Контроль этапов воронки в смарт-процессе в Битрикс24 - кейс из сферы химической промышленности

О клиенте

Титан - полимерных изделий, преимущественно, упаковки для косметики, фармацевтики, бытовой химии и прочих отраслей.

Проблема

На момент обращения для работы с поставщиками в компании использовался отдельный смарт-процесс, но не было контроля за движением элементов по стадиям, поэтому менеджеры могли в любой момент вернуть карточку контрагента на предыдущий этап. Из-за отсутствия технической блокировки таких действий процесс снабжения был абсолютно непрозрачным для руководства. В итоге руководство не понимало, на каком этапе фактически находятся закупки материалов, а задержка поставок создавала риск простоя производства и невыполнения обязательств перед клиентами.

Почему выбрали Битрикс24

Компания уже использовала Битрикс24 – для работы с поставщиками был настроен смарт процесс с несколькими стадиями: поиск поставщика, оформление заказа, согласование счета, оплата счёта, оформление доставки. Требовалось расширить функционал – с помощью отдельного бизнес-процесса обеспечить невозможность возврата к предыдущим стадиям.

Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?

Настроить бизнес-процесс «Проверка стадии»

Что было сделано

Настроили бизнес-процесс «Проверка стадии»
В первую очередь для данного бизнес-процесса создали технические поля:
1. Поле «Предыдущая стадия» с привязкой к списку «Стадия».
2. Множественное поле «Пройденные стадии» с привязкой к списку «Стадия».
Процесс запускается при каждой смене стадии. При этом текущая стадия заносится в строчную переменную.

изменение переменных

С помощью итератора берется значение из множественного поля «Пройденные стадии». Каждое значение проверяется. Если среди пройденных стадий есть текущая стадия, значение переменной «Стадия уже была пройдена?» становится равной «да».

бизнес-процесс проверки стадии

Далее проверяется значение переменной «Стадия уже была пройдена?». Если значение переменной не равно «да», стадия добавляется в множественное поле «Пройденные стадии» и заносится в поле «Предыдущая стадия». Процесс завершается.

изменение или добавление данных в поля элемента

Если значение переменной равно «да», проверяется, кем изменен элемент. Если изменивший элемент не является руководителем, заявка возвращается на предыдущую стадию с помощью поля “Предыдущая стадия». Руководителю приходит уведомление о попытке смены стадии.

проверка информации, кто пытается поменять элемент

Если элемент изменен руководителем, текущая стадия фиксируется в поле «Предыдущая стадия». Процесс завершается.

Результат внедрения

Повышение прозрачности процесса работы сотрудников отдела снабжения.
Благодаря автоматической фиксации истории изменений и автоматическим уведомлениям, руководство всегда видит, кто и когда пытался вернуть сделку на предыдущую стадию.
Защита производства от простоев и срыва графиков.
За счет жесткого контроля стадий процесс снабжения стал предсказуемым. Материалы и комплектующие теперь проходят все стадии без возвратов, что минимизирует риск финансовых потерь от вынужденных простоев.