Переход к цифровому документообороту в Битрикс24:
кейс из отрасли экологии и промэнергетики
Задача клиента
Клиенту необходимо было перейти от бумажного к цифровому документообороту в Битрикс24, обеспечить прозрачный контроль согласования и подписания документов, сократить ручные операции и подготовить систему к дальнейшей интеграции с 1С.
О клиенте
АО «ТОИР»— многопрофильная российская компания, которая ведет деятельность по двум направлениям: экология и охраны окружающей среды (экологический мониторинг и проектирование) и электроизмерительные работы.
Проблема
На момент обращения основная часть документооборота велась в бумажном формате и не была цифровизирована.
Часть информации отражалась в 1С, но процессы согласования, подписания, хранения и контроля документов не были объединены в единую систему, выполнялись вручную и не имели прозрачных статусов и контроля сроков.
Такой документооборот занимал много времени, всегда была риск потери или порчи документов, а также вероятность ошибок при заполнении из-за человеческого фактора. Кроме того, руководителям было сложно оперативно отслеживать на каком этапе находится согласование документов.
Часть информации отражалась в 1С, но процессы согласования, подписания, хранения и контроля документов не были объединены в единую систему, выполнялись вручную и не имели прозрачных статусов и контроля сроков.
Такой документооборот занимал много времени, всегда была риск потери или порчи документов, а также вероятность ошибок при заполнении из-за человеческого фактора. Кроме того, руководителям было сложно оперативно отслеживать на каком этапе находится согласование документов.
Необходимо перейти от бумажного к электронному документообороту
в Битрикс24? Оставьте заявку и получите консультацию.
в Битрикс24? Оставьте заявку и получите консультацию.
Почему выбрали Битрикс24
Клиент уже использовал Битрикс24: 2 облачных портала для 2 направлений в своей компании. Изначальная задача была подобрать корпоративный портал и выполнить перенос данных, сохраняя структуру и логику, которая использовалась ранее.
На следующем этапе требовалось настроить систему, в том числе бизнес-процессы для удобного онлайн-согласования документов.
На следующем этапе требовалось настроить систему, в том числе бизнес-процессы для удобного онлайн-согласования документов.
Какие задачи поставили в работу для решения проблемы клиента?
- Настроить в Битрикс24 три смарт-процесса по работе с документами: договоры, дополнительные соглашения и актыДанные процессы должны охватывать полный жизненный цикл документа — от инициации и согласования до подписания, хранения и передачи информации в бухгалтерию.
- Реализовать автоматическую генерацию номеров, печатных форм, согласование внутри компании и с клиентом
- Настроить интеграцию с ЭДО
- Настроить в Битрикс24 контроль сроков и система напоминаний для ответственных сотрудников и руководителей.
Что было сделано
Настроен смарт-процесс «Договоры»
Предназначен для централизованной и контролируемой работы с договорной документацией. Инициация процесса возможна из сделки, карточки клиента или воронки смарт-процесса.
При запуске формируется карточка договора с обязательными для заполнения полями, после чего система автоматически присваивает номер договора и формирует печатную форму на основе типового шаблона с подстановкой данных контрагента либо позволяет прикрепить файл при использовании индивидуального шаблона.
При запуске формируется карточка договора с обязательными для заполнения полями, после чего система автоматически присваивает номер договора и формирует печатную форму на основе типового шаблона с подстановкой данных контрагента либо позволяет прикрепить файл при использовании индивидуального шаблона.
Далее договор проходит этапы согласования внутри компании и со стороны клиента. После согласования документ направляется на подписание через ЭДО с использованием интеграции с Контур.Диадок либо в ручном формате. В случае подписания договора через ЭДО информация о подписании автоматически передается в Битрикс24, и карточка договора переводится на этап «Документ подписан» без участия сотрудников.
Подписанный договор сохраняется в отдельной папке на диске, структурированной по контрагенту. Дополнительно настроены уведомления о необходимости пролонгации договоров и задачи для контроля дальнейших работ.
Настроен смарт-процесс «Дополнительные соглашения»
Процесс работы с дополнительными соглашениями выстроен по аналогичной логике и может быть инициирован из сделки, карточки клиента, карточки смарт-процесса Договоры или воронки смарт-процесса Дополнительные соглашения.
При создании дополнительного соглашения автоматически формируется карточка с обязательными полями, присваивается номер документа и создается печатная форма.
Документ проходит согласование внутри компании и с клиентом, после чего направляется на подписание через ЭДО.
При подписании дополнительного соглашения в ЭДО статус автоматически синхронизируется с Битрикс24, и карточка документа переводится на этап «Документ подписан».
При создании дополнительного соглашения автоматически формируется карточка с обязательными полями, присваивается номер документа и создается печатная форма.
Документ проходит согласование внутри компании и с клиентом, после чего направляется на подписание через ЭДО.
При подписании дополнительного соглашения в ЭДО статус автоматически синхронизируется с Битрикс24, и карточка документа переводится на этап «Документ подписан».
Подписанный файл сохраняется в папке контрагента, а информация по документу передается бухгалтеру для дальнейшего отражения в 1С.
Настроен смарт-процесс «Акты»
Для актов реализован упрощенный, но полностью контролируемый процесс. В системе фиксируется поступление акта, автоматически присваивается номер, после чего документ направляется на обработку и подписание.
При подписании акта через ЭДО статус документа автоматически обновляется в Битрикс24, и карточка акта переводится на этап «Документ подписан». Подписанный скан сохраняется в системе, а данные по акту передаются бухгалтеру для заведения в 1С.
При подписании акта через ЭДО статус документа автоматически обновляется в Битрикс24, и карточка акта переводится на этап «Документ подписан». Подписанный скан сохраняется в системе, а данные по акту передаются бухгалтеру для заведения в 1С.
Для всех смарт-процессов настроен сквозной контроль движения документов. Система автоматически направляет напоминания о текущем этапе через один–два дня как ответственному сотруднику, так и его руководителю.
Все задачи на внутреннее согласование имеют обязательное требование указания результата, а закрытие задач без фактического принятия решения запрещено, что исключает формальное прохождение этапов и обеспечивает реальный контроль работы с документами.
Все задачи на внутреннее согласование имеют обязательное требование указания результата, а закрытие задач без фактического принятия решения запрещено, что исключает формальное прохождение этапов и обеспечивает реальный контроль работы с документами.
Результат внедрения
В результате внедрения смарт-процессов документооборота в Битрикс24 компания перешла к единой цифровой системе с прозрачными статусами и контролем всех этапов. Автоматизация сократила ручные операции, ускорила согласование и подписание документов, снизила нагрузку на сотрудников и руководителей и создала основу для дальнейшей интеграции с 1С.
- Сокращение времени согласования договоров и соглашений — на 30–40%
- Сокращение времени обработки актов — на ~25%
- Снижение ручных проверок статусов документов — более чем на 50%
- Сокращение количества «зависших» документов — на 60%
- Переход от бумажного документооборота к цифровому — 100% процессов в Битрикс24
Требуется сделать процесс согласования документов прозрачным
и управляемым? Оставьте заявку и получите консультацию.
и управляемым? Оставьте заявку и получите консультацию.
Хотите автоматизировать документооборот
в Битрикс24?
Оставьте свою заявку. Мы перезвоним в рабочее время.