Обсудить проект
Информатика и Сервис
Отраслевые решения
Услуги Битрикс24
Купить Битрикс24
Задача клиента
Клиенту необходимо было организовать и автоматизировать процесс выдачи и согласования заданий между разными отделами и подразделениями, которые являются частью структуры инжиниринговой компании.

О клиенте

«КПЭ» — инжиниринговая компания, которая специализируется на модернизации и создании систем водоснабжения и водоотведения для коммунальных и промышленных предприятий.
Проблема
Компания «КПЭ» имеет сложную структуру, в которую в том числе входит подразделение «Проектный институт». Сотрудники «Проектного института» тесно взаимодействуют со смежными отделами - выдают им задания и согласуют выполнение. На момент обращения, все происходило в ручном формате, что занимало много времени. Кроме того, из-за отсутствия четкого регламента, возникали ошибки и задержки, когда сотрудники увольнялись, уходили на больничный и в отпуск. В итоге все это напрямую влияло на сроки выполнения проектов.

Надо ускорить взаимодействие между подразделениями компании? Свяжитесь с нами и получите решение по автоматизации маршрутов согласования и контроля задач.
Заказать консультацию

Почему выбрали Битрикс24

Компания выбрала Битрикс24, потому что в этой системе можно настраивать длинные цепочки согласований между разными отделами с запросами дополнительной информации. Функционал констант позволяет легко менять согласующих при необходимости, а действие «Выбор сотрудника» помогает всегда направлять задание на согласование непосредственному руководителю инициатора в настроенной структуре компании.

Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?

  • Настроить бизнес-процесс «Выдача заданий» в ленте новостей
    Разработать условия для каждого проекта и отдела таким образом, чтобы в зависимости от действующего инициатора, выбранного им проекта и отдела, которому направляется задание, согласование шло по той или иной цепочке.

Что было сделано

Настроили бизнес-процесс в ленте новостей «Выдача заданий смежным отделам»
Бизнес-процесс в ленте новостей запускается после заполнения формы. Заполняются следующие поля:

  • выбор проекта (списочное поле, состоящее из проектов в Битрикс24);

  • отдел, в который направляется задание (подразделения «Проектного института» из структуры Компании);

  • задание (файл с заданием);

  • приложения (файл с приложениями);

  • ссылка на задание.
форма для заполнения
После заполнения формы и сохранения в системе создается элемент списка и запускается бизнес-процесс.

Сначала выполняется действие «Получить информацию о сотруднике», чтобы в дальнейшем использовать информацию об отделе инициатора.

Далее с помощью действия «Выбор сотрудника» определяется начальник инициатора.

Отдел инициатора записывается в поле элемента списка.
Настройка цикла согласования при возвращении на доработку
Изначальная задача состоит в том, чтобы после отправки задания на исправление и последующего исправления инициатором согласование начиналось с первого согласующего, поэтому бизнес-процесс настроен через последовательный вход в циклы согласования.

Условие действия цикла — значение переменной равное «1». После согласования переменная становится равной «0» и происходит выход из цикла.

В схеме бизнес-процесса циклы вложены друг в друга. Последовательность циклов следующая:

  • Цикл согласования: руководитель принимающего отдела;

  • Цикл: главный специалист;

  • Цикл согласования: ГИП;

  • Цикл согласования с руководителем отдела;

  • Цикл согласования главный технолог.
настройка согласования цикла возвращения на доработку
Первостепенное условие в бизнес-процессе: «Нужно ли согласование с главным технологом?»

Если подразделение инициатора «Технологический отдел», то согласование с главным технологом нужно. Если нет, то происходит выход из цикла.

Идем по ветке да: если инициатор главный спец (занесен в константу), согласование не нужно, происходит выход из цикла.

Если нет, проверяется проект, выбранный инициатором. В зависимости от выбранного проекта в согласующих подставляется тот или иной главный технолог.

Устанавливаются права для выбранного согласующего, меняется статус согласования в поле элемента списка. В данном случае статус «на рассмотрении». Также есть статусы «принято», «не принято».

В поле «у кого» вписывается сотрудник, которому приходит задание на согласование.
согласование с главным технологом
Далее согласующему приходит задание через действие «Утверждение документа».

Через параллельное согласование отправляется уведомление о появившемся задании. В уведомлении: ссылка на задание бизнес-процесса для выбранного сотрудника.

Если задание отклоняется, инициатору приходит задание на исправление (так же с уведомлением, изменение статуса и комментарием согласующего).

Если принимается, выход из цикла.

Далее по такому же принципу согласование с руководителем отдела инициатора, который был ранее определен в соответствующем активити.
Далее выбор ГИПа в зависимости от выбранного инициатором проекта.

Все варианты ГИПов занесены в константы. ГИПу приходит уведомление в конце процесса.

Далее выбор руководителя отдела, принимающего задание. Все варианты руководителей занесены в константы. В зависимости от выбранного инициатором отдела подставляется тот или иной руководитель.
Далее проверка, нужно ли согласование с заместителем отдела.

Есть отдел водоснабжения, для которого необходимо дополнительное согласование заместителя. После этого согласование руководителя принимающего отдела по принципу, описанному выше.
После согласования руководителю приходит задание, в котором он выбирает, нужно ли поставить согласованную задачу (задачу в проекте) ответственному.

Если нужно, он выбирает ответственного, крайний срок, добавляет описание. Задача ставится в проект в Битрикс24. Проект определяется через условие (тот, который выбрал инициатор при заполнении формы). Поля из элемента бизнес-процесса, как и в заданиях на согласование, подставляются в задачу ответственному.

Уведомления участникам процесса, смена статуса.

Сложности при внедрении

  • Необходимость адаптировать бизнес-процесс к возможным изменениям в структуре компании
    Для решения задачи, настроили бизнес-процесс так, что все согласующие элементы задавались через действие «Выбор сотрудника» и через константы, чтобы при изменении структуры и ответственных в различных проектах можно было заменить участников процесса без изменения настроек.

Результат внедрения

  • Ускорение согласования и выполнения заданий
    Передача задач, уведомления, согласование и возврат на доработку теперь проходят автоматически, что сократило время взаимодействия между подразделениями.
  • Уменьшение количества ошибок и потери информации
    Все действия фиксируются в системе, поэтому задания не теряются между отделами, а риск пропустить согласование или важные комментарии стал минимальным.
  • Снижение нагрузки на сотрудников
    Система автоматически распределяет задания, отправляет уведомления и контролирует последовательность этапов, освобождая сотрудников от рутинных операций.
Необходимо навести порядок в выдаче заданий между отделами и убрать ручное согласование? Обратитесь за консультацией по автоматизации процессов в Битрикс24.
Заказать внедрение

Требуется автоматизировать взаимодействие между отделами?

Оставьте свою заявку. Мы перезвоним в рабочее время.