Как система помогает не пропустить дедлайны по проектам

Большинство дедлайнов срываются еще на этапе постановки задачи. Не потому, что команда не хочет работать, а потому что сроки и ответственность существуют где-то «в целом по проекту». В итоге задача вроде бы есть, дедлайн вроде бы обозначен, но кто именно за него отвечает не до конца понятно.

В Битрикс24 каждая задача внутри проекта всегда имеет конкретного ответственного  исполнителя. Это имеет ключевое значение, потому что в момент его назначения дедлайн становится зоной ответственности конкретного человека. Именно этот сотрудник, а не «кто-нибудь из команды» получает уведомления.

Как правило проект состоит из целого списка задач по разным направлениям. Например, IT, дизайн, маркетинг, пиар и т.д. В таких случаях, оптимальное решение – назначить каждой задаче своего ответственного. В результате руководитель видит реальную картину выполнения всего проекта, а внутри команды есть понимание кто за что отвечает.

Для настройки напоминания заходим в нужную задачу внутри проекта и в нижней панеле выбираем таб «Напоминания».

При нажатии открывается окно с настройками, где можно выбрать:

• Кому отправить уведомление. По умолчанию выбран исполнитель.

• Когда напомнить – в конкретную дату или перед крайним сроком. Если перед крайним сроком, то за сколько минут, часов или дней.

Когда задача объемная, ее можно разбить на подзадачи и назначить отдельного исполнителя для каждой подзадачи, который будет получать напоминания.

Если в задаче не установлен крайний срок, то система об это будет напоминать каждый раз. Данную функцию можно отключить. Для этого нажимаем на иконку шестеренки в верхнем правом углу и в открывшемся меню выбираем «Работа со сроками» и выбираем нужный вариант.

Кроме того, если срока в задачах нет, по умолчанию для всех задач будет установлен один срок.

Уведомления полезны ровно до того момента, пока их не становится слишком много. Когда система сообщает обо всем подряд, легко перестать замечать главное. Ниже – более подробно про то, как оставить только те оповещения, которые помогают не пропускать дедлайны.

Для этого необходимо перейти в «Мессенджер» → «Настройки» → «Уведомления».

В разделе «Работа с уведомлениями» находятся общие настройки. Так, для того, чтобы полностью отключить звук следует убрать галочку напротив «Уведомления со звуком». Здесь же можно включить режим «Не беспокоить», либо включить опцию, при которой все оповещения при открытии раздела будут автоматически считаться прочитанными.

Далее выбираем расширенный режим работы и настраиваем уведомления в нужных разделах: в «Задачах», «Чатах и звонках», «Ленте» и в других.

Также можно выбрать, куда именно будут приходить уведомления – в Битрикс24 на компьютере или в браузере, на электронную почту или это будет Push-уведомление в мобильном приложении.

Следует иметь ввиду, что на почту уведомления приходят не сразу, а только через 5-10 минут и в том, случае, если оно не было перед этим прочитано в системе.

Помимо уведомлений, контролировать сроки проектов и задач в Битрикс24 помогают визуальные элементы интерфейса. В режиме сроки наглядно видно задачи с приближающимся или нарушенным сроком. Они выделены плашками ярких цветов.

Еще один вариант визуального контроля – Диаграмма Ганта. На временной шкале видно, какие задачи движутся по плану, а какие с опозданием. Если задержка появляется в одной задаче, сразу видно, как это может повлиять на последующие этапы, что позволяет вовремя вмешаться.

Такой подход помогает команде и руководителям держать руку на пульсе проекта. Вместо того чтобы проверять каждую задачу отдельно, достаточно взглянуть на цвета, плашки и индикаторы прогресса. Они сразу показывают, где все в порядке, а где требуется внимание.

В сочетании с уведомлениями это дает полный контроль: система напоминает о сроках, а визуальный интерфейс показывает реальное состояние проекта одним взглядом.

Соблюдение дедлайнов – это не вопрос дисциплины отдельных сотрудников, а результат правильно выстроенных процессов. Когда задачи зафиксированы, сроки понятны, а контроль автоматизирован, проекты выполняются предсказуемо и без авралов.

Битрикс24 позволяет выстроить такую систему: он объединяет задачи, проекты и уведомления в одном рабочем пространстве. Используя эти инструменты, компания снижает количество просрочек, повышает управляемость проектов и экономит время как команды, так и руководителей.