Как робот будет напоминать клиентам об оплате
Задержки с оплатой – вечная головная боль любого бизнеса. Менеджеры тратят часы, чтобы напомнить клиентам о счетах. Проблема решается с помощью автоматизации. Вместо десятков звонков и писем в Битрикс24 можно настроить робота, который сам будет отправлять напоминания по Email, SMS или мессенджерам, фиксировать статус оплаты и вести полный контроль.
Рассказываем в статье, как настроить такого робота в Битрикс24.
Рассказываем в статье, как настроить такого робота в Битрикс24.
Что вас ждет:
Зачем использовать робота в Битрикс24
Ведение контроля за оплатой вручную – это не только трудоемко, но и рискованно. Роботы в Битрикс24 берут эту задачу на себя и делают работу с клиентами гораздо эффективнее. В чем плюс роботов:
- Экономия времени сотрудниковСпециалисты тратят часы на напоминания клиентам об оплате. Робот делает это автоматически, по заранее настроенным правилам. Можно освободить команду для более важных задач: продажи, сопровождение клиентов, решение нестандартных вопросов.
- Работа без ошибок и забывчивостиЧеловек может забыть отправить напоминание или ошибиться в сумме. Робот работает строго по алгоритму: он берет данные прямо из CRM, отправляет сообщение нужному клиенту и фиксирует результат.
- Контроль сроков оплатыРобот работает при разных сценариях, поэтому его можно настроить отправку уведомлений до даты оплаты, в день оплаты, а также повторные уведомления. Благодаря этому платежи приходят вовремя, а просрочек становится меньше.
- Универсальность каналов коммуникацииБитрикс24 позволяет отправлять напоминания через Email, Мессенджеры, SMS. Выбирайте канал, который удобен клиенту – это увеличивает шансы на своевременную оплату.
- Фиксация и аналитикаРобот автоматически фиксирует, кто получил сообщение, кто открыл, кто оплатил. Все данные сохраняются в CRM, что позволяет контролировать эффективность напоминаний, видеть, какие клиенты чаще задерживают оплату, а также анализировать, какие тексты работают лучше.
- Улучшение клиентского опытаАвтоматизация позволяет сделать напоминания ненавязчивыми, персонализированными (с именем клиента и деталями счета) и максимально удобными – с прямыми ссылками на оплату, чтобы можно было оплатить в один клик.
В результате клиенты получают удобный сервис, а бизнес – меньше проблем с просрочками.
Подготовка данных для настройки роботов
Чтобы робот мог корректно напоминать клиентам об оплате, необходимо подготовить все данные в CRM. Без этого автоматизация работать не будет, или будут ошибки в уведомлениях.
- Контакты клиентовРобот использует данные из карточки клиента: email, телефон, мессенджер, поэтому нужно проверить правильность написания email и номера телефона, наличие актуальных мессенджеров, если вы планируете отправку через них, наличие дублирующихся контактов – лучше объединить, чтобы робот не отправлял двойные уведомления.
Разработайте стандарт для заполнения карточек клиентов, чтобы новые контакты сразу попадали
в систему корректно.
в систему корректно.
- Счета и сроки оплатыСмысл в напоминании будет только тогда, когда в сообщении от робота будут точные данные для оплаты: номер счета, дата выставления, сумма, дата крайнего срока оплаты.
Лучше всего хранить счета прямо в CRM, чтобы робот мог считывать информацию автоматически. Если вы используете внешние системы для выставления счетов, убедитесь, что они интегрированы с Битрикс24.
- Шаблоны сообщенийСообщения должны быть корректными, вежливыми и персонализированными.
Как подготовить текст сообщения для робота
Хорошо составленное сообщение – ключ к тому, чтобы клиент не только открыл уведомление, но и оплатил счет вовремя. Вот несколько рекомендаций по составлению текста:
- Используйте вежливый и профессиональный тонИзбегайте таких формулировок, как «Вы должны оплатить». Используйте дружелюбный, но деловой тон: «Напоминаем», «Просим оплатить», «Просим обратить внимание». Это помогает поддерживать позитивное отношение клиентов и уменьшает раздражение.
- Добавляйте прямые ссылки или кнопки для оплатыЧтобы клиент мог оплатить сразу, не разбираясь в сложных инструкциях, вставьте кнопку «Оплатить сейчас» или ссылку на платежный сервис.
- Добавляйте прямые ссылки или кнопки для оплатыЧтобы клиент мог оплатить сразу, не разбираясь в сложных инструкциях, вставьте кнопку «Оплатить сейчас» или ссылку на платежный сервис.
- Объясняйте последствия просрочки мягкоНе стоит угрожать или пугать клиентов. Достаточно корректно указать, что срок подходит к концу или истек.
Например:
«Если оплата не поступит до [Дата], счет будет считаться просроченным. Для уточнения деталей свяжитесь с менеджером [Имя].» - Указывайте контакт менеджераДобавьте телефон, email или мессенджер менеджера, чтобы клиент мог быстро уточнить детали. Это создает чувство поддержки и повышает доверие.
Пример:
«Если у вас есть вопросы по счету, свяжитесь с вашим менеджером [Имя] по телефону [Телефон].» - Делайте текст коротким и читаемымНе перегружайте письмо длинными абзацами. Короткие предложения и четкая структура помогают клиенту сразу понять, что нужно сделать. Выделяйте ключевое: сумма, номер счета, дата, кнопка оплаты.
- Тестируйте текстыОтправляйте тестовые письма на свой адрес или коллегам, чтобы проверить, как выглядят ссылки, кнопки и персонализация. Смотрите, насколько понятно и удобно клиенту совершить оплату.
Настройка робота в CRM Битрикс24
После того как данные подготовлены, можно настроить робота, который будет автоматически напоминать клиентам об оплате счетов. В Битрикс24 это делается через раздел «Роботы» в CRM.
Перейдите в CRM → Сделки (или Счета) → Роботы.
Выберите этап, на котором будет работать робот. Обычно напоминание запускается, когда счет:
- выставлен, но еще не оплачен;
- находится в статусе «Ожидает оплату» или «В работе».
Если стандартных этапов недостаточно, создайте новый этап «Напоминание об оплате». Это поможет разделять автоматические уведомления и работу менеджеров.
Нажмите Добавить робота на выбранном этапе. В списке выберите «Отправка письма клиенту» или «СМС/Мессенджер».
Чтобы робот работал корректно, нужно настроить триггер – момент, когда он запускается:
Комбинируйте триггеры, чтобы напоминания приходили несколько раз, но не слишком часто, чтобы не раздражать клиента.
- «Через 3 дня после выставления счета» (напоминание заранее);
- «В день просрочки» (для клиентов, которые не оплатили вовремя);
- «Каждые X дней до оплаты» (если нужен повтор).
Комбинируйте триггеры, чтобы напоминания приходили несколько раз, но не слишком часто, чтобы не раздражать клиента.
Робот отправляет заранее подготовленный текст. В Битрикс24 можно:
вставлять персонализированные поля: имя клиента, сумма, номер счета;
добавлять кнопки или ссылки на оплату.
Прежде чем запускать робота на всех клиентах, важно его протестировать:
вставлять персонализированные поля: имя клиента, сумма, номер счета;
добавлять кнопки или ссылки на оплату.
Прежде чем запускать робота на всех клиентах, важно его протестировать:
- создайте тестовую сделку или счет;
- проверьте, приходит ли уведомление на email или мессенджер;
- убедитесь, что все поля подставляются корректно;
- только после успешного теста включайте робота для реальных клиентов.
Мониторинг и анализ эффективности робота
в Битрикс24
После того как робот настроен и начал отправлять напоминания, важно регулярно контролировать его работу и оценивать эффективность. В Битрикс24 это можно делать через статусы счетов, историю уведомлений и аналитические отчеты.
Во-первых, робот фиксирует изменения в CRM автоматически: если оплата поступила, счет меняет статус на «Оплачен», а если нет – остается в статусе «Ожидает оплату» и робот продолжает работать согласно заданному алгоритму. Для контроля удобно периодически заходить в «CRM» → «Счета» и фильтровать их по статусам «Ожидает оплату» или «Просрочен». Это позволяет выявлять счета, по которым уведомления не были отправлены, и вовремя устранять возможные сбои.
Во-вторых, стоит просматривать историю уведомлений в карточке сделки или счета. Там отображается:
Эта информация помогает оценить, насколько клиенты реагируют на напоминания, и какие тексты и каналы работают лучше всего.
Для более детального анализа также стоит отслеживать ключевые показатели:
Собирать эти данные в Битрикс24 удобно через CRM → Отчеты → Аналитика по счетам или сделкам. Для более глубокого анализа их можно экспортировать в Excel и сравнивать.
Если робот отправляет уведомления по нескольким каналам, полезно анализировать эффективность каждого:
Такой анализ позволяет определить, какой канал дает лучший отклик, и настроить робота так, чтобы основные уведомления шли через наиболее результативный канал.
Регулярный мониторинг и анализ эффективности позволяет не только контролировать текущие счета, но и улучшать сценарии работы робота.
Это помогает повышать процент своевременных оплат, снижать количество просрочек и постепенно делать автоматизацию в Битрикс24 максимально эффективной для вашего бизнеса.
Во-первых, робот фиксирует изменения в CRM автоматически: если оплата поступила, счет меняет статус на «Оплачен», а если нет – остается в статусе «Ожидает оплату» и робот продолжает работать согласно заданному алгоритму. Для контроля удобно периодически заходить в «CRM» → «Счета» и фильтровать их по статусам «Ожидает оплату» или «Просрочен». Это позволяет выявлять счета, по которым уведомления не были отправлены, и вовремя устранять возможные сбои.
Во-вторых, стоит просматривать историю уведомлений в карточке сделки или счета. Там отображается:
- какие сообщения были отправлены;
- по какому каналу (Email, SMS, мессенджер);
- открыл ли клиент сообщение;
- совершил ли он оплату после получения.
Эта информация помогает оценить, насколько клиенты реагируют на напоминания, и какие тексты и каналы работают лучше всего.
Для более детального анализа также стоит отслеживать ключевые показатели:
- Количество отправленных уведомлений – сколько писем или сообщений ушло за выбранный период.
- Доставляемость сообщений – успешно ли дошли Email, SMS или мессенджеры.
- Открытия и клики по ссылке – сколько клиентов открыло уведомление и перешло по ссылке «Оплатить».
- Оплаты после уведомления – сколько счетов было оплачено после первого и повторного напоминания.
- Время оплаты после уведомления – сколько прошло времени между отправкой сообщения и поступлением оплаты.
Собирать эти данные в Битрикс24 удобно через CRM → Отчеты → Аналитика по счетам или сделкам. Для более глубокого анализа их можно экспортировать в Excel и сравнивать.
Если робот отправляет уведомления по нескольким каналам, полезно анализировать эффективность каждого:
- Email – отслеживать доставку, открытия и клики;
- SMS – проверять доставку и переходы по ссылкам;
- Мессенджеры – видеть статус доставки и прочтения.
Такой анализ позволяет определить, какой канал дает лучший отклик, и настроить робота так, чтобы основные уведомления шли через наиболее результативный канал.
Регулярный мониторинг и анализ эффективности позволяет не только контролировать текущие счета, но и улучшать сценарии работы робота.
Это помогает повышать процент своевременных оплат, снижать количество просрочек и постепенно делать автоматизацию в Битрикс24 максимально эффективной для вашего бизнеса.
Что в итоге
Робот в Битрикс24 помогает не забывать о счетах и напоминать клиентам об оплате автоматически. Если правильно подготовить данные, настроить этапы, триггеры и шаблоны сообщений с персонализацией, робот будет работать эффективно и без ошибок. Регулярно проверяя его работу и анализируя результаты, можно понять, что лучше работает, а что стоит изменить.
Использование роботов экономит время сотрудников, уменьшает просрочки и делает работу с клиентами удобнее. Даже если количество клиентов растет, все счета остаются под контролем, а сотрудники освобождаются от рутинной работы.
Использование роботов экономит время сотрудников, уменьшает просрочки и делает работу с клиентами удобнее. Даже если количество клиентов растет, все счета остаются под контролем, а сотрудники освобождаются от рутинной работы.
Больше не нужно вручную напоминать клиентам о счетах — робот в Битрикс24 сделает это сам. А Admin24 возьмет на себя обработку всех связанных обращений: от вопросов по оплате до технической поддержки.
Хотите получить консультацию
по настройке Битрикс24?
Оставьте свою заявку