Обсудить проект
Информатика и Сервис
Отраслевые решения
Услуги Битрикс24
Купить Битрикс24
Задача клиента
Клиенту необходимо было оптимизировать процесс обработки лидов с выставок в Битрикс24 – автоматизировать все этапы: от создания контактов в CRM и контроля обработки до формирования комплексной отчетности для повышение конверсии лидов в сделки.

О клиенте

ООО «ТРАНСПОРТАЛ24» - компания занимается международной перевозкой грузов (импорт/экспорт).
Проблема
На момент обращения, компания регулярно участвовала в отраслевых выставках, где менеджеры собирали контакты потенциальных клиентов. Все данные фиксировались на бумаге/визитках и далее вручную переносили информацию в Excel. Единого места для хранения не было. При такой организации процесса часть контактов терялась, перенос занимал много времени, контроля обработки и аналитики эффективности работы не было. В итоге конверсия лидов в сделки была низкая.
Нужно автоматизировать работу с лидами, чтобы команда тратила время только на продажи? Оставьте заявку и получите консультацию.
Заказать консультацию

Почему выбрали Битрикс24

Клиент уже использовал Битрикс24 c 2021 года. Потребовалось расширить функционал: автоматизировать работу с лидами с выставок и настроить отчетность для анализа эффективности работы менеджеров.

Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?

  • Автоматизировать процесс работы с лидами с выставок в Битрикс24
    • исключить Excel и ручной перенос данных;
    • упростить сбор информации на стенде;
    • стандартизировать квалификацию клиентов;
    • внедрить контроль обработки лидов;
    • обеспечить прозрачную аналитику.

Что было сделано

Разработали отдельную сущность - смарт-процесс в Битрикс24: «Лиды с выставки" (предлид)
  1. Разработали CRM-форму, доступную с телефона. Форма состоит из трех блоков: контактные данные, квалификация и итог квалификации.
Особенности:

  • у каждого менеджера персональная ссылка;
  • автоматическое закрепление за ответственным;
  • минимизация ручного ввода (выпадающие списки).
Смарт-процесс «Акты» в Битрикс24
2. После отправки формы в CRM автоматически:

  • создается контакт;
  • создается/привязывается компания;
  • создается карточка «лида с выставки»;
  • название формируется автоматически.
Смарт-процесс «Акты» в Битрикс24
3. Далее происходит настройка квалификации клиентов

Фиксируются:

  • тип клиента (конечник / посредник);
  • география;
  • тип грузов;
  • объем;
  • потребности.
Также добавили сегментацию клиентов: холодный, теплый или горячий.

Это позволяет сразу оценить ценность лида.

Автоматизировали коммуникацию с клиентами
Настроена автоматическая отправка welcome-писем «горячим» клиентам, либо при наличии активного запроса.

Все коммуникации фиксируются в CRM. Можно отслеживать открытия писем.
Смарт-процесс «Акты» в Битрикс24
Настроили систему контроля обработки лидов
Процесс реализован в виде системы напоминаний:

  • горячие лиды → уведомление через 1 день
  • теплые/холодные → через 7 дней
  • далее ежедневные напоминания пока лид не переведен дальше.

Также на этапе «Обзвон» и до-квалификация менеджер обязан заполнить в карточке: тип клиента, тип товаров, периодичность и интересные услуги. Система ежедневно проверяет заполнение и отправляет напоминания.
Добавили в CRM контроль встреч
Если клиент целевой или конечный система требует зафиксировать встречу и указать результат.
Смарт-процесс «Акты» в Битрикс24
Контроль работы с отложенными лидами
Добавили этап «Ожидание» для работы с отложенными лидами. Здесь можно выбрать срок (неделя / 2 недели / месяц) и система будет автоматически ставить задачи. Таким образом исключаются «забытые» лиды.
Смарт-процесс «Акты» в Битрикс24
Конвертация в лид
При готовности клиента создается стандартный лид, куда подтягиваются данные и сохраняется связь с выставкой.
Смарт-процесс «Акты» в Битрикс24
Обработка нецелевых клиентов
Для таких клиентов добавлены причины отказа:

  • не отвечает;
  • не целевой;
  • нет потребности;
  • ушел к конкуренту.
Информация нужна для аналитики и повторной работы.
Смарт-процесс «Акты» в Битрикс24
Разработали набор аналитических отчетов для оценки эффективности работы с лидами с выставок.
Основная цель — получить прозрачную картину:

  • качества собранных контактов;
  • эффективности менеджеров;
  • скорости обработки лидов;
  • конверсии в сделки.

  1. Общая статистика по лидам

Отчет позволяет увидеть:

  • общее количество лидов по каждому менеджеру;
  • долю целевых и нецелевых клиентов;
  • распределение по «температуре» (горячие / теплые / холодные).

Позволяет быстро оценить кто собирает качественных клиентов, а кто работает «вхолостую».
Смарт-процесс «Акты» в Битрикс24
2. Статистика по целевым конечникам

Отдельный отчет по ключевому сегменту:

  • количество целевых конечных клиентов;
  • количество проведенных встреч;
  • количество успешных и неуспешных кейсов.

Это основной показатель эффективности участия в выставке.
Смарт-процесс «Акты» в Битрикс24
3. Воронка обработки лидов

Отображает движение лидов по стадиям:
  • Сбор;
  • Обзвон;
  • Есть запрос;
  • Ожидание;
  • Успех;
  • Отказ.

Дополнительно есть разбивка по температуре и выделение целевых клиентов

Эта информация позволяет понять где теряются лиды и на каком этапе «узкое место».
Смарт-процесс «Акты» в Битрикс24
4. Контроль скорости и дисциплины работы

Реализован отчет по качеству обработки:

  • среднее время обработки лида;
  • процент «имитации работы» (быстрые закрытия);
  • количество «заброшенных» лидов (без касаний).

Позволяет выявить менеджеров, которые не прорабатывают базу и формальную обработку без реальной работы.
Смарт-процесс «Акты» в Битрикс24
5. Аналитика отказов

Отчеты по причинам потери клиентов:

  • нецелевой клиент;
  • не отвечает;
  • прочие причины.
Реализовано в виде диаграмм.

Позволяет корректировать стратегию работы на выставке и улучшать качество лидов.
Смарт-процесс «Акты» в Битрикс24
6. Детализация по запросам

Отдельный отчет по работе с запросами:

  • количество запросов с выставки;
  • услуги, по которым обращаются;
  • статус обработки запросов;
  • ответственные менеджеры;
  • даты создания и обработки.

Позволяет анализировать реальный спрос, отслеживать загрузку менеджеров и контролировать сроки обработки.
Смарт-процесс «Акты» в Битрикс24

Результат внедрения

  • Рост конверсии лидов в сделки
    Своевременная обработка и контроль повышают количество успешных сделок с выставочных контактов.
  • Лиды больше не теряются
    Теперь все контакты с выставок мгновенно фиксируются в CRM, ни один потенциальный клиент не остается без внимания.
  • Экономия времени до 50%
    После автоматизации рутинных процессов, сотрудники сосредоточены на продажах, а не на бумажной работе.
  • Прозрачная оценка работы менеджеров
    Система показывает руководителю эффективность каждого сотрудника.
  • Легко определить эффективность выставок
    Система показывает какие выставки приносят качественные лиды, а какие не дают результата, что позволяет планировать участие стратегически.
Нужно сократить время на обработку новых контактов? Оставьте заявку и мы расскажем, как настроить CRM для максимальной эффективности.
Заказать внедрение

Требуется повысить конверсию лидов
с мероприятий в сделки в Битрикс24?

Оставьте свою заявку. Мы перезвоним в рабочее время.