Онлайн-запись: для чего нужны и как выбрать сервисы по автоматизации бизнеса – Yclients, Битрикс24 Онлайн-запись и другие

Сервисы для онлайн-записи позволяют клиентам самостоятельно выбрать дату, время и специалиста и записаться на услугу, мероприятие или встречу через онлайн-форму в интернете. Они будут полезны любым компаниям, занимающимся оказанием услуг, где нужна предварительная запись:

• медицинские учреждения;
• салоны красоты и барбершопы;
• фотостудии;
• автосервисы;
• аренда помещений и техники;
• груминг;
• консалтинговые услуги;
• ресторанный и гостиничный бизнес;
• онлайн-обучение.

Также онлайн-записью могут пользоваться самозанятые: парикмахеры, фотографы, репетиторы, мастера по бытовому ремонту, ведущие развлекательных мероприятий.

Принцип работы онлайн-бронирования очень прост, и разобраться в нем легко любому пользователю. Если зайти на сайт компании, предоставляющей услуги, на его главной странице можно увидеть кнопку «Запись».

После нажатия на нее, клиенту открывается форма для записи, где он может выбрать удобные для него условия: адрес, дату, время посещения, нужную услугу и специалиста. Далее вся информация попадает в электронный журнал компании, а клиенту высылается автоматическое подтверждение его записи.

Повторное напоминание отправляется за сутки до забронированной даты. Клиент подтверждает, либо отменяет запись.

Онлайн-бронирование автоматизирует процесс записи и помогает в решении следующих задач:

• Повысить лояльность клиента. Запись через интернет доступна круглосуточно и позволяет не тратить время на звонки и общение с оператором. Согласно опросу, 94% респондентов выберут нового поставщика услуг, если он предложит им онлайн-бронирование. Причиной этому 59% опрашиваемых назвали необходимость долго ждать ответа оператора и возможность записи на услугу только в рабочие часы компании. Чем проще организован для клиента процесс записи, тем выше его удовлетворенность и вероятность, что он обратится к вам снова.

• Экономить время сотрудников. Администраторам не придется тратить рабочее время на обработку звонков, и они смогут сконцентрироваться на других важных задачах. Например, на работе с клиентами в офисе: заполнять документы, давать консультации, проводить оплату.

• Экономить ресурсы компании. В случае отмены записи, информация сразу попадает в систему и освободившимся временем может воспользоваться другой человек. Это позволит ресурсам не простаивать, а компании – не терять прибыль.

• Автоматически собирать базу данных. Сюда входят имена, телефонные номера, почтовые адреса и другие данные о клиентах. Во многих приложениях есть интеграция с CRM-системой для выгрузки такой информации в базу данных компании.

• Проводить анализ бизнеса. В сервисах онлайн-записи есть инструменты, которые позволяют провести статистику по заполняемости мест, количеству отмененных визитов, загруженности специалистов и другим параметрам. Такой анализ выявит слабые стороны в организации бизнес-процессов и даст возможности для совершенствования и роста.

• Снижать количество «недошедших» клиентов. Часто клиенты забывают о том, что записаны на услугу, особенно если бронирование было сделано задолго до определенной даты. Чтобы этого не произошло, сервис автоматически отслеживает записи и отправляет напоминания о них клиентам.

Работать с актуальной информацией. Как только клиент сделал онлайн-бронирование, это сразу отображается в системе, и она не дает сделать еще одну запись на эти же дату и время. Такая автоматизация исключает случайные наложения записей, ошибки и поддерживает актуальную информацию в электронном журнале администратора.

Сегодня существует целый ряд российских сервисов с возможностью онлайн-бронирования. Самые популярные их них:

• Yclients;
• EasyWeek;
• DIKIDI;
• Rubitime;
• Torrow;
• GBooking;
• HESUS;
• AppEvent;
• Арника.

Отметим, что пользователи этих программ записываются на прием бесплатно. Платить за сервисы будут компании, которые пользуются ими для работы с клиентами.

В каждом приложении есть базовый функционал:

• модули и виджеты для онлайн-бронирования, которые размещаются на сайте компании или в соцсетях;
• инструменты для создания форм записи на услуги и мероприятия;
• встроенные календари;
• электронные журналы для управления записями. С их помощью фиксируется детальная информация о бронировании (специалист, клиент, дата и время посещения и др.);
• шаблоны форм записи на мероприятия;
• система напоминаний о визите по SMS или электронной почте;
• интеграция с системами онлайн-оплаты .

Наряду с основными функциями, у сервисов есть свои особенности, и выбор приложения для онлайн-записи зависит от конкретных потребностей бизнеса.

Например, Yclients и EasyWeek представляют собой целые CRM-системы для сферы услуг. В них есть модули управления клиентами, аналитики, маркетинга. В Yclients есть модуль складского учета, а в EasyWeek – товарный модуль для управления продажами. Такие сервисы подойдут компаниям с большим клиентским потоком.

А вот сервис АРНИКА – это узкоспециализированная CRM для управления только салонами красоты с модулями контроля финансов и бизнес-аналитики.

Функционал приложения HESUS разработан с уклоном на бизнес, в котором есть процессы по бронированию билетов, гостиниц, квартир. Модули настраиваются по необходимости: например, для покупки билетов на автобусную экскурсию можно добавить схему расположения мест, а для отелей – подробный раздел про питание.

Сервис AppEvent будет оптимальным решением для бизнеса в сфере дополнительного досуга и онлайн-образования: фотостудии, танцевальные школы, спортивные секции, рестораны, прокаты, онлайн-школы и event-агентства.

Для совсем маленьких проектов, у которых нет своей страницы в интернете, приложение Rubitime предлагает встроенный визуальный конструктор для создания лендинга.

Все сервисы позволяют подробно разобраться в функциях и возможностях программы за тестовый период – минимум 7 дней. Это поможет лучше понять, подходит ли приложение для бизнес-нужд компании или самозанятого пользователя.

Для тех компаний, чьи бизнес-процессы уже выстроены в Битрикс24, разработчики платформы предлагают свой встроенный сервис для онлайн-бронирования – Битрикс24 Онлайн-запись. О том, как с ним работать, рассказываем далее.

В ноябре 2024 года вышло обновление системы под названием «Гравитация», в котором был представлен новый инструмент – Битрикс24 Онлайн-запись. Он помогает автоматизировать бронирование, распределять загрузку ресурсов, избегать их простоя и повышать прибыль компании.

Основные функции:

• Электронный журнал занятости специалистов, оборудования и помещений.
• Автоматическая рассылка подтверждений и напоминаний через SMS и в мессенджере WhatsApp*.
• Мультизапись. Бронирования могут создавать несколько менеджеров, в том числе сотрудники из других филиалов.
• Сохранение данных о клиентах в CRM.

Для начала работы с новым инструментом, выполните следующее:

Шаг 1. Создайте и настройте ресурс. В данном случае под ресурсами имеются в виду специалисты, оборудование, техника и помещения, необходимые для оказания услуги. Например, в салоне красоты это парикмахер, а при сдаче в аренду недвижимости – квартира.

Для создания ресурса в разделе «Онлайн-запись» нажмите на кнопку «Добавить ресурс».

В открывшейся вкладке заполните данные о новом ресурсе:

• Сфера деятельности компании.
• Название. Это может быть имя и фамилия специалиста.
• Тип ресурса. Например, врач. Если нужного типа нет в списке, можно создать свой.
• Время доступности ресурса. Например, определенные дни недели или только рабочие часы.
• Длительность записи. Укажите время, в течение которого будет оказываться услуга.

Шаг 2. Активируйте и настройте автонапоминания. Это необходимо, чтобы «довести» клиента до записи – убедиться, что он не забыл о встрече и подтвердил ее. Для активации определенного уведомления перетащите бегунок, расположенный рядом с ним, вправо.

В сервисе есть 5 типов уведомлений:

• сообщение о записи – клиент получает его сразу после создания бронирования;
• автоматическое подтверждение записи за сутки в виде сообщения со ссылкой – нажимая на нее, клиент подтверждает бронирование;
• напоминание о записи – отправляется непосредственно в день визита;
• напоминание при опоздании – автоматически высылается клиенту, если его визит не подтвержден в течение 5 минут после указанного времени записи;
• сообщение для оценки качества сервиса.

Каждый тип уведомления имеет свои встроенные шаблоны – запись к специалистам или аренда помещений и оборудования. Для переключения между шаблонами нажмите кнопку «Сменить шаблон».

Данные клиента автоматически загружаются в текст напоминания о встрече: имя клиента из карточки контакта, название ресурса, дата и время записи, название компании и др.

После того, как все настройки уведомлений выполнены, нажмите «Создать ресурс».

Шаг 3. Запишите клиента на услугу. Для этого зайдите в раздел «Онлайн-запись» и выберите нужный ресурс, время и дату. Затем нажмите «Создать». В новом окне у вас будет возможность привязать запись к уже существующей в CRM сделке или создать новую, добавить клиента, создать несколько записей для одного клиента, настроить напоминания.

Записи в электронном журнале выделяются двумя цветами: подтвержденные клиентом – зеленым, неподтвержденные – голубым. Счетчик, выделенный красным, показывает количество опаздывающих клиентов и тех, кто не подтвердил запись. Это поможет администраторам оперативно связаться с клиентами и уточнить актуальна ли еще запись.

Информацию о том, подтвердил клиент визит или отказался нужно отметить в записи. Для этого нажмите на стрелку рядом с записью, затем «Визит» и выберите нужный статус.

Такие отметки помогут отслеживать посещаемость.

При работе с ресурсами компании важно следить за уровнем их загруженности. Для этого в сервисе есть несколько инструментов:

• Статистика – показывает вырученную сумму от сделок для каждого ресурса, общую дневную сумму выручки и количество новых клиентов у компании. Чтобы просмотреть статистику по конкретной дате, используйте календарь справа.

• Пересечение ресурсов – позволяет связать в одной записи использование основного и дополнительного ресурсов в одно и то же время. Основным ресурсом может быть, например, врач-рентгенолог, а дополнительным – кабинет МРТ.

Если приемы врачей организованы посменно, и они ведут прием пациентов в одном кабинете, то нужно активировать опцию «Пересечение для всех». Это значит, что дополнительный ресурс общий для всех и запись будет вестись с учетом этого условия.

• Дополнительные настройки. Вы можете регулировать масштаб расписания: уменьшать его, чтобы все записи были видны на экране, или увеличивать окно электронного журнала для отображения большего количества ресурсов и бронирований. «Показать все» – в расписании появятся все ресурсы компании.