение.
На первом месяце ставится задача наставнику провести ревью по итогам месяца. После ее закрытия автоматически создается задача на второй месяц, затем на третий. Третий месяц — итоговое ревью по испытательному сроку.
Результат фиксируется как «Успешно завершен» или «Не прошел» с указанием причины. При успешном прохождении процесс адаптации, онбординга и испытательного срока завершается.
Результат фиксируется как «Успешно завершен» или «Не прошел» с указанием причины. При успешном прохождении процесс адаптации, онбординга и испытательного срока завершается.
Результат внедрения
- Сокращение времени на передачу задач между участниками HR-процесса. Автоматизация позволяет быстро передавать задачи ответственным сотрудникам и сразу видеть, кто и на каком этапе должен выполнить свою часть работы.
- Повышение эффективности работы с кандидатами и новыми сотрудниками. Единый процесс помогает быстрее проводить кандидатов по этапам найма и системно сопровождать новых сотрудников после выхода на работу.
- Повышение прозрачности загрузки HR-специалистов, наставников и руководителей. Руководители видят текущую загрузку и задачи участников процесса.
- Возможность масштабирования процесса на новые подразделения. Настроенную систему можно быстро адаптировать для новых подразделений и использовать в едином формате даже при большом количестве сотрудников и открытых вакансий.
Необходимо ускорить подбор и оформление сотрудников, не увеличивая нагрузку на HR-команду? Оставьте заявку — разработаем автоматизацию HR-процессов в Битрикс24 под задачи вашего бизнеса.
Требуется сделать процесс найма управляемым — от заявки на подбор
до выхода сотрудника и адаптации?
Оставьте свою заявку. Мы перезвоним в рабочее время.