Обсудить проект
Информатика и Сервис
Отраслевые решения
Услуги Битрикс24
Купить Битрикс24
Задача клиента
Клиенту необходимо было автоматизировать внутренние процессы согласования отпусков, счетов на оплату, входящих и исходящих документов, а также коммерческих предложений.

О клиенте

ООО «Интерсити» — оператор связи, предоставляющий физическим и юридическим лицам услуги беспроводного домашнего интернета (под брендом «Вайфайн») и цифрового телевидения.
Проблема
На момент обращения внутренние согласования в компании происходили в ручном режиме. Информация об отпусках не фиксировалась в графике отсутствий, заявления периодически терялись, а процесс замещения сотрудников не контролировался. Если специалист был в отпуске, то его задачи никому не передавались, что сказывалось на эффективности работы команды.

Также были проблемы с контролем оплаты счетов - не было привязки счетов к сделкам в CRM, отсутствовал реестр счетов со статусами. В итоге были регулярные задержки оплаты, а значит напрямую негативно влияло на прибыль.

Реестр входящих и исходящих документов вели в Excel, сроки обработки никто не контролировал, документы терялись.
Нужно упростить внутренние согласования и избавиться
от бесконечных переписок? Свяжитесь с нами и получите решение
по автоматизации маршрутов согласования.
Заказать консультацию

Почему выбрали Битрикс24

Компания выбрала Битрикс24, потому что в этой системе с помощью бизнес-процессов можно настроить сложные процессы согласования, а для упрощения и ускорения самой процедуры согласования предусмотрен единый интерфейс с кнопками «Согласовать/Отклонить» - Лента новостей + задания.

Кроме того, функционал Битрикс24 позволяет организовать четкую систему хранения файлов и реестров - все версии документов на диске с привязкой к контрагентам.

Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?

  • Создать единую точку входа для всех заявок из ленты новостей – «Совместная работа» – «Процессы»
Процессы в Битрикс24
  • Разработать три бизнес-процесса: согласование отпусков, согласование счетов на оплату и согласование входящих/исходящих документов и комммерческих предложений.
  • Реализовать автоматическое замещение: поля «Активен/Не активен» и «Заместитель» в профиле. Если статус «Не активен» — процесс уходит заместителю.
  • Настроить обработку отклонений — возврат заявки заявителю с комментарием (указать, кто отклонил и почему), повторное прохождение цепочки кнопкой «Отправить повторно» или отмена.
  • Настроить ведение трех реестров:

    • Отпуска — реестр заявок + запись в графике отсутствия в профиле.

    • Счета — реестр счетов + папка на диске с файлами + карточка в CRM (В Сделках воронка «Оплата счета»).

    • Документы — реестр с внутренним регистрационным номером, подписанный скан, статус.

Что было сделано

Настроили профиль сотрудника для всех процессов
Добавили два поля в профиль сотрудника:

  • Статус согласования — принимает значения «Активен» или «Не активен».

  • Заместитель — привязка к другому пользователю Битрикс24.

Если на этапе согласования у ответственного сотрудника статус «Не активен», система автоматически подменяет его на указанного заместителя.
профиль сотрудника в Битрикс24
Настроили процесс «Согласование отпусков"
Этап 1. Заявитель заполняет форму в ленте новостей

Заявитель указывает:

  • тип отпуска (или выбирает «Другое»);
  • дату начала отпуска;
  • заместителя (по кнопке «Добавить», поле необязательное).
Обязательное поле — файл заявления. Это должен быть сканированный документ, заполненный от руки по установленному шаблону.
запуск бизнес-процесса по согласованию отпуска
После отправки заявитель получает уведомление в ленте новостей и Telegram: «Заявление направлено на согласование».
уведомление о направлении на согласование
Этап 2. Определение согласующего

Система определяет руководителя заявителя. Если у руководителя статус «Не активен», то вместо него на согласование назначается его заместитель (из профиля).

Этап 3. Задание на согласование

Руководитель (или заместитель) видит задание с текстом «Согласовать отпуск сотрудника». В задании отображаются все поля, заполненные заявителем. Доступны две кнопки:

  • «Согласовать»;
  • «Отклонить» (с обязательным комментарием).

Этап 4. Отклонение

Если заявление отклонено, заявитель получает уведомление: «Отклонено», с указанием ФИО отклонившего и комментарием с причиной. Заявитель может исправить файл или поля и нажать кнопку «Отправить повторно» (процесс пойдет с начала) либо «Отменить».
Этап 5. Успешное согласование

При согласовании заявитель получает уведомление с кнопкой «Ознакомлен». В его профиль автоматически добавляется запись в график отсутствия. По возвращении из отпуска в ленте новостей появляется автоматическая запись о возвращении.
Настроили процесс «Согласование счетов на оплату»
Этап 1. Заявитель заполняет форму в ленте

Поля формы:

  • файл счета;
  • назначение платежа;
  • контрагент (выбирается из CRM);
  • контакт от контрагента;
  • чекбокс «Работает ли в ЭДО» (если да — обязательно выбрать название списка);
  • подразделение;
  • дата счета;
  • срок оплаты;
  • приоритет (низкий / средний / высокий).
заполнение формы на согласование счета в ленте
После отправки заявитель получает уведомление в ленте и Telegram.
уведомление в ленте
Этап 2. Автоматическое определение цепочки согласования

Система автоматически строит цепочку по структуре компании:
руководитель заявителя – вышестоящие руководители – директор по развитию – генеральный директор. Если на любом уровне у согласующего статус «Не активен», он подменяется на заместителя.

Этап 3. Задания руководителям и гендиректору

Каждый согласующий получает задание с кнопками «Согласовать» или «Отклонить»(с комментарием). Отклонение обрабатывается так же, как в процессе отпусков.
Этап 4. После успешного согласования

Заявитель получает уведомление: «Счет согласован и направлен в бухгалтерию».
системное уведомление после согласования
Система автоматически:

  • создает карточку счета в CRM (раздел «Сделки» – «Воронка» – «Оплата счета»);
  • сохраняет файл счета на диск в папку «Счета на оплату» - подпапку контрагента;
сохранение счетов на общем диске
  • создает дело с крайним сроком, равным сроку оплаты.

Этап 5. Действия бухгалтера

Бухгалтер меняет стадию счета на «Оплачен» или «Не оплачен» (во втором случае — с указанием причины). После этого все участники процесса получают уведомление.
изменение стадии счета
Настроили процесс «Согласование коммерческих предложений, входящих и исходящих документов»
Этап 1. Заявитель заполняет форму

Сначала выбирается тип документа: входящий, исходящий или коммерческое предложение (КП). При запуске можно сразу указать регистрационный номер контрагента и дату регистрации от контрагента. Затем прикрепляется файл корреспонденции или КП.
заполнение формы при согласовании документов в Битрикс24
Этап 2. Обработка группой «Корреспонденция», если входящее письмо

Система создает задание группе «Корреспонденция» с крайним сроком 5 рабочих дней. После выполнения задачи она отправляется постановщику на проверку, и постановщик обязан принять задачу.
Этап 3. Отклонение на любом этапе, если исходящее письмо или КП

Если документ отклонен, заявитель получает задание на доработку с кнопкой «Приступить».
отклонение при согласовании документов в Битрикс24
В задании указано, кто отклонил документ, и причина отклонения (в комментарии). После внесения правок и прикрепления нового файла процесс запускается заново.

Этап 4. Полное согласование, если исходящее письмо или КП

Когда все участники согласования одобрили документ, заявитель получает уведомление в колокольчик и всплывающее сообщение. Также в ленте новостей появляется задание на загрузку подписанного скана.
согласование входящих и исходящих документов в Битрикс24
Этап 5. Финальные шаги

Заявитель загружает подписанный скан и указывает:

  • регистрационный номер получателя;
  • дату регистрации;
  • срок действия (только для КП);
  • при необходимости — пояснение.
После этого процесс обработки документа считается завершенным.

Хранение результатов

Вся информация сохраняется в реестре, где название записи совпадает с внутренним регистрационным номером документа. В реестре доступны все файлы (включая подписанный скан) и виден текущий статус обработки.
реестр документов в Битрикс24

Результат внедрения

  • Обеспечение полной прозрачности процессов
    Любой счет, заявление на отпуск или входящий документ доступен в едином реестре. Ничего не теряется, а поиск занимает меньше времени.
  • Рост скорости согласований
    Все действия фиксируются в системе, поэтому задания не теряются между отделами, а риск пропустить согласование или важные комментарии стал минимальным.
  • Повышение эффективности работы команды
    Если ответственный имеет статус “Не активен”, задача автоматически перенаправляется сотруднику, который его замещает.

    Также, с многоуровневой системой внутрисистемных уведомлений и интеграцией с Telegram, сотрудник оперативно и гарантированно получает информацию о новых задачах.
  • Снижение нагрузки на сотрудников
    Система проходит по организационной структуре компании и самостоятельно определяет последовательность согласований. Ручной выбор не требуется.
Необходимо выстроить удобную систему согласований без ручного контроля и потери заявок? Обратитесь к нам, и мы поможем реализовать это в Битрикс24.
Заказать внедрение

Требуется оптимизировать согласования внутри компании?

Оставьте свою заявку. Мы перезвоним в рабочее время.