Онлайн-запись в Битрикс24: в чем польза и как настроить

В Битрикс24 онлайн-запись работает как полноценный инструмент, который помогает не только принимать заявки, но и автоматически распределять их по сотрудникам, контролировать загрузку и даже напоминать клиентам о предстоящем визите.

Вот ключевые преимущества автоматизации записи, которые помогают работать быстрее и без лишней рутины.

Чтобы начать принимать заявки через онлайн-запись, достаточно один раз все правильно настроить. Ниже – подробная инструкция, как запустить онлайн-запись в Битрикс24. Просто, без лишних сложностей и техподдержки.

Ресурс – это основа онлайн-записи. Именно на него клиент будет бронировать время. Это может быть что угодно: консультация, прием, услуга, оборудование, комната или конкретный сотрудник.
Чтобы создать ресурс, зайдите в раздел CRM → Бронирование ресурсов и нажмите «Добавить ресурс».

Далее укажите название ресурса. Оно будет отображаться в форме записи, поэтому рекомендуем писать максимально понятно: «Консультация менеджера», «Аренда переговорной», «Техническое обслуживание».

Для того, чтобы поменять настройки в ресурсе необходимо зайти в «Бронирование ресурсов», найти нужный ресурс и нажать на «Изменить настройки». В открывшейся форме изменить необходимые параметры: название услуги, длительность записи, описание, расписание и ответственных сотрудников, настройки формы записи (поля, буферы, ограничения).

После этого следует сохранить изменения.

Если услуга больше не актуальна, ее можно удалить. Для этого следует также зайти в раздел «Бронирование ресурсов» и выбрать нужный ресурс.

Далее внизу формы нажать кнопку «Удалить» и подтвердить удаление.

Регулярное обновление ресурсов помогает поддерживать онлайн-запись в актуальном состоянии и обеспечивает клиентам правильный выбор услуг.

Форма онлайн-записи – непосредственно тот инструмент, с которым взаимодействует клиент. И от того, насколько она понятна и удобна, зависит, будет ли запись быстрой и комфортной или превратится в квест. В Битрикс24 предусмотрена гибкая настройка формы: можно выбрать тип, указать нужные ресурсы и поля, оформить внешний вид и сразу начать принимать заявки.
Форму можно разместить на сайте, в социальных сетях или отправить клиенту в мессенджер. Когда клиент заполняет форму, данные автоматически сохраняются в карточке CRM и в разделе Онлайн‑запись.

Для создания формы необходимо перейти в в раздел Онлайн-запись → Формы и  нажать «Добавить».

Далее следует выбрать тип. Всего предусмотрено три варианта:

• Автоподбор – клиенту достаточно указать желаемое время, система сама подберет свободный слот и специалиста. Например, когда важно попасть к любому врачу как можно скорее.

• Выбор из доступных – клиент видит свободные слоты на нужную дату и сам выбирает удобное время. Подходит, если важно время и день, а специалист не принципиален.

• Выбор из всех – клиент сам выбирает и специалиста, и время. Удобно для записи к конкретному мастеру или консультанту на определенную дату и время.

Для того, чтобы перейти к настройкам, нажмите на нужный тип формы.  Далее во вкладке «Поля» нажмите на карандаш рядом с пунктом «Выбор ресурса. Онлайн‑запись». Нажмите «Выбрать» и отметьте ресурсы, которые клиенты смогут забронировать: специалистов, помещения, оборудование и т.д.

Если для оказания услуги требуется больше первичных данных, например, нужна тема консультации, краткое описание проблемы и т.д., добавьте нужные поля.

Все созданные формы можно отредактировать. Для этого следует перейти в меню рядом с формой и выбрать «Редактировать».

Один из важных элементов онлайн-записи – система уведомлений, которая автоматически сообщает клиенту о подтверждении, изменениях и приближении встречи. Такое информирование делает процесс записи прозрачным и комфортным, снижая нагрузку на сотрудников и повышая лояльность клиентов.

Онлайн-запись – это не только удобный способ принимать заявки, но и мощный инструмент для анализа загрузки и грамотного планирования. В Битрикс24 все это реализовано через понятный календарь, фильтры и статистику, которые помогают навести порядок даже в самом плотном графике.

Чтобы исключить накладки, в системе реализована проверка пересечений. Если свободного слота на нужное время нет, система не даст записаться повторно. Это особенно важно, когда один и тот же специалист участвует в нескольких услугах или работает с разными группами клиентов.
А еще в Битрикс24 можно указать не один, а несколько ресурсов для одной записи. В таких случаях один всегда будет основным, другие – дополнительными.

Например:

• Консультация = менеджер (основной) + переговорная (дополнительный ресурс);
• Фотосессия = фотограф (основной) + студия (дополнительный);
• Приём у врача = специалист (основной) + кабинет (дополнительный).

Если хотя бы один из ресурсов занят, выбранное время будет недоступно. Это позволяет грамотно распределять нагрузку и не беспокоиться о пересечениях.

Онлайн-запись в Битрикс24 тесно интегрирована с CRM. Благодаря такой связке все заявки автоматически попадают в базу, что упрощает дальнейшую работу с ними и контроль. Рассмотрим детальнее что дает интеграция.

Онлайн-запись в Битрикс24 – эффективный инструмент, который помогает упростить взаимодействие с клиентами и делает бизнес-процессы более упорядоченными. Она сокращает время на рутину, снижает количество ошибок и повышает конверсию заявок в реальные встречи.
Настроить онлайн-запись можно быстро и без дополнительных затрат, поэтому это решение подходит как небольшим компаниям, так и большим организациям.