Настройка бизнес-процесса
по проверке стадии воронки в смарт-процессе в Битрикс24: кейс производителя полимерных изделий
Задача клиента
Клиенту требовалось настроить в Битрикс24 бизнес-процесс для проверки стадии воронки в смарт-процессе «Заявка на снабжение», чтобы улучшить контроль за процессом взаимодействия с поставщиками и предотвратить несогласованные действия сотрудников отдела снабжения.
О клиенте
Титан - полимерных изделий, преимущественно, упаковки для косметики, фармацевтики, бытовой химии и прочих отраслей.
Проблема
На момент обращения для работы с поставщиками в компании использовался отдельный смарт-процесс, но не было контроля за движением элементов по стадиям, поэтому менеджеры могли в любой момент вернуть карточку контрагента на предыдущий этап. Из-за отсутствия технической блокировки таких действий процесс снабжения был абсолютно непрозрачным для руководства. В итоге руководство не понимало, на каком этапе фактически находятся закупки материалов, а задержка поставок создавала риск простоя производства и невыполнения обязательств перед клиентами.
Нужно сделать процесс снабжения прозрачным? Оставьте заявку на консультацию по настройке бизнес-процесса по контролю каждой стадии воронки в Битрикс24.
Почему выбрали Битрикс24
Компания уже использовала Битрикс24 – для работы с поставщиками был настроен смарт процесс с несколькими стадиями: поиск поставщика, оформление заказа, согласование счета, оплата счёта, оформление доставки. Требовалось расширить функционал – с помощью отдельного бизнес-процесса обеспечить невозможность возврата к предыдущим стадиям.
Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?
- Настроить бизнес-процесс «Проверка стадии»
Что было сделано
Настроили бизнес-процесс «Проверка стадии»
В первую очередь для данного бизнес-процесса создали технические поля:
2. Множественное поле «Пройденные стадии» с привязкой к списку «Стадия».
Процесс запускается при каждой смене стадии. При этом текущая стадия заносится в строчную переменную.
- Поле «Предыдущая стадия» с привязкой к списку «Стадия».
2. Множественное поле «Пройденные стадии» с привязкой к списку «Стадия».
Процесс запускается при каждой смене стадии. При этом текущая стадия заносится в строчную переменную.
С помощью итератора берется значение из множественного поля «Пройденные стадии». Каждое значение проверяется. Если среди пройденных стадий есть текущая стадия, значение переменной «Стадия уже была пройдена?» становится равной «да».
Далее проверяется значение переменной «Стадия уже была пройдена?». Если значение переменной не равно «да», стадия добавляется в множественное поле «Пройденные стадии» и заносится в поле «Предыдущая стадия». Процесс завершается.
Если значение переменной равно «да», проверяется, кем изменен элемент. Если изменивший элемент не является руководителем, заявка возвращается на предыдущую стадию с помощью поля “Предыдущая стадия». Руководителю приходит уведомление о попытке смены стадии.
Если элемент изменен руководителем, текущая стадия фиксируется в поле «Предыдущая стадия». Процесс завершается.
Результат внедрения
- Повышение прозрачности процесса работы сотрудников отдела снабжения. Благодаря автоматической фиксации истории изменений и автоматическим уведомлениям, руководство всегда видит, кто и когда пытался вернуть сделку на предыдущую стадию.
- Защита производства от простоев и срыва графиков. За счет жесткого контроля стадий процесс снабжения стал предсказуемым. Материалы и комплектующие теперь проходят все стадии без возвратов, что минимизирует риск финансовых потерь от вынужденных простоев.
Требуется минимизировать несогласованные действия при работе с поставщиками? Оставьте заявку, чтобы обсудить как настроить контроль с помощью бизнес-процесса в Битрикс24.
Необходимо автоматизировать контроль
всех этапов цикла закупок?
Оставьте свою заявку. Мы перезвоним в рабочее время.