Как в Битрикс24 настроить контроль оплаты счетов без ручных напоминаний
Контроль оплаты счетов часто держится на внимательности менеджера: вручную проверить оплату счета, проконтролировать поступление средств и не забыть передвинуть сделку дальше по воронке. Когда объем работы большой и счета выставляются ежедневно, легко что-то забыть или пропустить. В Битрикс24 этот процесс можно автоматизировать.
Рассказываем в статье, как в CRM с помощью роботов и триггеров настроить автоматический контроль оплаты счетов, так, чтобы система сама реагировала на факт оплаты и управляла движением сделки по этапам.
Рассказываем в статье, как в CRM с помощью роботов и триггеров настроить автоматический контроль оплаты счетов, так, чтобы система сама реагировала на факт оплаты и управляла движением сделки по этапам.
Содержание:
Какие задачи решает контроль оплаты счетов в Битрикс24
Автоматизация работы со счетами в CRM позволяет системно управлять сделками и финансовыми операциями, а также контролировать работу сотрудников без микроменеджмента. Такой подход дает бизнесу ряд преимуществ:
- Экономия времени и ресурсовС автоматическим контролем уходит рутина: никто не тратит часы на напоминания и проверки. Весь процесс контроля оплаты работает по заранее заданной логике, без ручного вмешательства.
- Снижение риска ошибокАвтоматизация исключает ситуации, когда счет забыли проверить или данные по оплате внесли с ошибкой.
- Повышение скорости обработки сделокОплаченные сделки могут быстрее переходить к следующему этапу работы, что ускоряет выполнение обязательств перед клиентом.
- Полная прозрачность для руководстваВсе статусы счетов, даты оплаты и просрочки фиксируются в Битрикс24 и видны руководителю в любой момент. Контроль становится простым и наглядным – не нужно собирать отчеты вручную.
Как настроить автоматический контроль оплаты
Разберем, как с помощью роботов и триггеров в Битрикс24 настроить автоматический контроль оплаты счетов. Так, чтобы после создания счета система сама проверяла оплату и уведомляла менеджера о переходе сделки на следующий этап.
В разделе CRM в верхнем меню выбираем «Сделки» и справа нажимаем на иконку «Роботы».
В разделе CRM в верхнем меню выбираем «Сделки» и справа нажимаем на иконку «Роботы».
Далее нажимаем на таб «Создать» и в открывшемся окне выбираем:
- Нужную стадию сделки. Например, «Подписание договора и внесение аванса», «Сборка товара» и др.
- Группу роботов «Оплата товаров и услуг».
В группе «Оплата товаров и услуг» нас интересует «Отследить оплату счета». Все настройки у этого триггера стандартные: условие, название, от имени какого сотрудника изменять стадию сделки и разрешение перейти на следующую стадию.
Когда у счета меняется статус на «Оплачен», триггер меняет стадию элемента в CRM. Менеджер об этом сразу узнает и может перейти к оказанию услуги или подготовке товара к отправке.
Если вы хотите сделать контроль оплаты счетов еще более надежным и исключить ошибки в суммах, стоит обратить внимание на возможность внедрения бизнес-процесса для автоматического расчета суммы сделок.
Компания «Информатика и Сервис» реализовала бизнес-процесс, который позволяет системе правильно учитывать все товары, скидки и условия сделки, чтобы выставленные счета всегда соответствовали реальной сумме. В рамках этого процесса:
Преимущества от внедрения бизнес-процесса:
Стоимость внедрения – от 30 000 рублей.
Компания «Информатика и Сервис» реализовала бизнес-процесс, который позволяет системе правильно учитывать все товары, скидки и условия сделки, чтобы выставленные счета всегда соответствовали реальной сумме. В рамках этого процесса:
- В карточку сделки в Битрикс24 добавляется набор дополнительных полей, необходимых для расчета итоговой суммы: «Себестоимость», «Стоимость для клиента», «Комиссия», «Вид оплаты», «Отключить расчет».
- После заполнения этих данных система автоматически анализирует значения и определяет нужную ветку бизнес-процесса нужную ветку бизнес-процесса для расчета. В зависимости от условий сделки применяется соответствующая формула, и рассчитанная сумма автоматически добавляется в карточку сделки.
- В результате сумма сделки формируется по единой логике и без ручных подсчетов и расхождений.
Преимущества от внедрения бизнес-процесса:
- Минимизация ошибок в расчетах из-за человеческого фактора.
- Экономия времени. Сотрудники не тратят время на ручной подсчет суммы сделки.
- Выявление убыточных сделок.
- Повышение точности финансового учета и отчетности.
Стоимость внедрения – от 30 000 рублей.
Когда у клиентов возникают вопросы по счетам и оплатам, такие обращения сразу поступают в службу поддержки.
В Admin24 они обрабатываются централизованно, с понятным статусом и ответственными, без переписок и потерь.
В Admin24 они обрабатываются централизованно, с понятным статусом и ответственными, без переписок и потерь.
Хотите получить консультацию
по настройке Битрикс24?
Оставьте свою заявку